Projektiriskit - SecMeter

Projektiriskien arviointi yrityksissä

Yrityksissä esiintyy monenlaisia projektiriskejä. Taloudelliset riskit liittyvät esimerkiksi budjetin ylittymiseen tai rahoituksen riittämättömyyteen. Teknologiset riskit voivat puolestaan johtua uusien järjestelmien toimimattomuudesta tai erilaisista teknisistä ongelmista.

Henkilöstöön liittyvät riskit syntyvät esimerkiksi avainhenkilöiden sairastumisesta, henkilöstön vaihtuvuudesta tai osaamisen puutteista. Lisäksi ulkoiset tekijät, kuten lainsäädännön muutokset, toimitusketjun häiriöt ja markkinatilanteen muutokset, voivat vaikuttaa merkittävästi projektin etenemiseen.

Projektiriskien arviointiin liittyy myös useita haasteita. Kaikkia riskejä ei voida tunnistaa etukäteen, sillä toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti. Lisäksi riskien todennäköisyyttä ja vaikutuksia voi olla vaikea arvioida tarkasti. Arviointi perustuu usein asiantuntijoiden kokemukseen sekä käytettävissä olevaan tietoon, joka voi olla puutteellista. Tämän vuoksi riskienhallinta ei ole kertaluonteinen tehtävä, vaan sitä tulee päivittää koko projektin elinkaaren ajan.

Yksi merkittävimmistä ongelmista on riskien vähättely. Projektiryhmä tai johto voi olla liian optimistinen projektin onnistumisen suhteen, jolloin mahdollisia uhkia ei oteta riittävän vakavasti. Toisaalta liiallinen varovaisuus voi hidastaa projektin etenemistä tarpeettomasti tai johtaa resurssien tehottomaan käyttöön. Tasapainon löytäminen riskienhallinnan ja projektin tehokkaan toteuttamisen välillä on tärkeää.

Viestinnällä on keskeinen merkitys projektiriskien hallinnassa. Jos riskitietoa ei jaeta avoimesti projektin eri osapuolille, ongelmat voivat jäädä havaitsematta tai niihin reagoidaan liian myöhään. Selkeä tiedonkulku, säännölliset projektipalaverit ja ajantasainen raportointi auttavat tunnistamaan ongelmat varhaisessa vaiheessa. Samalla voidaan sopia tarvittavista toimenpiteistä riskien pienentämiseksi.

Yritykset hyödyntävät riskien arvioinnissa erilaisia projektinhallintaohjelmistoja ja analyysimenetelmiä, kuten projektisalkun hallintaa, riskirekistereitä, SWOT-analyysiä sekä muita riskien arviointiin tarkoitettuja työkaluja. Näiden avulla riskejä voidaan tunnistaa, arvioida ja hallita järjestelmällisesti. Vaikka teknologia tukee päätöksentekoa, ihmisten asiantuntemus, kokemus ja yhteistyö ovat edelleen ratkaisevassa asemassa onnistuneessa riskienhallinnassa.

Riskienhallinnan valmistelutyö

Riskienhallinnan valmistelutyö on tehtävä huolellisesti. Oikotietä onnistuneeseen riskienhallintaan ei ole. Työ kannattaa aloittaa projektin tavoitteiden kirkastamisesta. On varmistettava, että tavoitteet on määritelty selkeästi, ne ovat kaikkien osapuolten ymmärrettävissä ja realistisia käytettävissä oleviin resursseihin nähden.

Projektin tavoitteet määrittelevät, mitä projektilla pyritään saavuttamaan. Projektin asettajan vastuulla on kuvata tavoitteet mahdollisimman selkeästi. Käytännössä tämä kaikkein keskeisin tehtävä saatetaan kuitenkin delegoida tulevalle projektipäällikölle, joka aloittaa työnsä selvittämällä tavoitteiden sisällön ja tarkentamalla niitä yhdessä projektin tilaajan kanssa.

Seuraavaksi on arvioitava, onko projektille varattu riittävät edellytykset ja resurssit tavoitteiden saavuttamiseksi. Kun tavoitteet ja käytettävissä olevat mahdollisuudet ovat tasapainossa, voidaan koota projektiryhmä, jolla on riittävä osaaminen asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen. Tässä vaiheessa alkaa myös projektiriskien järjestelmällinen tunnistaminen ja jatkuva arviointi.

