Turvallisuuskoulutus - SecMeter

Turvallisuusosaaminen kuuluu jokaiselle

Yrityksen eri tehtävissä työskentelevien henkilöiden turvallisuusriskit ja vastuut voivat olla hyvin erilaisia. Tuotannossa työskentelevä henkilö tarvitsee erilaista turvallisuusosaamista kuin tietojärjestelmien ylläpitäjä, asiakaspalvelija, esihenkilö tai yrityksen johtoon kuuluva henkilö. Tästä huolimatta jokaisella työntekijällä tulee olla tehtäväänsä nähden riittävä ymmärrys yrityksen turvallisuusperiaatteista ja keskeisistä toimintamalleista.

Koulutuksen sisältöä on kuitenkin aina täydennettävä tehtävä- ja riskiperusteisesti. Kaikkien ei tarvitse osata kaikkea, mutta jokaisen tulee hallita turvallisen työskentelyn kannalta olennaiset asiat. Kaikille yhteisiä osaamisalueita voivat olla esimerkiksi:

• turvallisuutta koskevien ohjeiden ja vastuiden tunteminen
• työympäristön vaarojen ja riskien tunnistaminen
• turvallinen tietojen, asiakirjojen ja tietojärjestelmien käyttö
• toimitilojen kulunvalvonta ja vierailijakäytännöt
• tietojenkalastelun ja muun sosiaalisen manipuloinnin tunnistaminen
• henkilötietojen ja luottamuksellisten tietojen asianmukainen käsittely
• poikkeamien, vaaratilanteiden ja turvallisuushavaintojen ilmoittaminen
• toiminta tulipalo-, tapaturma-, uhka- ja muissa hätätilanteissa
• yrityksen jatkuvuuteen ja häiriötilanteisiin liittyvien toimintaperiaatteiden tunteminen.

Turvallisuuskoulutus on osa työnantajan vastuullista toimintaa

Henkilöstön turvallisuusosaamiseen kohdistuu vaatimuksia useista eri lähteistä. Niitä voivat asettaa muun muassa lainsäädäntö, viranomaisvaatimukset, toimialakohtainen sääntely, sopimusvelvoitteet, asiakkaiden turvallisuusvaatimukset sekä yrityksen omat turvallisuuspolitiikat ja riskienhallinnan periaatteet.

Yrityksen on tämän vuoksi tunnistettava, millaista osaamista eri tehtävissä tarvitaan ja miten tarvittava osaaminen varmistetaan. Pelkkä ohjeen julkaiseminen intranetissä ei vielä tarkoita, että henkilöstö tuntee tai osaa soveltaa sitä. Koulutuksen avulla ohjeet muutetaan käytännön toimintamalleiksi ja samalla voidaan varmistaa, että henkilöstö on ymmärtänyt keskeiset vaatimukset.

Turvallisuuskoulutuksen tulisi siten muodostaa hallittu kokonaisuus, jossa määritellään vähintään koulutuksen kohderyhmä, sisältö, vastuut, toteutustapa, ajankohta sekä tapa, jolla koulutuksen suorittaminen voidaan todentaa.

Perehdytys muodostaa turvallisuusosaamisen perustan

Uuden työntekijän ensimmäiset työpäivät ovat turvallisuuden kannalta erityisen tärkeitä. Tulokkaalla ei vielä ole kokemusta yrityksen toimintatavoista, toimitiloista, järjestelmistä tai paikallisista riskeistä. Turvallisuus on tämän vuoksi sisällytettävä osaksi normaalia perehdyttämistä eikä sitä tulisi käsitellä irrallisena lisäaiheena.

Perehdytyksessä voidaan käydä läpi esimerkiksi työympäristön vaarat ja riskit, työtehtävien turvalliset toimintatavat, henkilönsuojaimet, ergonomia, koneiden ja laitteiden käyttö, hätäpoistumisreitit, kokoontumispaikat, alkusammutusvälineet, ensiapujärjestelyt sekä toiminta tapaturma- ja vaaratilanteissa. Samalla työntekijälle tulee muodostua käsitys yrityksen tietoturva-, tietosuoja-, kulunvalvonta-, vierailija- ja ilmoituskäytännöistä.

Perehdytyksen tavoitteena ei ole kuormittaa uutta työntekijää mahdollisimman suurella tietomäärällä, vaan varmistaa, että hän osaa toimia turvallisesti ensimmäisestä työpäivästä lähtien ja tietää, mistä tarkemmat ohjeet löytyvät.

