Toimitilat

Yritysturvallisuus > Toimitilaturvallisuus

Toimitilat

Toimitilaturvallisuudella tarkoitetaan toimenpiteitä ja käytäntöjä, joilla varmistetaan yrityksen toimipaikan turvallisuus työntekijöille, asiakkaille ja muille sidosryhmille. Vastuu työpaikan turvallisuudesta kuuluu yrityksen johdolle, eikä tätä vastuuta voida delegoida esimerkiksi vartiointiliikkeelle.

Rakennetuissa toimitilakiinteistöissä turvallisuussuunnittelun lähtökohdat muodostuvat rakennuksen sijainnista ja olemassa olevista rakenteellisista ratkaisuista. Näissä kohteissa turvallisuustoimenpiteet joudutaan usein sopeuttamaan valmiisiin rakenteisiin ja teknisiin järjestelmiin.

Uudiskohteissa, joita vasta suunnitellaan, turvallisuussuunnittelu tulee integroida jo suunnitteluprosessin alkuvaiheisiin. Tällöin on mahdollista luoda turvallisuusratkaisut alusta asti optimaalisiksi siten, että ne tukevat rakennuksen toiminnallisuutta ja viihtyisyyttä sen sijaan, että ne rajoittaisivat käyttöä. Ennakoiva turvallisuussuunnittelu vähentää myös tulevia kustannuksia, erityisesti tilanteissa, joissa tiloja on tarkoitus myöhemmin vuokrata ulkopuolisille toimijoille.

Toimitilaturvallisuudella on keskeinen rooli myös tuotannon ja liiketoiminnan jatkuvuuden turvaamisessa. Vanhoissa kiinteistöissä turvallisuussuunnittelun lähtötilanne on usein haasteellisempi kuin uudisrakennuksissa, joissa turvallisuusratkaisut voidaan huomioida jo rakennusvaiheessa. Kaikissa kiinteistöissä turvatasoa voidaan kuitenkin parantaa merkittävästi esimerkiksi ohjeistuksilla, katselmuksilla ja käytännön harjoituksilla.

Tehtävälista

Turvallisuustarpeiden kartoitus

Arvioi toimitilan riskit, esimerkiksi ilkivalta, tulipalo, kyberuhat, poikkeusolot.
Tee uhka- ja haavoittuvuusanalyysi (TVA Threat and Vulnerability Assessment).
Määrittele suojattavat kohteet (henkilöstö, tieto, laitteisto).

Fyysiset suojausratkaisut

Asenna kulunvalvontajärjestelmä (avainkortit, sähköiset lukot).
Asenna älykkäät digitaaliset valvontakamerat ja varmista niiden toimivuus.
Varmista sisäänpääsy- ja poistumisteiden hallinta (portit, esteet).
Paranna valaistusta ulkoalueilla ja sisäänkäyntien läheisyydessä.
Vahvista ovet, ikkunat ja seinärakenteet (rakenteellinen murtosuojaus).

Tekniset järjestelmät

Tarkista paloilmoitin- ja sammutusjärjestelmät.
Asenna hälytysjärjestelmät murtojen ja hätätilanteiden varalta.
Käytä varavoimaratkaisuja.
Varmista tietojärjestelmien fyysinen ja kyberturva.

Toimintasuunnitelmat ja dokumentointi

Laadi toimitilaturvallisuuden suunnitelma.
Päivitä valmiussuunnitelma (Valmiuslaki 12 § mukaisesti).
Kirjaa turvallisuusohjeet ja toimenpiteet henkilöstölle.
Suunnittele evakuointireitit ja kokoontumispaikat.

Henkilöstön koulutus ja valmiudet

Kouluta henkilöstö toimitilaturvallisuuden perusasioista.
Harjoittele evakuointi- ja hätätoimintatilanteita säännöllisesti.
Nimeä turvallisuusvastaava tai turvallisuustiimi.

