Skenaariomalli - SecMeter

Riskiskenaario ei ole ennuste vaan jäsennelty mahdollisuus

Riskiskenaarioiden laatimisessa on tärkeää erottaa ennustaminen ja varautuminen toisistaan. Ennuste pyrkii arvioimaan, mitä todennäköisesti tapahtuu. Skenaario puolestaan kuvaa yhden mahdollisen tapahtumien kulun. Sen arvo ei riipu siitä, toteutuuko se täsmälleen kuvatulla tavalla, vaan siitä, auttaako se yritystä tunnistamaan haavoittuvuuksia, riippuvuuksia ja päätöksentekotarpeita.

Yrityksen kannattaa tarkastella skenaarioita kahdesta näkökulmasta:

Mikä on todennäköistä?

Todennäköiset skenaariot perustuvat tapahtumiin, joita yrityksessä tai sen toimialalla voi esiintyä verrattain usein. Tällaisia voivat olla esimerkiksi lyhyet tietojärjestelmähäiriöt, avainhenkilöiden poissaolot, toimittajien viivästykset, virheelliset laskutukset, tuotantolaitteiden rikkoutumiset tai asiakaspalvelun ruuhkautuminen.

Mikä on mahdollista?

Mahdolliset skenaariot voivat olla harvinaisempia, mutta niiden vaikutukset voivat olla huomattavan vakavia. Tällaisia voivat olla esimerkiksi useiden kriittisten järjestelmien samanaikainen lamaantuminen, pitkäkestoinen sähkökatko, laaja tietovuoto, strategisen toimittajan äkillinen toimintakyvyttömyys, vakava pandemia tai geopoliittisen tilanteen aiheuttama toimitusketjukriisi.

Yrityksen ei tulisi rajata skenaariotyötä vain todennäköisimpiin tapahtumiin. Varautumisen näkökulmasta on usein perusteltua tarkastella myös sellaisia tilanteita, joiden toteutumisen todennäköisyys on pieni, mutta joiden vaikutukset olisivat erittäin vakavia.

Skenaarion uskottavuus ei kuitenkaan tarkoita sitä, että jokaisen yksityiskohdan pitäisi olla todennäköinen. Olennaista on, että tapahtumaketju on mahdollinen, syy-seuraussuhteet ovat ymmärrettäviä ja vaikutukset perusteltuja.

Skenaario tulee rakentaa yrityksen todellisesta nykytilasta

Skenaarion käsikirjoituksen tulee käsitellä nykyhetkeä. Sen lähtökohtana on yrityksen todellinen toimintaympäristö, nykyinen organisaatiorakenne, käytössä olevat järjestelmät, keskeiset riippuvuudet ja olemassa olevat toimintamallit.

Jos skenaario irrotetaan organisaation todellisuudesta, siitä tulee helposti yleisluonteinen tarina, joka ei tue päätöksentekoa eikä paljasta toiminnan todellisia puutteita. Yrityksen kannattaa siksi kuvata ennen skenaarion laatimista ainakin seuraavat lähtötekijät:

• kriittiset liiketoimintaprosessit
• keskeiset tuotteet ja palvelut
• avainhenkilöt ja erityisosaaminen
• tärkeimmät tietojärjestelmät ja tietovarannot
• kriittiset toimitilat, laitteet ja infrastruktuuri
• toimittajat, alihankkijat ja muut ulkoiset riippuvuudet
• sopimus- ja viranomaisvelvoitteet
• asiakkaiden ja muiden sidosryhmien odotukset.

Skenaarion tulee kuvata, miten jokin tapahtuma muuttaa tätä normaalitilannetta. Siksi sen painopisteen tulee olla tapahtumissa ja vaikutuksissa, ei ainoastaan uhkan teknisessä tai yleisessä kuvauksessa.

Esimerkiksi kyberhyökkäysskenaario ei saa jäädä kuvaukseksi haittaohjelmasta tai hyökkäysmenetelmästä. Sen tulee osoittaa, mitä hyökkäys merkitsee yrityksen toiminnalle: mitkä järjestelmät ovat pois käytöstä, mitä tietoa on mahdollisesti menetetty, voidaanko asiakkaita palvella, ovatko tuotanto tai toimitukset vaarantuneet, kuka johtaa tilannetta ja mitä päätöksiä on tehtävä.