Perehdytys ei kuitenkaan yksin riitä

Turvallisuusympäristö muuttuu jatkuvasti. Yrityksen toiminta, teknologia, toimitilat, henkilöstö, palvelut, asiakkaiden vaatimukset ja uhkat voivat muuttua nopeastikin. Työsuhteen alussa annettu koulutus ei tämän vuoksi voi muodostaa henkilöstön koko turvallisuusosaamista.

Koulutusta tarvitaan esimerkiksi silloin, kun käyttöön otetaan uusia järjestelmiä, työmenetelmiä tai toimitiloja, turvallisuusohjeita muutetaan, havaitaan uusia uhkia tai riskienarvioinnissa tunnistetaan puutteita henkilöstön osaamisessa.

Myös tapahtuneet turvallisuuspoikkeamat tarjoavat arvokasta aineistoa koulutuksen kehittämiseen. Jos samanlaiset virheet tai epäselvyydet toistuvat, kysymys ei välttämättä ole yksittäisen työntekijän toiminnasta vaan siitä, että ohjeistusta tai koulutusta on parannettava.

Koulutuksen tulee perustua riskeihin ja työtehtäviin

Kaikille työntekijöille samanlaisena annettava yleiskoulutus muodostaa hyvän perustan, mutta se ei yksin riitä kattamaan yrityksen erilaisia turvallisuustarpeita. Koulutuksen tulisi muodostua yhteisestä perusosasta sekä tehtävä- tai roolikohtaisista koulutuspoluista.

Esimerkiksi esihenkilöille voidaan painottaa turvallisuusvastuita ja poikkeamatilanteiden johtamista, tietojärjestelmien käyttäjille tietoturvallista työskentelyä, tuotantohenkilöstölle työ- ja koneturvallisuutta sekä asiakaspalvelutehtävissä työskenteleville uhkaavien tilanteiden hallintaa ja henkilötietojen asianmukaista käsittelyä.

Koulutuksen kohdentaminen parantaa sen vaikuttavuutta. Henkilöstö saa juuri omaan työhönsä liittyvää tietoa, eikä koulutus muodostu pitkäksi luetteloksi asioista, joista suuri osa ei koske koulutettavan tehtävää.

Käytännönläheisyys parantaa oppimista

Turvallisuusohjeet voivat sisältää käsitteitä ja menettelyjä, joiden merkitys ei avaudu pelkästään dokumentteja lukemalla. Koulutuksessa tulisi tämän vuoksi käyttää mahdollisimman paljon todellisia työtilanteita muistuttavia esimerkkejä.

Koulutettava voidaan esimerkiksi asettaa tilanteeseen, jossa hänen on päätettävä, voiko vastaanotetun sähköpostin linkin avata, miten tuntemattoman henkilön pääsy toimitiloihin estetään, miten luottamuksellinen asiakirja hävitetään tai miten vaaratilanteesta ilmoitetaan. Tällainen koulutus kehittää tiedon muistamisen lisäksi kykyä soveltaa opittuja periaatteita. Myös lyhyet ja säännöllisesti toistuvat koulutuskokonaisuudet ovat usein tehokkaampia kuin harvoin järjestettävät, useita tunteja kestävät koulutuspäivät.

Koulutuksen suorittaminen on voitava todentaa

Yrityksen näkökulmasta ei riitä, että koulutusmateriaali on julkaistu henkilöstön saataville. Tarvittaessa on pystyttävä osoittamaan, kenelle koulutus on määrätty, milloin se on suoritettu ja mitä sisältöä koulutus on käsitellyt. Koulutusten hallintaan kannattaa tämän vuoksi liittää systemaattinen suoritusseuranta. Se mahdollistaa esimerkiksi:

• koulutusten kohdentamisen henkilöille ja henkilöstöryhmille
• määrättyjen koulutuspolkujen hallinnan
• suoritusten ja keskeneräisten koulutusten seurannan
• määräaikojen valvonnan
• koulutussisältöjen versionhallinnan
• suoritusten dokumentoinnin
• koulutustodistusten muodostamisen
• koulutustilanteen raportoinnin johdolle.

Koulutuksen vaikuttavuus on tärkeämpää kuin suoritusmerkintä

Turvallisuuskoulutuksen onnistumista ei tulisi arvioida ainoastaan sillä perusteella, kuinka suuri osa henkilöstöstä on merkitty koulutuksen suorittaneeksi. Oleellisempaa on, onko koulutus muuttanut toimintaa.