Yhteistyö viranomaisten ja kumppanien kanssa

Tee yhteistyötä poliisin, pelastuslaitoksen ja turvallisuusalan ammattilaisten kanssa.
Huomioi sopimuksissa alihankkijoiden ja vierailijoiden turvallisuusohjeet.
Osallistu alueelliseen turvallisuusyhteistyöhön.

Seuranta ja jatkuva kehittäminen

Tarkista ja päivitä suunnitelmat vuosittain tai tarvittaessa.
Tee auditointeja ja turvallisuuskierroksia.
Kerää palautetta henkilöstöltä ja reagoi puutteisiin nopeasti.

Uhka- ja haavoittuvuusanalyysin (TVA) vaiheet

Määrittele analyysin kohde

Aloita rajaamalla, mitä toimitiloja, järjestelmiä tai toimintoja analyysi koskee.

Esimerkkejä kohteista:

Fyysinen toimitila (pääkonttori, varasto)
Tietojärjestelmä tai verkkopalvelu
Toimintoketju (logistiikka, asiakaspalvelu)

Tunnista uhkatekijät

Laadi lista mahdollisista uhkista, jotka voivat vaikuttaa toimintaan.

Esimerkkejä uhkista:

Tulipalo
Murto tai ilkivalta
Kyberhyökkäys
Sähkökatkos
Luonnonilmiöt (myrsky, tulva)
Työntekijän tahallinen vahingonteko

Tunnista haavoittuvuudet

Arvioi, mitkä ovat toimitilan heikot kohdat, jotka altistavat uhalle.

Esimerkkejä haavoittuvuuksista:

Ei varavoimaa sähkökatkoksen varalta
Tietoliikenteen varayhteys puuttuu
Kaksoissyöttö (dual power supply) tai varasyöttö (toinen sähköliittymä) puuttuu
Puutteellinen paloilmoitinjärjestelmä
Heikko pääsynhallinta tai avoimet tietojärjestelmät
Ei koulutusta henkilöstölle poikkeustilanteisiin

Arvioi riskit

Määrittele jokaiselle uhalle ja haavoittuvuudelle:

Todennäköisyys (1–5) Kuinka todennäköisesti uhka toteutuu?
Vaikutus (1–5) Kuinka vakavat seuraukset sillä olisi?
Priosrisoin riskit käyttämällä arvioita riskikartan koordiaatteina.

Arvioi nykyiset suojaustoimet

Kirjaa ylös, mitä toimenpiteitä organisaatiossa jo tehdään uhan vähentämiseksi.

Esimerkiksi:

Kameravalvonta ja hälytysjärjestelmä
Automaattinen paloilmoitin ja sammutusjärjestelmä
Tietoturvaohjelmisto ja käyttäjähallinta
Kulunvalvonta

Laadi toimenpidesuositukset

Suunnittele, miten haavoittuvuuksia voidaan vähentää tai poistaa.

Toimenpiteitä voivat olla:

Teknisten järjestelmien parantaminen
Henkilöstön koulutus
Poikkeustilanteiden toimintasuunnitelmat
Varmuuskopiointi ja tietoturvakäytännöt

Dokumentoi analyysi

Kokoa analyysi esim. Exceliin tai raporttiin, jotta se on helposti jaettavissa ja seurattavissa.

Pidä TVA ajan tasalla

TVA ei ole kertaluontoinen, se pitää päivittää säännöllisesti, esimerkiksi:

Kerran vuodessa
Organisaatiomuutosten jälkeen
Aina kun uusia uhkia ilmenee

Yleinen turvattomuuden tunne yhteiskunnassa näkyy muun muassa aitojen rakentamisena ja porttien sulkemisena. Yksittäinen toimitila pitää usein sisällään yrityksen keskeisimmät aineelliset ja aineettomat resurssit, joten toimitilaturvallisuuden kehittäminen on paitsi perusteltua myös välttämätöntä.