Hyvä skenaario korostaa vaikutuksia

Yrityksen kannalta olennaista ei yleensä ole vain se, mitä tapahtui, vaan se, mitä tapahtuma aiheuttaa. Skenaarion tulisi kuvata sekä välittömiä että välillisiä vaikutuksia.

Välittömät vaikutukset voivat näkyä esimerkiksi järjestelmän käyttökatkona, henkilöstön poissaoloina, tuotannon pysähtymisenä tai toimitusten viivästymisenä. Välilliset vaikutukset voivat puolestaan ilmetä myöhemmin asiakastyytymättömyytenä, sopimussakkoina, mainehaittana, menetettynä myyntinä, viranomaiskyselyinä tai henkilöstön kuormittumisena.

Vaikutusten arvioinnissa kannattaa tarkastella ainakin:

• henkilöstön turvallisuutta ja käytettävyyttä
• johtamista ja päätöksentekoa
• tuotteiden ja palvelujen tuottamista
• asiakaspalvelua
• toimitusketjuja
• tietojärjestelmiä ja tietoturvaa
• taloudellisia seurauksia
• sopimusvelvoitteita
• lainsäädännöllisiä ja viranomaisvaatimuksia
• mainetta ja sidosryhmien luottamusta
• palautumiseen tarvittavaa aikaa ja resursseja.

Vaikutusten tulee edetä skenaariossa loogisesti. Yhden tapahtuman tulee johtaa seuraavaan. Esimerkiksi järjestelmäkatkos voi ensin estää tilausten käsittelyn, tämän jälkeen viivästyttää toimituksia, aiheuttaa asiakasreklamaatioita ja lopulta synnyttää sopimuksellisia sekä taloudellisia seurauksia.

Ajankohdalla voi olla ratkaiseva merkitys

Valmiusharjoituksessa skenaario sidotaan tiettyyn tapahtuma-ajankohtaan silloin, kun ajankohdalla on vaikutusta seurausten arviointiin tai harjoituksen tavoitteisiin.

Ajallinen sitovuus korostuu erityisesti tilanteissa, joissa tapahtumien kulku tai vaikutusten laajuus riippuu:

• vuorokaudenajasta
• viikonpäivästä
• vuodenajasta
• toimialan sesonkivaiheesta
• lomakaudesta
• tilinpäätös- tai raportointikaudesta
• tuotanto- tai toimitusaikataulusta
• johdon tai avainhenkilöiden saatavuudesta
• viranomaisten, asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden tavoitettavuudesta.

Sama tapahtuma voi aiheuttaa hyvin erilaisia seurauksia eri ajankohtina. Tietojärjestelmäkatkos maanantaiaamuna voi lamaannuttaa asiakaspalvelun ja tilausten käsittelyn juuri viikon kiireisimpänä ajankohtana. Perjantai-iltana tapahtuva häiriö voi puolestaan viivästyttää havaitsemista ja tarvittavien asiantuntijoiden tavoittamista.

Vastaavasti tuotantohäiriö voi olla erityisen vakava silloin, kun yrityksellä on käynnissä vuoden tärkein toimitusjakso tai merkittävä asiakastilaus. Taloushallinnon häiriö tilinpäätöksen aikana voi aiheuttaa suurempia seurauksia kuin sama häiriö rauhallisempana ajankohtana. Ajankohdan määrittely auttaa osallistujia arvioimaan tilanteen todellisia vaikutuksia ja tekemään päätöksiä realistisemmassa toimintaympäristössä.

Riskiskenaarion tarkoitus ja yhteys harjoitustavoitteisiin

Jokaisen skenaarion alussa tulee kuvata sen tarkoitus. Skenaariolla ei pitäisi vain harjoitella kriisiä, vaan sillä tulisi olla selkeä ja rajattu tavoite. Tarkoituksena voi olla esimerkiksi:

• testata kriisijohtamisen käynnistämistä
• arvioida johtoryhmän päätöksentekoa puutteellisen tiedon perusteella
• testata sisäistä ja ulkoista viestintää
• arvioida liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman toimivuutta
• harjoitella varajärjestelmien käyttöönottoa
• tunnistaa kriittisten toimintojen henkilöstöriippuvuuksia
• arvioida yhteistyötä toimittajien ja viranomaisten kanssa
• testata palautumiseen liittyvää priorisointia.