Vaikuttavuutta voidaan arvioida esimerkiksi koulutukseen sisältyvillä kysymyksillä, harjoituksilla, osaamistesteillä ja käytännön havainnoilla. Lisäksi voidaan seurata turvallisuuspoikkeamia, vaaratilanneilmoituksia, auditointihavaintoja ja henkilöstöltä saatavaa palautetta. Jos koulutus ei tuota riittävää osaamista, sisältöä tai toteutustapaa tulee muuttaa.

Esihenkilöillä ja johdolla on keskeinen rooli

Turvallisuuskulttuuria ei voida rakentaa pelkästään turvallisuusorganisaation voimin. Esihenkilöillä on käytännössä ratkaiseva asema siinä, miten turvallisuus näkyy henkilöstön päivittäisessä työssä.

1. Esihenkilön tulee varmistaa, että työntekijälle määrätyt koulutukset voidaan suorittaa työajalla ja että turvallisuusohjeiden noudattamista myös edellytetään käytännössä.
2. Johdon tehtävänä on puolestaan määritellä turvallisuudelle tavoitteet, osoittaa tarvittavat resurssit ja seurata turvallisuusosaamisen kehittymistä.

Jos turvallisuuskoulutusta pidetään yrityksessä vain pakollisena hallinnollisena tehtävänä, henkilöstö omaksuu helposti saman suhtautumistavan. Jos johto käyttää koulutustietoa päätöksenteossa ja turvallisuus näkyy johdon omassa toiminnassa, koulutuksen merkitys vahvistuu koko yrityksessä.

Turvallisuuskoulutus osaksi vuosittaista johtamista

Koulutuksia kannattaa suunnitella vuosittain osana yrityksen muuta toiminnan suunnittelua. Vuosisuunnitelman avulla voidaan yhdistää lakisääteiset ja muut määräajoin toistuvat koulutukset, perehdytys, tehtäväkohtaiset koulutukset sekä ajankohtaisista riskeistä syntyvät koulutustarpeet. Suunnitelman tulee kuitenkin olla riittävän joustava. Turvallisuusympäristö voi muuttua nopeasti, joten vuoden aikana on pystyttävä käynnistämään myös uusia koulutuksia.

Koulutustarpeita voidaan tunnistaa esimerkiksi riskienarvioinneista, auditoinneista, poikkeamailmoituksista, henkilöstökyselyistä, harjoituksista, läheltä piti -tilanteista ja toimintaympäristössä havaituista uusista uhkista. Näin turvallisuuskoulutus muodostaa osan yrityksen jatkuvaa turvallisuuden kehittämisen sykliä.

Kohti yhtenäistä turvallisuuskulttuuria

Turvallisuuskoulutuksen pitkän aikavälin tavoitteena on turvallisuuskulttuuri, jossa turvallinen toiminta ei perustu jatkuvaan valvontaan vaan yhteisesti omaksuttuihin toimintatapoihin. Hyvässä turvallisuuskulttuurissa työntekijä tunnistaa omaan työhönsä liittyviä riskejä, noudattaa sovittuja menettelyjä, uskaltaa ilmoittaa havaitsemistaan ongelmista ja ymmärtää oman toimintansa vaikutuksen myös muiden turvallisuuteen. Tällöin turvallisuus ei ole vain turvallisuusorganisaation tehtävä. Se on osa jokaisen työntekijän normaalia työtä.

Yrityksen näkökulmasta järjestelmällinen turvallisuuskoulutus on investointi toimintavarmuuteen. Se vähentää virheitä, ehkäisee vahinkoja, parantaa valmiutta toimia häiriöissä ja auttaa palautumaan poikkeavista tilanteista. Turvallisuusosaaminen muodostaa siten yhden yrityksen resilienssin tärkeimmistä perustoista.

Turvallisuuskoulutuksesta jatkuvasti johdettava kokonaisuus

Modernissa yrityksessä turvallisuuskoulutuksen hallinnan tulisi muodostaa jatkuva prosessi: tunnistetaan koulutustarve, määritellään kohderyhmä, määrätään oikea koulutus, seurataan suorittamista, arvioidaan osaamista ja päivitetään koulutussisältöä toimintaympäristön muuttuessa.

Kun perehdytys, henkilöstön jatkuva kouluttaminen, tehtäväkohtaiset koulutuspolut ja suoritusten seuranta yhdistetään samaan toimintamalliin, yritys saa kokonaiskuvan henkilöstönsä turvallisuusosaamisesta.

Tällöin koulutuksesta tulee enemmän kuin yksittäisten kurssien suorittamista. Siitä muodostuu yrityksen turvallisuusjohtamisen väline, jonka avulla turvallisuusperiaatteet viedään käytännön toiminnaksi ja henkilöstön osaamista kehitetään suunnitelmallisesti koko työsuhteen ajan.