Neuvottelukulttuuri - SecMeter

Yrityksen koosta tai toimialasta riippumatta neuvottelut yhteistyökumppaneiden kanssa edellyttävät usein luottamuksellisten asioiden ja liikesalaisuuksien käsittelyä. Tällaisessa tilanteessa neuvottelukulttuurilla on keskeinen merkitys. Yrityksen tulisi tietoisesti omaksua neuvottelutapa, joka ei vaaranna sen omia tavoitteita eikä paljasta omia tai vastapuolen liikesalaisuuksia.

On tärkeää ymmärtää, että neuvottelupöydässä ei jaeta ainoastaan tietoa, neuvottelussa myös havainnoidaan, tulkitaan ja tehdään johtopäätöksiä. Taitavat neuvottelijat puhuvat usein itse vähän, mutta kuuntelevat ja havainnoivat aktiivisesti. He analysoivat vastapuolen sanavalintoja, ilmeitä ja eleitä. Tällainen hiljainen tarkkailu voi paljastaa enemmän kuin suorat kysymykset.

Neuvotteludelegaatioiden jäsenet edustavat tyypillisesti erilaisia ammatillisia taustoja, ja heidän neuvottelukokemuksensa vaihtelee suuresti. Kokematon osallistuja voi tietämättään paljastaa sellaista tietoa, joko puheillaan, ilmeillään tai reaktioillaan, jonka perusteella vastapuoli kykenee tekemään merkittäviä johtopäätöksiä. Tällaiset tahattomat paljastukset voivat heikentää yrityksen neuvotteluasemaa tai jopa vaarantaa liiketoiminnan etuja.

Siksi on tärkeää kouluttaa neuvotteluihin osallistuvat henkilöt ymmärtämään paitsi itse neuvotteluprosessia, myös siihen liittyviä vuorovaikutuksen hienovaraisuuksia. Hyvin rakennettu neuvottelukulttuuri ei ainoastaan suojaa liikesalaisuuksia, se vahvistaa myös yrityksen asemaa ja uskottavuutta strategisissa kumppanuuksissa.

Liikesalaisuuksien tunnistaminen tapahtuu parhaiten kokoukseen valmistautumisen yhteydessä. Kokouksen tarkoituksesta ja tavoitteista voi helpoiten arvioida millaisten tietojen käsittelyyn on varauduttava.

Vastapuoli voi käyttää provosointitaktiikkaa saadakseen tietoonsa mm. neuvotteluvaran. Osapuoli voidaan provosoida neuvottelun aikana pienillä asioilla kuumaksi, jolloin esimerkiksi vastapuolen tarjoaman autokyydin aikana saatetaan purkaa ja analysoida neuvottelutilannetta autonkuljettajan kuullen.

Vastapuoli voi myös käyttää vedätystaktiikkaa saadakseen haltuunsa liikesalaisuuksia. Ilmaisemalla osapuolelle olevansa valmis kauppaan, mutta sitä ennen on kuitenkin saatava erinäisiä selvityksiä ja tarkennuksia, jotka sisältävät liikesalaisuuksia. Lopulta ilmoitetaan, että rahoitus ei odotuksista huolimatta järjestynyt ja rahaa kauppaan ei löydy.

Ennalta sovitun neuvottelukäytännön tavoitteena on lisätä yrityksen mahdollisuuksia saavuttaa neuvottelutavoitteensa ja estää tarpeettomasti tapahtuva liikesalaisuuksien paljastuminen.

Kokoustila

Salassa pidettäviä asioita käsiteltäessä on matkapuhelimet jätettävä salakuuntelumahdollisuuden johdosta kokoustilan ulkopuolelle. Tietovuotojen eliminoimiseksi ei kokoustiloihin saa tuoda kännyköitä tai muita langattomaan (WiFi) tai langalliseen verkkoon kytkettäviä laitteita.

Turvalliset kokoustilat sijoitetaan yleensä maan alle kellarikerroksiin. Suomessa viranomaisten käytettävissä on turvallisia kokoustiloja mm. Valtioneuvoston linnassa Senaatintorin laidalla sijaitseva kokoushuone ”Salaneuvos” ja ulkoministeriössä Katajanokalla sijaitseva kokoustila ”Holsti”.