Projektiriskejä tunnistetaan suhteessa projektin kokonaistavoitteeseen sekä sen eri vaiheiden tavoitteisiin. Riskienhallinnan näkökulma tulee säilyttää mukana koko projektin ajan. On tärkeää reagoida ennakoivasti pieniin riskien ennusmerkkeihin sekä pitää projektin ohjausryhmä jatkuvasti tietoisena projektin riskitilanteesta.

Projektisalkun hallintaan liittyvät riskit

Projektisalkku on keskeinen väline yrityksen kehittämisprojektien hallinnassa. Sen avulla voidaan hallita projekteihin liittyviä riskejä kaikilla liiketoiminnan osa-alueilla. Samalla projektisalkku toimii osana yrityksen kokonaisvaltaista riskienhallintaa. Suuremmissa organisaatioissa projektisalkun hallinta kuuluu usein projektitoimiston (PMO) vastuulle.

Projektisalkun hallinnan tulee tukea yrityksen liiketoimintastrategiaa. Kun projektit valitaan strategisten tavoitteiden perusteella, voidaan varmistaa, että ne tukevat yrityksen ydinliiketoimintaa ja pitkän aikavälin tavoitteita. Huolellinen projektien valintaprosessi auttaa myös karsimaan hankkeet, jotka sisältävät suhteettoman paljon riskejä tai joiden tuottama liiketoimintahyöty on vähäinen.

Projektisalkun ohjauksen tulee muodostaa yhtenäinen kokonaisuus, joka yhdistää yrityksen vision, strategian, liiketoimintasuunnitelmat ja projektien toteutuksen. Näin varmistetaan, että kaikki kehittämistoiminta etenee yhteisten tavoitteiden mukaisesti.

Projektisalkun suunnittelussa on hyvä ylläpitää näkymää vähintään kahden vuoden aikajaksolle. Pitkän aikavälin suunnitelma toimii perustana vuosittaiselle suunnittelulle, jota tarkennetaan edelleen vuosineljänneksittäin. Tällainen vaiheittainen suunnittelu mahdollistaa muutoksiin reagoimisen ja resurssien tehokkaan kohdentamisen.

Projektisalkun seurantaa tulee tehdä koko organisaatiossa. Raportoinnin tarkkuuden on kuitenkin vaihdeltava organisaatiotason mukaan. Mitä korkeammalle organisaatiossa edetään, sitä enemmän raportoinnissa korostuvat kokonaiskuva, strategiset tavoitteet ja merkittävimmät riskit yksityiskohtien sijaan.

Kun projektisalkku ei tue riskienhallintaa

Yrityksen kehittämistoiminta hyötyy merkittävästi siitä, että projektisalkun hallintajärjestelmä sisältää toimivat työkalut projektiriskien seurantaan. Riskit tulisi voida kirjata suoraan projektisalkkuun, päivittää niiden tilaa projektin aikana ja raportoida ne helposti sekä projektin johdolle että yrityksen johdolle. Jokaisesta riskistä tulisi kirjata vähintään:

• projektin tavoite, johon riski liittyy
• riskiskenaario ja riskin kuvaus
• riskin todennäköisyys
• riskin vaikutuksen vakavuus
• suunnitellut hallintatoimenpiteet
• vastuuhenkilö
• riskin nykyinen tila.

Projekteissa on suositeltavaa seurata ainakin seuraavia riskiluokkia:

• aikatauluriskit
• taloudelliset riskit
• henkilöriskit
• toimittajariskit
• sopimusriskit
• tekniset riskit.

Riskinä puutteellinen poikkeamien seuranta

Poikkeamien hallinta on olennainen osa projektin laadunvarmistusta ja riskienhallintaa. Sen avulla voidaan havaita projektin tavoitteista poikkeavat tilanteet mahdollisimman varhaisessa vaiheessa sekä käynnistää korjaavat toimenpiteet ennen kuin ongelmat kasvavat merkittäviksi.

Poikkeamien hallinnalla tarkoitetaan sellaisten tapahtumien, virheiden tai ongelmien tunnistamista, jotka voivat vaarantaa projektin tavoitteiden saavuttamisen. Mitä aikaisemmin poikkeamat havaitaan, sitä pienemmiksi niiden vaikutukset yleensä jäävät.