Skenaarion tarkoitus muodostaa perustan koko käsikirjoitukselle. Jokaisen tapahtuman, tilannepäivityksen ja tehtävän tulisi tukea ennalta määriteltyjä tavoitteita. Jos harjoituksen tavoitteena on testata päätöksentekoa, skenaarion tulee sisältää tilanteita, joissa osallistujien on tehtävä valintoja epävarman tai ristiriitaisen tiedon perusteella. Jos tavoitteena on testata viestintää, skenaarioon tulee sisällyttää henkilöstön, asiakkaiden, median tai viranomaisten yhteydenottoja.

Yleistilanne käynnistää tapahtumaketjun

Yleistilanteessa kuvataan ensimmäiset yleiset havainnot ja tiedot toimintaympäristön muutoksesta. Tilanne ei välttämättä vielä vaikuta suoraan yritykseen, mutta sillä on mahdollisuus kehittyä merkittäväksi häiriöksi.

Yleistilanteen tulee antaa osallistujille riittävä käsitys siitä, mitä on tapahtunut, missä tapahtuma on alkanut ja miksi sillä saattaa olla merkitystä yritykselle. Kaikkea tietoa ei kuitenkaan tarvitse antaa heti. Todellisissa häiriötilanteissa tieto on usein puutteellista, muuttuvaa tai ristiriitaista.

Esimerkki pandemiaskenaarion yleistilanteesta

Meksikosta liikkeelle lähtenyt uusi influenssavirus H5N1 on levinnyt eri puolille maapalloa ja saavuttanut poikkeuksellisen nopeasti pandeemisen vaiheen. Virus tarttuu herkästi ihmisestä toiseen ja on herkemmin muuntuva kuin yksikään aiemmin havaittu influenssakanta. Yleistilanne luo kehyksen, mutta ei vielä ratkaise osallistujien puolesta, miten tilanteeseen tulee reagoida.

Jatkotilanne tuo häiriön osaksi yrityksen toimintaa

Jatkotilanteessa kuvataan tilanteen eskaloituminen yrityksen ja sen toimialan näkökulmasta. Tässä vaiheessa yleinen uhka alkaa muuttua yrityksen omaksi ongelmaksi.

Esimerkki pandemiaskenaarion jatkotilanteesta:

Hengitystieinfektiota aiheuttava virus leviää nopeasti yrityksen henkilöstön keskuudessa. Noin 35 prosenttia henkilöstöstä on poissa työpaikoilta sairastumisen tai tartuntaepäilyn vuoksi, mikä vaikeuttaa vakavasti operatiivista toimintaa.

Jatkotilanteen tulee muuttaa yrityksen toimintaympäristöä tavalla, joka edellyttää johtamista, priorisointia ja käytännön toimenpiteitä. Tilanne voi sisältää esimerkiksi:

• henkilöstön saatavuuden heikkenemisen
• kriittisen järjestelmän vikaantumisen
• toimittajan toimituskyvyn romahtamisen
• asiakkaiden voimakkaan yhteydenottopiikin
• viranomaismääräyksen
• turvallisuuteen liittyvän havainnon
• epävarman tiedon mahdollisesta tietovuodosta
• median tai sosiaalisen median kiinnostuksen
• kasvavan resurssipulan.

Seuraukset konkretisoivat liiketoimintavaikutukset

Seurausosiossa kuvataan tilanteen vaikutukset organisaation toimintaan, resursseihin ja liiketoiminnan jatkuvuuteen. Pandemiaskenaariossa seuraukset voidaan kuvata esimerkiksi suraavasti:

Yhä paheneva henkilöstöpula uhkaa koko yrityksen operatiivista jatkuvuutta. Kehittämisprojektit on keskeytetty asiantuntijapulan vuoksi. Myös alihankkijoiden resurssiongelmat vaikeuttavat tukitoimintojen järjestämistä. Ostopalveluja, kuten konsulttityövoimaa, ei ole saatavilla riittävästi.