Toimitilaturvallisuus vaikuttaa suoraan työntekijöiden hyvinvointiin. Turvallinen työympäristö suojaa henkilöstöä tapaturmilta ja terveysriskeiltä. Samalla se suojaa yrityksen tuotannontekijöitä, kuten varastoja, koneita, laitteita ja tietojärjestelmiä vahingoilta, väärinkäytöksiltä ja varkauksilta.

Turvallisuuden jatkuva kehittäminen ja ylläpito on olennainen osa organisaation kokonaisvaltaista riskienhallintaa. Toimitilaturvallisuuden on aina täytettävä voimassa olevat lait, viranomaismääräykset sekä organisaation omat sisäiset riskienhallintaperiaatteet.

Taloudellisten riskien kasvaessa merkittäviksi, organisaatioiden tulisi harkita rakenteellisempia turvatoimia, kuten kriittisten resurssien hajauttamista useisiin toimitiloihin. Turvallisuusratkaisuihin vaikuttavat monet tekijät, kuten:

alueellinen rikostilanne
tuotantotoiminnan luonne
toimitilan sijainti ja liikennevirrat
lähiympäristön yritysrakenne
henkilöstön määrä

Toimitilaturvallisuuden vakiointi
Yrityksellä, joilla on useita samantyyppisiä toimipaikkoja, kuten varastoja, myymälöitä tai asiakaspalvelupisteitä eri paikkakunnilla, on suositeltavaa vakioida turvallisuusratkaisut toimitilatyypeittäin. Vakiointi parantaa hallittavuutta, tehostaa valvontaa ja varmistaa yhtenäisen turvallisuustason eri yksiköissä.

Vakioinnin tulisi perustua muun muassa seuraaviin tekijöihin:

toimialakohtaiset standardit
toiminnan erityispiirteet
suojattavan omaisuuden arvo
lainsäädännön ja viranomaisvaatimusten huomiointi

Vakioidut ratkaisut nopeuttavat uusien toimitilojen käyttöönottoa ja mahdollistavat kustannustehokkaan turvallisuustason ylläpidon. Ne helpottavat myös auditointeja sekä turvallisuustason vertailua eri yksiköiden välillä.

Huolehdi arvoesineistä myös työpaikalla
Useille työyteisön jäsenille työpaikka edustaa turvallista ja luotettavaa ympäristöä. Vaikka ohjeistuksia turvallisuudesta on olemassa, käytännön valvonta ja valppaus eivät aina ole riittävällä tasolla. Valitettavan usein työpaikoilla tapahtuu omaisuusrikoksia, joissa kohteena ovat työntekijöiden henkilökohtaiset arvoesineet, kuten lompakot, matkapuhelimet tai kannettavat tietokoneet. Moni havahtuu vasta vahingon jälkeen siihen, ettei työpaikka ole immuuni ulkopuolisille uhilta.

Yritykset eivät tyypillisesti vastaa työntekijöidensä henkilökohtaisen omaisuuden korvaamisesta, mikäli omaisuus katoaa työpaikalla tapahtuneen varkauden seurauksena. Korvaukset joudutaan useimmiten hakemaan omasta kotivakuutuksesta. Tämä lisää yksittäisen työntekijän vastuuta arvoesineidensä säilyttämisessä ja henkilökohtaisessa turvallisuusajattelussa.

Rikolliset osaavat hyödyntää työyhteisöjen yleistä luottamusta, ystävällisyyttä ja kohteliaisuutta. Kulunvalvonta voidaan kiertää päättäväisesti ja huomaamattomasti, joskus jopa yrityksen omien työntekijöiden ystävällisellä avustuksella. Tunkeutujat voivat liikkua käytävillä itsevarmasti, sulautua ympäristöön ja anastaa arvoesineitä tyhjistä huoneista ilman, että kukaan kiinnittää heihin huomiota. Näissä tapauksissa ulkoinen olemus ei usein paljasta rikollista aietta, joskus liiallinen ystävällisyys ja kohteliasiuus voivat olla ainoita varoitusmerkkejä.

