Kulunvalvonta

Yritysturvallisuus > Toimitilaturvallisuus

Kulunvalvonta

Kulunvalvonta ei ole nykyajan keksintö. Kyseessä on vuosituhansia vanha käytäntö, joka on kehittynyt suullisista lupakyselyistä ja vartioiduista porttikäytävistä nykyisiin digitaalisiin järjestelmiin. Kulunvalvonta on ollut osa ihmiskulttuuria lähes niin kauan kuin on ollut organisoitua yhteiskuntaa ja suojeltavia resursseja.

Mesopotamiassa ja muinaisessa Egyptissä oli jo 3000–2000 eaa. valvottuja kaupunkien portteja, temppeleitä ja varastoja. Näitä vartioivat aseistetut miehet, ja kulkulupa saattoi olla suullinen tai kirjallinen.

Rooman valtakunnassa oli vartioituja teitä, kaupunginportteja ja varusleirejä, joissa käytiin läpi henkilöllisyys ja oikeus liikkua tietyillä alueilla.

Keskiajalla (n. 500–1500 jaa) linnoissa, kaupungeissa ja kylissä oli portteja, joissa oli vartijat, nostosillat ja usein kirjalliset tai sinetillä varustetut kulkuluvat. Kaupunginoikeudet määräsivät, kuka sai tulla muurien sisälle, usein vain tiettyinä aikoina ja tietyillä ehdoilla. Vartijat kyselivät syytä vierailuun, tarkastivat tavaroita ja vaativat näyttämään kulkulupia tai kertomaan salasanan.

Laskusilta oli keskiaikainen kulunvalvontalaite, joka päästi sisään vain halutut ihmiset ja esti hyökkäykset. Moderni kulunvalvonta toimii samalla periaatteella. Se säätelee, kuka saa kulkea sisään ja milloin, mutta paljon hienostuneemmin ja monipuolisemmin. Molemmat ovat ratkaisuja samaan ongelmaan, turvalliseen pääsyn hallintaan.

1600–1700-luvuilla kansallisvaltioiden synty tehosti kulunvalvontaa rajojen, tullien ja porttien kautta. Kulkulupia kirjoitettiin viranomaisten toimesta, erityisesti sota-aikoina (esim. Ranskan vallankumouksen aikana).

1900-luvulla kulunvalvonta muuttui tekniseksi. Henkilökortit, porttikontrollit, turvaportit, kameravalvonta, biometriset tunnisteet yleistyivät.

Nykyinen digitaalinen kulunvalvonta (kulkukortit, RFID, kasvojentunnistus) rinnastuu suoraan vartijaan, joka ennen vaati ruhtinaan sinetillä varustetun lupakirjan.

Tehtävälista

Selvitä, kirjataanko organisaatiossa vierailevat henkilöt vieraskirjaan?
Selvitä, onko yrityksen tiloissa vierailevilla henkilöillä aina isäntä (saattaja) mukana?
Selvitä, onko vierailijoiden tapaamista varten olemassa työtiloista erillään olevat vastaanottotilat?

Asia Aulapalvelu Vierailijahallinta Tapauksia

Työnantajalla on oikeus valvoa myös työntekopaikan alueella tapahtuvaa liikkumista ja ottaa käyttöön kulunvalvontajärjestelmä.
Työtuomioistuin on 26.5.1999 (TT:1999-31) antamallaan yksimielisellä tuomiolla katsonut, että työpaikan työturvallisuus ja sen osana tarvittavan valvonnan järjestäminen kuuluu työnantajan työnjohto-oikeuden piiriin.

Työntekijäpuolen uhkaus kieltäytyä kulunvalvontalaitteiden käytöstä tulkittiin työnjohto-oikeuteen kohdistuvaksi työtaistelutoimenpiteeksi.

Työtuomioistuimen mukaan työnantaja ei menetellyt epäasiallisesti ilmoittaessaan asian saattamisesta työtuomioistuimen käsiteltäväksi työtaistelutoimenpiteenä.

Kantaja katsoi, että työnantaja oli laajentanut työnjohto-oikeuden koskemaan myös työajan ulkopuolelle jäävää aikaa, koska kulunvalvontakirjaus suoritetaan tehtaan portilla ja työaikaleimaus tehdassaleissa olevilla leimauslaitteilla.

Kulunvalvonnan uudelleenjärjestelyllä ei ollut yhteyttä palkanmaksun perusteena sovittuun työajan seurantaan. Työntekijäpuolen käsityksen mukaan valvonta olisi ollut mahdollista, mikäli työaika ja palkanmaksu olisivat määräytyneet jo portilla tapahtuvan kulunvalvonnan yhteydessä.