Projektin ohjauksen tehtäviin kuuluu poikkeamien seuranta, analysointi ja raportointi. Poikkeamia esiintyy tyypillisesti esimerkiksi:

• aikatauluissa
• teknisissä ratkaisuissa
• dokumentaatiossa
• resurssien käytössä
• kustannuksissa
• laadussa.

Poikkeamaraportoinnin avulla voidaan arvioida projektin tulevaa kehitystä sekä tunnistaa ajoissa ne riskit, jotka saattavat vaarantaa projektin onnistumisen. Samalla projektin johto saa riittävän tilannekuvan päätöksenteon tueksi.

Projektien riskit

Useimmat projektiriskit ovat hallittavissa melko yksinkertaisilla toimenpiteillä, kun ne tunnistetaan riittävän ajoissa. Riskienhallinnan perusedellytyksenä on, että projektisuunnitelma sekä muut projektin ohjaukseen liittyvät asiakirjat laaditaan huolellisesti, ajantasaisen tiedon pohjalta ja projektin tarpeita vastaaviksi. Asiakirjoja ei tule laatia kopioimalla vanhoja mallipohjia sellaisenaan, vaan niiden on kuvattava juuri kyseisen projektin tavoitteet, laajuus ja toimintatavat.

Projektisuunnitelmaa ja muita projektiasiakirjoja tulee päivittää aina, kun projektin tavoitteet, toimintaympäristö tai toteutustapa muuttuvat. Kaikilla projektiin osallistuvilla henkilöillä tulee olla käytössään ajantasaiset asiakirjat, joiden mukaisesti projektia toteutetaan.

Jokaiselle keskeiselle tehtävälle on hyvä nimetä vähintään yksi varahenkilö. Varahenkilön tulee tuntea vastuualueensa sisältö ja projektin eteneminen niin hyvin, että hän pystyy tarvittaessa jatkamaan tehtäviä ilman merkittävää viivettä.

Riskinä puutteellinen suunnittelu

Yksi yleisimmistä projektien epäonnistumisen syistä on puutteellinen suunnittelu. Jos projektin tavoitteet, laajuus tai toteutustapa määritellään liian yleisellä tasolla, riskien todennäköisyys kasvaa merkittävästi.

Vaikka mahdolliset riskit olisi kirjattu projektisuunnitelmaan, ne voivat silti toteutua, mikäli niiden vaikutuksia on aliarvioitu tai niihin ei ole varauduttu riittävän kattavasti. Riskienhallinnan onnistuminen edellyttää, että tunnistetuille riskeille laaditaan konkreettiset hallintatoimenpiteet sekä vastuuhenkilöt niiden toteuttamiseksi.

Riskinä yhteistyökumppanit

Yhteistyökumppaneihin ja toimittajiin liittyvät riskit korostuvat erityisesti laajoissa kehitys- ja tietojärjestelmäprojekteissa. Toimittajan osaaminen, resurssit ja taloudellinen tilanne on arvioitava huolellisesti jo kilpailutusvaiheessa.

Projektin tilaajan tulee pystyä kuvaamaan tavoitteensa yksiselitteisesti. Vastaavasti toimittajalta tulee edellyttää säännöllistä ja riittävän yksityiskohtaista raportointia työn etenemisestä.

Projektin aikana toimittajaan liittyvät riskit voivat kasvaa esimerkiksi henkilöstövaihdosten, yritysjärjestelyjen, alihankkijoiden vaihtumisen tai muiden liiketoimintamuutosten seurauksena. Näihin tilanteisiin on syytä varautua ennakolta.

Riskinä kriittiset tehtävät

Projektin kriittiset tehtävät vaikuttavat suoraan projektin aikatauluun ja tavoitteiden saavuttamiseen. Näiden tehtävien etenemistä tulee seurata jatkuvasti ja niiden onnistumisen edellytyksiä arvioida säännöllisesti.

Mikäli kriittinen tehtävä viivästyy, vaikutukset voivat heijastua koko projektin toteutukseen. Tämän vuoksi mahdollisiin ongelmiin on puututtava viipymättä.