Tilaisuus tekee varkaan, ja siksi tilaisuuksia tulisi pyrkiä vähentämään. Arvoesineitä ei tulisi koskaan jättää ilman valvontaa, ja epäilyttäviin henkilöihin on syytä suhtautua terveellä varovaisuudella. Jokaisen työntekijän on hyvä sisäistää, että turvallisuuteen vaikuttavat myös omat valinnat ja valppaus arjen tilanteissa.

Poliisi saa säännöllisesti ilmoituksia työpaikoilla tapahtuneista varkauksista. Yhteistä näille tapauksille on, että silminnäkijöitä ei yleensä ole, eikä tapahtumia pystytä jälkikäteen todentamaan. Usein tutkinta jää lyhyeksi ja tekijät jäävät kiinni vain harvoin. Siksi ennaltaehkäisy on tehokkain keino torjua rikoksia työpaikalla.

Kulunvalvontaratkaisujen haasteet ja kehittäminen
Kulunvalvontajärjestelmät mahdollistavat kiinteistön sisäisen liikkumisen ohjauksen ja seurannan. Tavanomaiset järjestelmät, jotka valvovat vain ovien tilaa, eivät kuitenkaan yksin riitä takaamaan pääsyvalvonnallisesti turvallista ympäristöä.

Esimerkiksi tilanteet, joissa asiattomat henkilöt ohittavat vahtimestarin tai seuraavat henkilöstöä valvotun oven läpi. Ilmiö tunnetaan nimellä tailgating. Tailgating on turvallisuusasiantuntijoiden käyttämä termi, jolla tarkoitetaan luvattoman henkilön pääsyä valvottuun tilaan toisen henkilön perässä, yleensä ilman omaa kulkulupaa tai tunnistautumista.

Esimerkiksi yrityksen työntekijä avaa kulunvalvonnan oven kulkukortilla ja menee sisään. Heti perässä tulee tuntematon henkilö, joka "liimautuu" työntekijän taakse ja kävelee sisään samalla ovenavauksella, ikään kuin kuuluisi joukkoon. Joissakin yhteyksissä termejä tailgating ja piggybackin on käytetty samassa merkityksessä, mutta niillä on kuitenkin ero.

Tailgating tarkoittaa luvatonta sisäänpääsyä ilman että edellä menevä henkilö on tietoinen siitä.
Piggybacking tarkoittaa luvatonta sisäänpääsy edellä kulkevan luvalla tai passiivisella hyväksynnällä esimerkiksi henkilö jää pitämään ovea auki tuntemattomalle henkilölle kohteliaisuudesta.

Todellinen kulunvalvonnallinen turvallisuus edellyttää ns. "mantrap"-turvasulkua, joka päästää läpi vain yhden henkilön kerrallaan. Monet tällaisistakin ratkaisuista ovat kuitenkin ohitettavissa, jos käyttäjä tuntee niiden toimintatavat.

Tehokkaan kulunvalvonnan suunnittelu edellyttää järjestelmien ja niiden heikkouksien perusteellista tuntemusta. Esimerkiksi:

Kulkuporttien alituksiin tai ylityksiin tulisi liittää hälyttimet.
Järjestelmän tulisi estää kaksi peräkkäistä samansuuntaista kulkua samalla käyttäjätunnisteella.
Henkilöstölle tulee korostaa, ettei toisia henkilöitä saa päästää sisään omalla tunnisteellaan.

Kulunvalvonta ei ole pelkästään tekninen järjestelmä, vaan myös käyttäjien toiminta on ratkaisevassa roolissa. Siksi järjestelmien lisäksi tarvitaan koulutusta, ohjeistusta ja toimintakulttuurin kehittämistä.