Porttipuhelin yrityskulttuurin ja arvojen heijastajana
Yrityksen toimitilakiinteistön porttipuhelin ja kulunvalvontaportit ovat usein aliarvostettuja osia yrityksen viestintää ja imagoa. Usein niiden merkitys jää huomaamatta, vaikka ne ovatkin keskeisiä ensivaikutelman muodostajia. Porttipuhelin on ensimmäinen kontakti yrityksen tiloihin saapuville vieraille, ja sen ulkonäkö, toimivuus ja käyttäjäystävällisyys kertovat paljon yrityksen arvoista, ammattimaisuudesta sekä asiakaskokemuksen tärkeydestä.

Hyvin toimiva ja helposti ymmärrettävä porttipuhelin viestii, että vieraita todella odotetaan ja heidän vastaanottamiseensa on valmistauduttu. Toimiva laite helpottaa vieraita ja vähentää turhaa stressiä, mikä parantaa kokonaiskokemusta yrityksestä jo heti saapumishetkellä. Vastavuoroisesti, kulunut, likainen tai rikkinäinen porttipuhelin antaa epäsiistin ja epäammattimaisen kuvan yrityksestä, mikä saattaa heikentää luottamusta ja halukkuutta asioida kyseisen yrityksen kanssa.

Siisti, ehjä ja nykyaikainen porttipuhelinjärjestelmä heijastaa yrityksen vastuullisuutta ja huolehtivuutta, jotka ovat tärkeitä arvoja nykypäivän liiketoiminnassa. Kulunvalvonnan esteettömyys sekä selkeä kulkuväylä valaistuksineen viestivät inklusiivisuudesta ja turvallisuudesta, jotka korostuvat yhä enemmän yritysten asiakas- ja henkilöstötyytyväisyydessä.

Kaiken kaikkiaan porttipuhelin ja sen ympäristö toimivat hiljaisena mutta voimakkaana viestintäkanavana, joka rakentaa ensivaikutelmaa ja kertoo yrityksen arvoista. Siksi sen suunnitteluun, ylläpitoon ja selkeään käyttöliittymään kannattaa panostaa. Se ei ole pelkkä tekninen laite, vaan tärkeä osa yrityksen kokonaisvaltaista asiakaskokemusta ja imagon rakentamista.

Vaikka porttipuhelimen kunto ei suoraan kerro, millaisia ihmiset yrityksessä ovat, se voi olla vahva indikaattori yrityksen kulttuurista, johtamisesta ja arvoista ja nämä puolestaan vaikuttavat siihen, miten ihmiset toimivat ja millaisia he ovat työssään. Porttipuhelimen kunto ja ilme heijastaa siten millaisia ihmisiä yrityksessä toimii ja millainen yrityskulttuuri yrityksessä vallitsee.

Huolellisuus ja vastuullisuus
Jos yrityksessä arvostetaan järjestystä, huolenpitoa ja vastuullisuutta, nämä arvot heijastuvat todennäköisesti myös ympäristöön. Hyväkuntoinen ja siisti porttipuhelin kertoo, että yksityiskohdista välitetään ja asioista pidetään huolta, aivan kuten työntekijöistä, asiakkaista ja prosesseista.

Asiakaskeskeisyys
Yritykset, joissa asiakaskokemus on keskiössä, panostavat usein myös ensivaikutelman yksityiskohtiin. Porttipuhelimen selkeys, esteettömyys ja toimivuus ovat osoitus siitä, että vieraan saapumiseen on oikeasti valmistauduttu. Tämä voi kertoa myös työntekijöiden asenteesta ja arvostuksesta asiakkaita ja sidosryhmiä kohtaan.

Organisaation sisäinen ilmapiiri
Jos porttipuhelin ja ympäristö ovat epäsiistejä tai rikki, se viittaa laiminlyönteihin, resurssipulaan tai välinpitämättömyyteen, eli piirteisiin, jotka saattavat näkyä myös henkilöstön toiminnassa ja ilmapiirissä. Ympäristö usein heijastaa sitä, millaista yrityksen sisällä on.

Johtaminen ja priorisointi
Porttipuhelin on pieni yksityiskohta, mutta juuri pienet asiat kertovat, kuinka hyvin kokonaisuuksia johdetaan. Jos tällaisetkin yksityiskohdat ovat kunnossa, se viestii siitä, että yrityksessä osataan johtaa myös isompia asioita tarkasti ja johdonmukaisesti.

Henkilöliikenteen kulunvalvonta
Työsuojelulain 2 luvun 8 § mukaan työnantaja on tarpeellisilla toimenpiteillä velvollinen huolehtimaan työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä. Lukituksesta ja kulunvalvonnasta huolehtiminen sekä asiattomien henkilöiden pääsyn estäminen työpaikoille on henkilöturvallisuuden keskeinen osa-alue.