Seurauksia kuvattaessa on tärkeää välttää sekä liiallista yleisyyttä että epäuskottavaa katastrofien kasaamista. Kaikkien ongelmien ei tarvitse toteutua samanaikaisesti. Vaikuttava skenaario syntyy siitä, että muutama keskeinen seuraus kuvataan realistisesti ja riittävän yksityiskohtaisesti. Seurausten yhteydessä voidaan kuvata esimerkiksi:

• mitkä toiminnot ovat keskeytyneet
• kuinka suuri osa kapasiteetista on menetetty
• kuinka pitkään häiriön arvioidaan kestävän
• mitä palveluja voidaan vielä tuottaa
• mitkä asiakkaat tai sopimukset ovat vaarassa
• mitä turvallisuus- tai tietosuojariskejä syntyy
• miten henkilöstön kuormitus muuttuu
• mitä taloudellisia menetyksiä arvioidaan syntyvän
• millaisia viestintäpaineita organisaatio kohtaa.
• Toimintakehotus aktivoi osallistujat

Esimerkki toimintakehotuksesta

Harjoitukseen osallistuvia yksiköitä pyydetään ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin liiketoiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi ja tilanteen vakauttamiseksi.

Toimintakehotuksen on oltava selkeä, mutta siinä ei tule antaa valmista ratkaisua. Osallistujien tehtävänä on muodostaa tilannekuva, tunnistaa vaihtoehdot ja päättää toimenpiteistä. Tehtävissä voidaan pyytää osallistujia esimerkiksi:

• muodostamaan ajantasainen tilannekuva
• nimeämään tilanteen johtamisesta vastaava henkilö tai ryhmä
• tunnistamaan kriittisimmät liiketoimintaprosessit
• priorisoimaan käytettävissä olevat resurssit
• päättämään toimintojen keskeyttämisestä tai rajoittamisesta
• käynnistämään jatkuvuus- tai kriisinhallintasuunnitelma
• arvioimaan asiakkaisiin ja sopimusvelvoitteisiin kohdistuvat vaikutukset
• laatimaan henkilöstölle, asiakkaille tai medialle suunnattu viesti
• määrittämään tarvittavat lisäresurssit
• dokumentoimaan päätökset ja niiden perustelut.

Tilannekuvamuutos kuvaa tilanteen myöhemmän kehityksen

Skenaarion ei pitäisi päättyä häiriön vakavimpaan vaiheeseen. Yrityksen varautumisen kannalta on tärkeää harjoitella myös tilanteen vakauttamista ja palautumista.

Tilannekuvamuutoksessa kuvataan, miten tilanne kehittyy kohti hallitumpaa vaihetta. Tämä ei välttämättä tarkoita, että yrityksen toiminta olisi palannut normaalitilaan. Häiriö voi olla teknisesti ohi, mutta sen seuraukset voivat jatkua pitkään.

Esimerkki pandemiaskenaarion tilannekuvamuutoksesta

Influenssaepidemia on saatu hallintaan, eikä uusia tartuntoja ole ilmennyt viimeisen kahden viikon aikana. Epidemian seurauksena yrityksen henkilöstöresurssit ovat kuitenkin supistuneet, ja useiden avainhenkilöiden samanaikainen menetys vaikuttaa toiminnan palautumiseen vielä pitkään.

Tilannekuvamuutos voi sisältää esimerkiksi tiedon siitä, että:

• järjestelmät on saatu osittain palautettua
• toimitusketju toimii jälleen, mutta kapasiteetti on rajoitettu
• viranomaisrajoituksia puretaan
• henkilöstöä palaa työhön
• asiakkaiden palveluvelka on kasvanut
• menetettyjä tietoja tai tilauksia selvitetään
• vahingon laajuus on tarkentunut
• toiminnan täydellinen palautuminen kestää arvioitua pidempään.

Palautumistehtävät ovat olennainen osa skenaariota

Tilannekuvamuutoksen jälkeen osallistujille annetaan palautumiseen liittyvä toimintakehotus. Sen avulla arvioidaan, kykeneekö yritys palauttamaan kriittiset prosessinsa hallitusti ja oikeassa järjestyksessä.