Riskinä aikataulun virheellinen arviointi

Liian optimistinen aikataulu on yksi tavallisimmista projektiriskeistä. Epärealistiset arviot johtavat usein siihen, että projektin eri vaiheet viivästyvät ja kustannukset kasvavat.

Luotettava aikataulu edellyttää, että projektin laajuus, työmäärä ja riippuvuudet on arvioitu mahdollisimman tarkasti. Projektisalkun hallinnassa aikataulujen realistisuuteen tulee kiinnittää erityistä huomiota, sillä yksittäisen projektin viivästyminen voi vaikuttaa myös muihin samanaikaisesti käynnissä oleviin hankkeisiin.

Riskinä liian monet samanaikaiset tehtävät

Asiantuntijoilla on usein useita samanaikaisia vastuita. Mikäli projektin avainhenkilöille kertyy liikaa rinnakkaisia tehtäviä, projektin eteneminen hidastuu ja virheiden mahdollisuus kasvaa.

Projektin alussa on varmistettava, että sovitut resurssit ovat aidosti käytettävissä eikä henkilöstön muu työkuorma vaaranna projektin tavoitteiden saavuttamista.

Riskinä kokemattomat projektiryhmän jäsenet

Projektiryhmään kuuluu usein myös henkilöitä, joilla on vähän kokemusta projektityöskentelystä. Tämä on luonnollinen osa osaamisen kehittämistä, mutta kokemattomuus voi muodostaa riskin erityisesti vaativissa tai aikataulultaan kriittisissä työvaiheissa.

Uusille projektiryhmän jäsenille on varattava riittävästi perehdytysaikaa sekä kokeneen henkilön tuki. Näin voidaan vähentää virheiden riskiä ja nopeuttaa uuden henkilön työskentelyä.

Riskinä puutteellinen käyttöliittymä

Tietojärjestelmäprojekteissa käyttöliittymän suunnittelu vaikuttaa merkittävästi lopputuotteen käytettävyyteen. Puutteellinen käyttäjätarpeiden selvittäminen tai teknisten rajoitteiden huomiotta jättäminen voi johtaa käyttöliittymäratkaisuihin, jotka eivät vastaa käyttäjien odotuksia.

Käyttöliittymän suunnittelussa onkin tärkeää hyödyntää käyttäjätestausta sekä kerätä palautetta jo projektin varhaisissa vaiheissa.

Riskinä laitteisto-ongelmat

Laitteistoihin liittyvät riskit voivat toteutua, mikäli projektissa ei ole riittävästi selvitetty tuotoksen edellyttämää käyttöympäristöä. Suorituskykyvaatimukset, tietoliikenneratkaisut, tietoturva, tallennuskapasiteetti sekä varajärjestelyt on suunniteltava hyvissä ajoin ennen käyttöönottoa.

Projektilla tulee olla myös varautumissuunnitelma mahdollisten laitteistovikojen tai muiden teknisten häiriöiden varalle. Varmuuskopiointi ja palautussuunnitelmat ovat olennainen osa tätä kokonaisuutta.

Riskinä näkökulman kaventuminen

Pitkäkestoisissa projekteissa vastuuhenkilö voi vähitellen menettää objektiivisen näkemyksen omasta työstään. Tällöin puutteet ja kehityskohteet jäävät helposti havaitsematta.

Riskiä voidaan pienentää järjestämällä säännöllisiä katselmointeja, joihin osallistuu myös projektin ulkopuolisia asiantuntijoita. Ulkopuolinen arviointi auttaa tunnistamaan ongelmia, joita projektiryhmä ei itse enää huomaa.

Riskinä projektin väsyminen

Projektin pitkittyessä myös projektiryhmän motivaatio ja työteho voivat heikentyä. Väsymys ja turhautuminen lisäävät virheiden riskiä ja voivat johtaa siihen, että projektin viimeiset työvaiheet toteutetaan liian kiireisesti.

Juuri projektin loppuvaiheessa tehdään usein käyttöönottoon, dokumentointiin ja laadunvarmistukseen liittyviä tehtäviä, joiden onnistuminen ratkaisee projektin lopullisen laadun. Tämän vuoksi projektin loppuvaiheeseen on varattava riittävästi aikaa ja resursseja sekä huolehdittava henkilöstön työhyvinvoinnista.