Vakuutussuunnitelma

Yritysturvallisuus > Vakuutukset

Vakuutussuunnitelma

Yrityksen liiketoiminta kohtaa jatkuvasti riskejä, joiden vaikutus voi vaihdella vähäisistä poikkeamista vakaviin toiminnan keskeytyksiin tai taloudellisiin menetyksiin. Näiden riskien hallinta on keskeinen osa yrityksen strategista johtamista, ja erityisesti vakuutussuunnittelu toimii keinona hallita vakuutuskelpoisia riskejä tehokkaasti ja ennakoivasti. Vakuutussuunnitelman tehtävänä on käytännössä toteuttaa yrityksen vakuutuspolitiikka ja siirtää ylisuuret riskit hallitusti vakuutusmarkkinoille.

Vakuutussuunnitelman ensisijainen tavoite on rakentaa yritykselle optimaalinen vakuutussalkku, joka kattaa ne riskit, jotka ylittävät yrityksen oman riskinottokyvyn tai halun. Riskinottohalulla tarkoitetaan yritysjohdon hyväksymää riskitasoa, jonka sisällä riskejä voidaan kantaa itse ilman ulkopuolista suojaa. Vakuutussuunnitelma toimii keinona siirtää suuremmat riskit vakuutusyhtiöille ja näin varmistaa yrityksen toiminnan jatkuvuus poikkeustilanteissa.

Suunnitelman laatiminen edellyttää tarkkaa riskien tunnistamista, arviointia ja priorisointia. Sen jälkeen määritetään ne riskit, jotka ovat strategisesti tai taloudellisesti liian suuria yrityksen itse kannettaviksi. Näihin valitaan sopivat vakuutustuotteet, esimerkiksi omaisuus-, keskeytys-, vastuu- tai kybervakuutukset. Suunnitellaan niiden kattavuus sekä omavastuut tasapainoisella ja kustannustehokkaalla tavalla.

Omavastuun määrittely on vakuutussuunnittelun keskeinen osa. Sen avulla säädetään vakuutusten roolia ja rahoitusvastuun jakautumista yrityksen ja vakuutusyhtiön välillä. Omavastuun tulee aina olla merkittävästi pienempi kuin yrityksen riskinottohalu, jotta vakuutuksen ottamisella saavutetaan todellinen suoja liiketoimintaa vaarantavia tapahtumia vastaan. Toisaalta liian matala omavastuu voi nostaa vakuutusmaksuja tarpeettomasti, jolloin riskienhallinta ei ole taloudellisesti tehokasta.

Optimaalinen vakuutussalkku ei ole staattinen, vaan sitä tulee arvioida ja päivittää säännöllisesti liiketoiminnan muutosten, uusien riskien ja markkinatilanteen mukaan. Hyvin laadittu vakuutussuunnitelma yhdistää strategisen ennakoinnin ja operatiivisen täsmällisyyden. Se ei pelkästään siirrä riskejä vaan myös tukee päätöksentekoa, tuo ennakoitavuutta kustannuksiin ja suojaa yrityksen pääomaa.

Tehtävälista

Lähtötiedot ja lähtökohdat

Tarkista vakuutuspolitiikka: Varmista, että suunnitelma toteuttaa yrityksen johdon hyväksymät periaatteet.
Kokoa ajantasainen riskikartoitus: Tunnista vakuutuskelpoiset riskit, esimerkiksi omaisuusvahingot, toiminnan keskeytyminen, vastuuriskit, kyberuhkat.
Määrittele yrityksen riskinottohalu: Miten suuret riskit yritys on valmis kantamaan itse?

Vakuutettavien riskien valinta

Rajaa riskit, jotka ylittävät riskinottohalun: Nämä tulee kattaa vakuutuksilla.
Päätä vakuuttamatta jätettävistä riskeistä: Esimerkiksi pienet operatiiviset riskit tai epäolennaiset vahingot.
Priorisoi riskit: Suuntaa resurssit ja kattavuus kriittisimpiin riskeihin.

Vakuutusten määrittely

Valitse sopivat vakuutustuotteet, kuten esimerkiksi omaisuusvakuutus, keskeytysvakuutus, vastuuvakuutus, hallinnon vastuuvakuutus, kybervakuutus.
Päätä kattavuuden laajuus: Mitä tapahtumia ja vahinkotyyppejä vakuutus kattaa?
Mitoita vakuutusten omavastuut: Varmista, että omavastuut ovat selkeästi riskinottohalua pienemmät.
Tarkista vakuutusten rajoitukset ja poissulut: Arvioi, onko tarpeen hakea lisäkattavuutta tai täydentäviä ratkaisuja.