Esimerkki toimintakehotuksesta

Harjoitukseen osallistuvia yksiköitä pyydetään käynnistämään palautumistoimenpiteet liiketoimintaprosessien palauttamiseksi erityistilannetta edeltävälle tasolle.

Palautumistehtäviin voivat kuulua:

• palautettavien toimintojen tärkeysjärjestyksen määrittäminen
• henkilöstö- ja resurssitarpeiden arviointi
• palautumisen aikataulun laatiminen
• väliaikaisten toimintamallien käyttöönotto
• asiakkaiden ja sidosryhmien informointi
• vahinkojen ja kustannusten arviointi
• sopimus- ja ilmoitusvelvollisuuksien tarkastaminen
• menetettyjen tietojen tai tapahtumien selvittäminen
• henkilöstön kuormituksen ja työkyvyn arviointi
• jatkuvuussuunnitelmien puutteiden tunnistaminen
• korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden määrittäminen.

Riskiskenaarion käytännön laatimisprosessi

Yrityksen kannattaa laatia riskiskenaariot järjestelmällisesti. Työ voidaan aloittaa valitsemalla tarkasteltava riski tai häiriötyyppi. Valinnan tulisi perustua yrityksen riskienarviointiin, liiketoimintavaikutusten arviointiin, havaittuihin riippuvuuksiin tai toimintaympäristön muutoksiin. Tämän jälkeen määritetään skenaarion tarkoitus ja harjoituksen tavoitteet ja kuvataan yrityksen normaali lähtötilanne sekä valitaan häiriön käynnistävä tapahtuma.

Käynnistävä tapahtuma voi olla esimerkiksi:

• ensimmäinen havainto epäilyttävästä verkkoliikenteestä
• sähköverkon häiriö
• avainhenkilön yllättävä poissaolo
• toimittajan ilmoitus toimitusvaikeuksista
• tuotantolaitteen rikkoutuminen
• viranomaisen yhteydenotto
• sosiaalisessa mediassa leviävä väite
• asiakkaalta saatu ilmoitus mahdollisesta tietovuodosta.

Tämän jälkeen laaditaan tapahtumien aikajana. Skenaario voidaan jakaa esimerkiksi yleistilanteeseen, jatkotilanteeseen, vakavaan häiriövaiheeseen, tilannekuvamuutokseen ja palautumiseen. Jokaisen vaiheen kohdalla tulee määrittää:

• mitä on tapahtunut
• mitä osallistujat tietävät
• mitä tietoa puuttuu tai mikä on epävarmaa
• mitä vaikutuksia tilanteella on
• mitä päätöksiä tai toimenpiteitä osallistujilta odotetaan.

Lopuksi skenaario tarkastetaan sekä sisällöllisesti että toiminnallisesti. Sen tulee olla riittävän haastava, mutta ei niin sekava tai epärealistinen, ettei osallistujilla ole mahdollisuutta muodostaa tilannekuvaa.

Skenaario ei saa sisältää valmiita vastauksia

Harjoitusskenaarion tehtävänä on synnyttää päätöksentekotarve, ei ratkaista tilannetta osallistujien puolesta. Käsikirjoituksessa tulee kuvata tilanteen lähtökohdat, tapahtumat ja vaikutukset, mutta osallistujille ei pitäisi kertoa suoraan, mikä toimintamalli heidän tulee valita.

Jos skenaario sanoo esimerkiksi, että yrityksen on välittömästi otettava käyttöön varajärjestelmä, osallistujilta poistuu mahdollisuus arvioida vaihtoehtoja. Parempi muotoilu olisi todeta, ettei tuotantojärjestelmä ole käytettävissä, ja palveluntarjoajan arvion mukaan katko kestää vähintään 12 tuntia. Asiakastilauksia kertyy keskimäärin 250 tunnissa. Arvioikaa tarvittavat toimenpiteet toiminnan jatkamiseksi.

Tällöin osallistujien on itse päätettävä, käynnistetäänkö varajärjestelmä, siirrytäänkö manuaaliseen toimintamalliin, rajoitetaanko palvelua vai keskeytetäänkö jokin toiminto kokonaan.

