Tilannekuvajohtaminen

Yritysturvallisuus > Johtaminen

Tilannekuva tarkoittaa kokonaiskäsitystä tapahtuneista asioista, niihin vaikuttaneista olosuhteista, eri osapuolten tavoitteista sekä tapahtumien mahdollisista kehitysvaihtoehdoista. Se toimii päätöksenteon perustana yksittäisessä asiassa tai laajemmassa asiakokonaisuudessa. Tilannekuva on kompassi epävarmuuden keskellä.

Tilannekuvan tehtävänä on välittää häiriötilanteisiin liittyvä tieto siten, että yrityksellä on selkeä ymmärrys operatiivisten palveluiden tilasta ja kyky tehdä omaa toimintaa koskevia päätöksiä luotettavan informaation pohjalta.

Tilannekuvajohtamisella tarkoitetaan yrityksen ylimmän johdon tilannetietoisuuteen perustuvaa päätöksentekoprosessia, jonka tavoitteena on ohjata tilannetta kohti suotuisaa kehityssuuntaa.

Tilannekuvajohtaminen on päätöksenteon tukemista ajantasaisen ja luotettavan tilannekuvan avulla. Tilannekuvajohtamisen fokus kohdistuu siihen miten tapahtumasta kerätään tietoa, miten tietoa analysoidaan ja jaetaan yhteisen käsityksen muodostamiseksi. Se sisältää:

Tiedonkeruun ja analysoinnin
Tilannekuvan muodostamisen (mitä on tapahtunut, miksi, ja mitä voi vielä tapahtua)
Tilannetietoisuuden ylläpidon koko yrityksessä
Päätöksenteon tuen

Tilannekuvajohtamisen tarve korostuu erityisesti silloin, kun yritystä tai sen osaa kohtaa ennalta odottamaton ja vahingollinen tapahtuma tai tapahtumasarja. Tilannekuvajohtaminen käsittää tilannekuvan muodostamisen sekä sen tehokkaan hyödyntämisen päätöksenteossa eli tilanneanalyysin.

Tilanneanalyysin tuloksena syntyy tilannetietoisuus. Tilannetietoisuuden ja valittujen toimintatapojen on välityttävä eheänä ja jatkuvana vuorovaikutusketjuna johtotasolta suorittavaan portaaseen ja päinvastoin.

Häiriö- ja keskeytystilanteissa päätöksenteon on oltava oikea-aikaista. Päätöksentekokyky heikkenee olennaisesti, jos tilannekuva on puutteellinen. Toisaalta tilanne voi kärjistyä merkittävästi, mikäli päätöksentekoa viivästyttää tarpeellisten lisätietojen odottaminen.

Optimaalinen hetki päätöksenteolle on silloin, kun tilannetiedon määrä ja laatu ovat riittävät ja tilanteen seuraukset eivät ole vielä nousseet kriittiselle tasolle.
Tilanteen uhkaavuus on kyettävä havaitsemaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Tilanteessa korotuu ilmaisevien kontrollien merkitys. Mitä aikaisemmin hallintatoimet aloitetaan, sitä rajatummaksi häiriön vaikutukset jäävät.

Haastetta lisää se, että yksittäisellä häiriöllä voi olla moninaisia ja yllättäviä ilmenemismuotoja. Useamman häiriötilanteen samanaikainen esiintyminen voi synnyttää monimutkaisia ja vaikeasti hallittavia kokonaistlanteita.

Kuvitellaan tilanne, jossa yritys kohtaa samanaikaisesti kyberhyökkäyksen ja toimitusketjun katkoksen. Jatkuvuussuunnitelma voi käsitellä näitä erillisinä skenaarioina, mutta ei niiden yhdistelmää. Tilannekuvajohtaminen taas kokoaa molemmat kriisit yhdeksi tilannekuvaksi. Tilannekuvajohtamisen tehokkuus perustuu seuraaviin tekijöihin:

Miksi tilannekuvajohtaminen on tehokas?

Nopeus
Päätöksiä voidaan tehdä välittömästi tilanteen mukaan, ilman, että täytyy etsiä ohjeita suunnitelmadokumenteista.

Yhteinen ymmärrys
Kun kaikilla avainhenkilöillä on pääsy samaan, päivittyvään tietoon, toiminta on koordinoitua ja virheet vähenevät.

Mukautuvuus
Uudet kriisit harvoin muistuttavat vanhoja. Tilannekuvajohtaminen ei yritä pakottaa tilannetta valmiiksi määriteltyyn muottiin.

Kriittisten toimintojen priorisointi
Tilannekuva auttaa arvioimaan, mitkä osat liiketoiminnasta vaativat välitöntä huomiota, ja mitkä voivat odottaa.

Vastuu tilannekuvasta

Tilannekuvan muodostamisen päävastuu on sillä liiketoimintajohtajalla, jonka vastuualueelle häiriö kohdistuu. Mikäli kyseessä on koko yritystä koskeva tilanne, tilannekuvavastuu kuuluu kaikille liiketoimintajohtajille omien vastuualueidensa osalta.

Tilannekuvassa huomioitavat asiat

Kootaan häiriöön liittyvä tieto kokonaisuudeksi. Mitä on tapahtunut, missä ja milloin? (esim. virheilmoitukset, lokitiedot, havainnot)
Arvioidaan tapahtuman syyt ja seuraukset. Mitä vaikutuksia sillä on yritykselle ja sen sidosryhmille? Laaditaan arvio tilanteen kestosta, laajuudesta ja mahdollisesta kehityksestä.
Merkittävistä häiriöistä on tiedotettava välittömästi. Hälyttämisvastuut ja kynnys on kuvattava selkeästi palvelukohtaisissa ohjeissa.
Tiedon tulee kulkea nopeasti ja varmennettavasti esimerkiksi puhelin, tekstiviesti, intranet, sähköposti tai kuriiri tarvittaessa. Tiedon vastaanotto on varmistettava erityisesti kriittisissä tapauksissa.
Viestintä ulkoisille sidosryhmille tehdään tilanteen mukaan. Vakavissa häiriöissä vaikutukset ulottuvat myös julkiseen mielipiteeseen. Kriisiviestinnän avulla pyritään vaikuttamaan myönteisesti julkiseen ilmapiiriin ja rakentamaan luottamusta.

Häiriö- tai kriisitilanteen hallinta myönteiseen suuntaan etenee seuraavasti:

Muodostetaan ajantasainen tilannekuva tapahtumasta ja sen vaikutuksista.
Jaetaan tilannekuva kaikille osapuolille.
Valitaan toimintatapa ja annetaan selkeät toimintaohjeet.
Toteutetaan päätetyt toimenpiteet (pysäytetään vaikutusten leviäminen, mahdollistetaan palautuminen).
Ylläpidetään tilannekuvaa reaaliaikaisesti.
Varmistetaan jatkuva viestintä ja tilannetietoisuus koko organisaatiossa.