Henkilökortti
Kuvallinen henkilökortti, joka toimii kulunvalvontajärjestelmän tunnisteena, on perinteinen ja fiksu tapa kertoa asiakkaalle, minkä yrityksen edustajan kanssa hän on tekemisissä. Kuvalliset henkilö/kulkukortit ovat kulunvalvonnan ja turvallisuuden kannalta ensiarvoisen tärkeitä asioita.

Henkilökortti on selkeä signaali sidosryhmille ja ulkopuolisille, että organisaatiossa on kiinnitetty huomiota turvallisuusnäkökohtiin.

Asiakkaat ja sidosryhmät arvostavat toimintavarmuutta, luotettavuutta ja turvallisuutta.

Henkilökorttien käyttö mahdollistaa organisaatiossa henkilökunnan tunnistamisen, lisää yhteenkuuluvuutta ja imagoa sekä helpottaa vieraiden asiointia. Kuvallinen todiste kuulumisesta yrityksen henkilöstöön on myös tarpeen liikuttaessa muissa toimipisteissä sekä mahdollisesti erilaisten henkilöstöetujen ja alennusten hyödyntämisessä.

Kuvallinen henkilö/kulkukortti soveltuu kaiken kokoisille organisaatioille. Nykyisin jopa yhden hengen konsulttiyritykset käyttävät henkilökortteja. Kuvallinen henkilökortti voi nykyisin olla

pelkkä ID-kortti,
varustettu kulunvalvontaominaisuudella
varustettu työaseman käyttövaltuusominaisuuksilla
varustettu kulunvalvonta- ja käyttövaltuusominaisuuksilla.

Kulunvalvonta-, käyttövaltuus- ja lounasruokailuleimaukset voidaan nykyisin integroida yhdelle etäluettavalle sirulle ja hallinnoida yhdestä järjestelmästä tai erillisinä siten että kulkuoikeudet tunnistetaan korttiin laminoidun passiivisen etälukutunnistimen avulla ja käyttövaltuudet samaan korttiin liitetyn kontaktillisen sirun avulla.

Henkilökortin käyttöperiaatteet

Henkilökuntaan kuuluvien velvollisuutena on pitää näkyvillä kuvallista henkilökorttia liikkuessaan yrityksen toimitiloissa tai piha-alueilla.
Henkilökorttia pidetään näkyvästi esillä.
Vierailijat käyttävät omia selkeästi henkilökunnan korteista erottuvia tunnisteita.
Kortittomat henkilöt ohjataan vahtimestarin luokse.
Vahtimestareiden ja esimiesten velvollisuus on seurata henkilökorttien käyttöä ja huomauttaa mikäli henkilökuntaan kuuluva laiminlyö kortin käyttövelvollisuuden.

Henkilökunnan kulunvalvonta

Henkilökunnan kulku toimitiloihin sallitaan "virallisista" kulunvalvontapäätteillä varustetuista ovista.
Henkilökunnan tulee rekisteröidä kulku henkilökohtaisella tunnisteellaan kulunvalvontapäätteellä jokaisen kulkukerran yhteydessä (sisään/ulos). Viallisista lukijapäätteistä ja ovista tulee ilmoittaa vahtimestarille.
Työpaikalla ja kiinteistön alueella liikuttaessa on henkilökunnan pidettävä näkyvillä voimassa oleva kulkukortti.
Epäselvissä tilanteissa vahtimestareilla tulee olla oikeus todentaa kiinteistön alueella tapaamansa henkilö erikseen sovittavin toimenpitein (YT-prosessi).

Tavaraliikenteen kulunvalvonta

Tavaran haltijalla tulee olla tavaran kuljetukseen oikeuttava osaston/yksikön antama lupa.
Kuljetukseen oikeuttava lupa on esitettävä pyynnöstä vahtimestarille tai vartijalle.
Jätteiden poiskuljetukseen on oikeutettu ainoastaan kiinteistöhuollon hyväksymä yritys.
Alueelle ei saa tuoda eikä sijoittaa myrkyllisiä, räjähdys- tai palovaarallisia aineita.
Vierailijoiden mukanaan tuomat tavarat sijoitetaan vierailun ajaksi lukittaviin säilytyskaappeihin. Vierailijan mukaan ottamista tavaroista vastaa isäntä.

Kulunvalvontajärjestelmät

Kulunvalvontajärjestelmällä tarkoitetaan turvajärjestelmää, joka koostuu kahdesta pääkomponentista, laitteistosta ja ohjelmistosta. Laitteisto sisältää fyysiset komponentit, kuten palvelin, ohjaimet, sähkölukot, kulunvalvontapäätteet ja tunnistevälineet esim. kulkukortit. Ohjelmiston avulla määritellään valtuustiedot, joiden avulla ihmiset voivat saada pääsyn tietyille alueille.