Skenaarion tietomäärä ja epävarmuus

Todellisissa häiriötilanteissa käytettävissä oleva tieto on harvoin täydellistä. Siksi myös harjoitusskenaariossa voidaan käyttää epävarmuutta. Tietoa voidaan antaa vaiheittain ja osa tiedoista voi myöhemmin tarkentua tai osoittautua virheelliseksi.

Epävarmuutta ei kuitenkaan pidä käyttää keinotekoisesti. Harjoituksen tavoitteena ei ole hämmentää, vaan testata päätöksentekoa realistisissa olosuhteissa. Osallistujien tulee pystyä tekemään perusteltuja päätöksiä niillä tiedoilla, joita heille on annettu. Osallistujilta voidaan tällöin edellyttää varautumista useisiin vaihtoehtoihin sekä päätösten päivittämistä tilanteen muuttuessa.

Skenaariossa voidaan esimerkiksi kertoa, että:

• 
  
• järjestelmäkatkon syy ei ole vielä tiedossa
• tietovuodon laajuutta selvitetään
• toimittajan antamat tiedot ovat ristiriitaisia
• viranomaisohjeistusta odotetaan
• henkilöstön poissaolojen määrä kasvaa
• median hallussa olevien tietojen alkuperää ei tunneta.

Arviointikriteerit on määritettävä etukäteen

Skenaarioharjoituksen arvo syntyy siitä, että toimintaa arvioidaan järjestelmällisesti. Pelkkä keskustelu tapahtumista ei vielä osoita, ovatko yrityksen valmiudet riittäviä. Ennen harjoitusta tulee määrittää arviointikriteerit. Niitä voivat olla esimerkiksi:

• kuinka nopeasti tilanne tunnistettiin
• miten johtamisvastuu määritettiin
• oliko tilannekuva riittävä ja ajantasainen
• tunnistettiinko kriittiset liiketoimintaprosessit
• perustuivatko päätökset selkeisiin prioriteetteihin
• tavoitettiinko tarvittavat henkilöt ja kumppanit
• toimiko sisäinen ja ulkoinen viestintä
• huomioitiinko asiakkaat, viranomaiset ja sopimusvelvoitteet
• olivatko tehdyt päätökset dokumentoituja
• tunnistettiinko palautumisen vaatimat resurssit
• paljastiko harjoitus puutteita suunnitelmissa tai vastuissa.

Arvioinnissa ei pidä tarkastella vain sitä, tekivätkö osallistujat ennalta ajatellun ratkaisun. Tärkeämpää on arvioida, olivatko päätökset perusteltuja, oikea-aikaisia ja tilanteeseen nähden tarkoituksenmukaisia.

Harjoituksen jälkeen tarvitaan kehittämistoimenpiteitä

Riskiskenaarion ja valmiusharjoituksen tulisi johtaa käytännön kehittämiseen. Harjoituksen jälkeen yrityksen kannattaa laatia yhteenveto, jossa tunnistetaan:

• onnistuneet toimintamallit
• epäselvät vastuut
• puuttuvat tai vanhentuneet ohjeet
• henkilöstö- ja osaamispuutteet
• tekniset haavoittuvuudet
• toimittaja- ja järjestelmäriippuvuudet
• viestinnän puutteet
• palautumisen esteet
• tarvittavat korjaavat toimenpiteet.

Jokaiselle kehittämistoimenpiteelle tulisi määrittää vastuuhenkilö, aikataulu ja seuranta. Muuten harjoituksen havainnot jäävät helposti erilliseksi raportiksi eivätkä paranna yrityksen todellista toimintakykyä.

Skenaarioharjoitus ei ole onnistunut vain siksi, että osallistujat selvisivät tilanteesta. Harjoitus on onnistunut silloin, kun se tuottaa uutta tietoa yrityksen resilienssistä ja johtaa konkreettisiin parannuksiin.

Hyvän riskiskenaarion laatukriteerit

Hyvän riskiskenaarion tulee olla ennen kaikkea ymmärrettävä. Osallistujien on kyettävä muodostamaan riittävä käsitys siitä, mitä on tapahtunut ja miten tilanne vaikuttaa yrityksen toimintakykyyn.