Neuvottelu

Neuvottelut ovat pääsääntöisesti prosessinomaisia samaan tilanteeseen liittyviä osapuolten välisiä tapaamisia. Toisin kuin kokouksessa, neuvottelussa ei ole puheenjohtajaa, yhteisymmärrys pyritään saavuttamaan neuvottelemalla, ei äänestämällä. Ennen osapuolten välillä käytävää neuvottelua on kirkastettava mieliin neuvottelun tavoitteet ja taktiikka päämäärän saavuttamiseksi.

Tunnista tavoitteet, joista voidaan joustaa ja tavoitteet, joista ei jousteta. Selvitä mahdollisuuksien mukaan vastapuolen neuvottelijoiden taustat, tavoitteet ja mitä vastapuolen neuvottelustrategioista tiedetään.

Laadi oman yrityksen neuvottelustrategia ja argumentaatiot neuvottelutavoitteiden saavuttamiseksi. Varmista ennen neuvottelua, että oman yrityksen neuvottelijoilla on yhteinen käsitys neuvottelutavoitteista ja kuinka ne saavutetaan. Dokumentoi neuvottelun kulku, mistä ollaan saavutettu yhteinen näkemys ja mihin asioihin on vielä löydettävä ratkaisuja. Laadi lopuksi neuvottelumuistio.

Mitkä ovat pehmeitä neuvottelutaktisia keinoja?

• vastapuolen imartelu
  
• lupausten antaminen
  
• kompromissiin pyrkiminen (vastaantulo)
  
• myönnytysten teko
  
• yhteisten intressien hakeminen
  
• hienovarainen päämäärään johdattelu.
  

Mitkä ovat kovia neuvottelutaktisia keinoja?

• vastapuoleen liittyvien negatiivisten asioiden esiin tuominen
  
• ulosmarssi tai poistuminen.
  

Kuinka neuvottelun kulkua voidaan viivyttää?

• pyydetään lisäaikaa selvitysten tai lisätietojen hankintaan
  
• pyydetään selventämään tai täsmentämään esitettyjä tietoja
  
• pyydetään lisää harkinta-aikaa.
  

Kuinka umpikujasta voidaan päästä ulos?

• ehdotetaan neuvottelutaukoa
  
• ehdotetaan ulkopuolisen asiantuntijan kuulemista
  
• ehdotetaan jatkoneuvotteluja toisella kokoonpanolla
  
• ehdotetaan neuvottelujen käynnistämistä uudelta pohjalta.
  

Kuinka vältetään neuvotteluihin turhautumista?

• nopeutetaan lopputuloksen aikaansaamista lupauksilla
  
• sovitaan ensin helpoista konkreettisista asioista
  
• muutetaan neuvottelutaktiikkaa ajoissa.
  

Mitä liikesalaisuuksien osalta tulisi huomioida?

• Mitä vastapuolen neuvottelukulttuurista tiedetään?
  
• Mitä neuvotteluun osallistuvista henkilöistä tiedetään?
  
• Mitkä tiedot katsotaan liikesalaisuuksiksi?
  
• Miten vastapuolelle ilmaistaan, mikä tieto on liikesalainen?
  
• Miten pöytäkirjamerkintöjen osalta suojataan liikesalaisuudet?
  
• Miten suhtaudutaan vastapuolen provosoivaan asenteeseen, joka on omiaan lisäämään osapuolen tunnetilan ärsytystä ja sekoittamaan ennalta sovittuja neuvottelutavoitteita?
  
• Miten menetellään neuvotteluosapuolelle julkistettavan esitysaineiston sisällön ennakkokatselmoinnista?
  
• Miten vastapuolen liikesalaisuudet suojataan omassa yrityksessä?
  
• Miten ja missä yhteydessä liikesalaisuuksien suojaustahto kerrotaan vastapuolelle?

Muista jälkikäteen tehtävä analyysi

Neuvotteluiden jälkeen on tärkeää käydä sisäinen purkukeskustelu: mitä onnistuttiin viestimään, mitä vastapuoli mahdollisesti sai selville, ja miten seuraaviin neuvotteluihin voidaan valmistautua paremmin.