Työajanseurantajärjestelmä on mahdollista integroida kulunvalvontajärjestelmän osaksi. jolloin työajankirjaukseen liittyvät työajanseurantapäätteet sijoitetaan toimitilan ulko-oville tai piha-alueiden kulkuporteille. Henkilön kulkuoikeus ratkaistaan ja työaikaleimaus hoidetaan kertatoimenpiteellä.

Työajanseurantajärjestelmällä tarkoitetaan järjestelmää, joka seuraa ja kirjaa työntekijöiden työaikaa, poissaoloja, työvuoroja ja muita työaikaan liittyviä tietoja. Työajanseurantajärjestelmällä on mahdollista hallita henkilöstön työaikaa tarkasti, mikä helpottaa muun muassa palkanlaskentaa, työvuorosuunnittelua ja lakisääteisten vaatimusten noudattamista.

Työajanseurannan tarkoituksena on myös osoittaa, että tehdyt työtunnit eivät ylitä laissa säädettyä enimmäistyöaikaa. Työajanseurannan avulla näytetään toteen, että tehdystä työstä on maksettu työntekijälle oikeansuuruinen korvaus. Velvollisuus seurata työaikaa kuuluu työnantajalle.

Kulunvalvontajärjestelmässä henkilön pääsyn valvottuihin, rajoitettuihin tai suojattuihin tiloihin esittämällä valtuustiedot kulunvalvontapäätteelle. Valtuuttamiseen tietyille alueille käytetään tunnistetta. Kun henkilö näyttää esimerkiksi kulkukorttiaan tai matkapuhelimen tunnistetietoja kulunvalvontapäätteelle, se lähettää viestin ohjaimelle, joka todentaa valtuustiedot varmistaakseen, että käyttäjällä on lupa päästä ovesta sisään. Jos valtuus on myönnetty, ohjain lähettää signaalin oven lukkoon ja käskee sen avautumaan.

Kulunvalvontajärjestelmässä henkilön pääsyoikeuksia tietyistä ovista voidaan rajoittaa mm. aikaperusteisesti. Järjestelmä kirjaa valvontatiedot lokitiedostoon henkilön kulkiessa kulunvalvontapääteen valvoman oven kautta. Kirjattavia tietoja ovat:

Henkilön identifiointi
Kulkuoven tiedot
Kulkuajankohta
Kulkusuunnan tieto
Kulun syyn kirjaus

Kulunvalvontajärjestelmän tunnisteet
Tunnisteet ovat henkilökohtaisia. Tavanomaisia kulkuun käytettäviä tunnisteita ovat mm. kulkukortit. Tavanomaiset tunnistevälineet voidaan korvata älypuhelimilla, jotka käyttävät Bluetooth- tai NFC-tekniikkaa.

Kulkukorttiin voidaan yhdistää myös siru, joka sisältää varmenteen, jolla kirjaudutaan työasemaan. Henkilön poistuessa työasemalta, hän joutuu ottamaan työaseman kortinlukijasta kulkukortin mukaan, jolloin työasema sulkeutuu automaattisesti.

Ulko- ja sisäovilla voidaan käyttää erilaisia tunnistusyhdistelmiä. Tavanomaisia yhdistelmiä ovat mm.

Kulkukortti ja PIN-koodi
Kulkukortti ja salasana

Kulunvalvontajärjestelmät tarjoavat myös mahdollisuuksia varmistaa, että henkilö on varmuudella se, jolle kulkuoikeus on myönnetty. Varmistustiedot ovat sellaisia, joita ei voi muille jakaa kuten biometriset ominaisuudet.

Biometriikka määritellään prosessiksi yksilöiden tunnistamiseksi havaitsemalla ja tallentamalla tietokantaan heidän yksilölliset piirteet käyttämällä elektronisia laitteita, kuten mm. kasvon-, sormenjäljen tai iiriksen tai äänen tunnistusta.

Kulunvalvontajärjestelmään voidaan sisällyttää myös vierailijoiden hallinta, jolloin vierailijan isäntä rekisteröi vieraansa kulunvalvontajärjestelmään, josta saadaan automaattisesti ilmoitus vieraan saapumisesta.

Merkinnöistä muodostuu henkilörekisteri

Tallennettu kuva ja ääni ovat henkilötietoja, jos yksityishenkilö on niistä tunnistettavissa. Kuvatallenteiden säilytysajan pituudesta riippumatta kameravalvontaa suorittavaa yritys on rekisterinpitäjä, jota koskevat tietosuojalaissa (5.12.2018/1050) säädetyt velvollisuudet. Laki astui voimaan 1.1.2019. Laki aäätelee EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) soveltamista Suomessa.

Voit ladata kulunvalvonnan tietosuojaselosteen, henkilötietojen käsittelysopimuksen Data Processing Agreement (DPA), tietosuojan tarkastuslistan ja DPIA-arviointilomakkeen ylävalikon kohdasta Lomakkeet.