Skenaarion tulee olla myös selkeä. Tapahtumat, vaikutukset ja osallistujille annettavat tehtävät on esitettävä yksiselitteisesti. Liian monimutkainen tai hajanaisesti kuvattu tilanne vaikeuttaa harjoituksen tavoitteiden saavuttamista.

Uskottavuus tarkoittaa, että kuvattu tapahtumaketju voisi toteutua yrityksen todellisessa toimintaympäristössä. Skenaarion ei tarvitse olla todennäköisin mahdollinen, mutta sen tulee olla mahdollinen ja perusteltu.

Looginen johdonmukaisuus tarkoittaa, että tapahtumat liittyvät toisiinsa ymmärrettävällä tavalla. Seurausten tulee syntyä kuvatuista tapahtumista, eikä skenaarioon pidä lisätä irrallisia ongelmia vain vaikeustason kasvattamiseksi.

Hyvän skenaarion tulee lisäksi olla tavoitteellinen. Jokaisen vaiheen tulee tukea harjoituksen tarkoitusta. Sen tulee keskittyä vaikutuksiin, edetä ajallisesti ja olla riittävän haastava paljastaakseen suunnitelmien, resurssien ja toimintamallien puutteita.

Esimerkki yrityksen riskiskenaarion kokonaisrakenteesta

Yrityksen käyttämässä skenaariomallissa voidaan kuvata ensin skenaarion nimi, kohdeorganisaatio, tapahtuma-ajankohta ja tarkasteltava riski. Tämän jälkeen määritetään skenaarion tarkoitus ja harjoituksen tavoitteet. Varsinainen käsikirjoitus etenee seuraavasti:

1. Lähtötilanne: Yrityksen normaali toimintatilanne ennen häiriötä.
2. Yleistilanne: Ensimmäiset tiedot toimintaympäristön muutoksesta.
3. Jatkotilanne: Häiriön vaikutukset alkavat näkyä yrityksen toiminnassa.
4. Seuraukset: Konkreettiset vaikutukset henkilöstöön, järjestelmiin, palveluihin, asiakkaisiin, talouteen ja maineeseen.
5. Toimintakehotus: Osallistujia pyydetään muodostamaan tilannekuva ja ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin.
6. Tilannekuvamuutos: Tilanne vakautuu, muuttuu tai aiheuttaa uusia pitkäaikaisia seurauksia.
7. Palautumistehtävät: Osallistujat suunnittelevat toimintojen palauttamisen, resurssien käytön ja korjaavat toimenpiteet.
8. Arviointi: Tarkastellaan johtamista, päätöksentekoa, viestintää, yhteistyötä, jatkuvuutta ja palautumiskykyä.

Riskiskenaariot osaksi yrityksen johtamista

Riskiskenaarioiden laatimista ei tulisi nähdä vain turvallisuus-, jatkuvuus- tai valmiusorganisaation tehtävänä. Skenaariot liittyvät suoraan yrityksen johtamiseen, strategiaan ja liiketoiminnan jatkuvuuteen. Skenaariotyö tukee myös riskienhallintaa. Se voi paljastaa, että riskirekisteriin merkitty riski on arvioitu liian yleisellä tasolla tai että sen vaikutuksia ei ole ymmärretty riittävästi.

Johto tarvitsee tietoa siitä, miten yritys selviytyy tilanteissa, joissa normaalit resurssit, järjestelmät tai yhteistyökumppanit eivät ole käytettävissä. Skenaarioharjoitukset auttavat johtoa tarkastelemaan muun muassa seuraavia kysymyksiä:

• Mitkä ovat yrityksen todella kriittiset toiminnot?
• Kuinka pitkään niiden keskeytys voidaan hyväksyä?
• Mitkä riippuvuudet voivat pysäyttää toiminnan?
• Kuka tekee päätökset häiriötilanteessa?
• Mihin toimintoihin rajalliset resurssit kohdistetaan?
• Miten asiakkaiden ja muiden sidosryhmien luottamus säilytetään?
• Kuinka nopeasti toiminta voidaan palauttaa?
• Mitä tapahtuu, jos useita häiriöitä toteutuu samanaikaisesti?