Vakuutusratkaisujen optimointi

Kilpailuta vakuutustarjoukset tarvittaessa: Saavuta paras hinta-laatusuhde ja palvelutaso.
Hyödynnä asiantuntija-apua: Konsultoi tarvittaessa vakuutusmeklaria tai ulkopuolista asiantuntijaa.
Vertaile omavastuiden ja vakuutusmaksujen suhdetta: Optimoi kustannukset ja suojan taso.

Dokumentointi ja päätöksenteko

Laadi kirjallinen vakuutussuunnitelma: Sisällytä siihen vakuutettavat riskit, valitut vakuutukset, kattavuudet, omavastuut, vakuutusyhtiöt ja vastuuhenkilöt.
Hyväksytä suunnitelma johtoryhmässä tai hallituksessa.
Kirjaa vakuutussuunnitelma osaksi riskienhallintasuunnitelmaa tai talousohjeistusta.

Toimeenpano ja hallinnointi

Varmista, että vakuutukset on otettu suunnitelman mukaisesti.
Tee vahinkoprosessi- ja ilmoitusohjeet: Varmista toimintavalmius vahinkotilanteissa.
Määrittele vastuuhenkilöt vakuutusten hallintaan ja yhteydenpitoon vakuutusyhtiöiden kanssa.

Seuranta ja päivitys

Arvioi suunnitelman toimivuutta vuosittain tai liiketoiminnan muuttuessa.
Päivitä vakuutussuunnitelma uusien riskien, organisaatiomuutosten tai vakuutusmarkkinan muutosten perusteella.
Tarkista korvaushistoria ja vakuutusehtojen toteutuminen säännöllisesti.

Yrityksen tulee laatia vakuutuspolitiikan tueksi vakuutussuunnitelma, jonka mukaisesti vakuutussopimukset tehdään ja vakuutuksia hoidetaan. Vakuutussuunnitelmassa on kuvattava myös, mitä vakuutuksia yrityksellä on ja vakuutusten omavastuuosuudet. Vakuutukset jakautuvat kolmeen ryhmään:

Henkilöstöön liittyvät vakuutukset (suurin osa lakisääteisiä).
Toimintaan liittyvät vakuutukset (keskeytys- ja vastuuvakuutukset)
Omaisuuteen liittyvät vakuutukset (mm. laite, tietoturva-, liikenne-, irtaimisto- ja kiinteistövakuutukset).

Riskienhallintatyön tarkoituksena on määritellä rajat yrityksen riskinkantokyvylle ja riskinottohalukkuudelle. Tässä työssä arvioidaan palveluihin, omaisuuteen, henkilöstöön, vastuisiin ja toimintaympäristön liittyvät riskit ja suunnitellaan riskienhallintatoimenpiteet. Tavoitteena on tunnistaa ja arvioida riskit sekä valita sopivimmat riskienhallintakeinot, joita ovat:

riskin välttäminen (aikomuksesta luopumalla)
riskin pienentäminen (omatoimiset kontrollit)
riskin siirtäminen (vakuutukset)
riskin pitäminen omalla vastuulla (ei riskienhallintatoimenpiteitä).

Vakuutusten kilpailuttaminen
Kilpailuttaminen toteutetaan neljän vuoden välein yhtenä tai useampana kokonaisuutena, lukuun ottamatta lakisääteistä työeläkevakuutusta, joka kilpailutetaan vain yrityksen hallituksen erillisellä päätöksellä.

Vakuutusten keskittämisen tavoitteena on hallinnoin helppous, vakuutusmaksualennukset ja mahdollisimman laaja vakuutusturvan kattavuus. Vakuutussopimukset pyritään solmimaan vuotuisin irtisanomisehdoin.

Kokonaisedullisuutta arvioitaessa otetaan huomioon tarjottujen tuotteiden eroavuudet ja muut tarjouspyynnössä esitetyt perusteet.

Kilpailutussäännöt
Kilpailuttamisen kynnysarvoa määriteltäessä otetaan huomioon vakuutuspalveluista maksettavat vakuutusmaksut ilman arvonlisäveroa. Kynnysarvoa määriteltäessä voidaan jättää huomioimatta lakisääteinen työeläkevakuutus ja lakisääteinen tapaturmavakuutus, koska nämä vakuutukset eivät ole hankintalain alaisia.

Vakuutusten kilpailutuksessa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa hankintalain kansallista kynnysarvoa. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa voidaan soveltaa hankintalaista poiketen muita tarkoituksenmukaisia yrityksen omia menettelyjä.

Vakuutusmeklarin kilpailuttaminen
Vakuutusmeklarin käyttäminen on perusteltua haastavissa teollisuuden ja suurten konsernien vakuutusten kilpailuttamisissa. Rekisteröidyiltä vakuutusmeklareilta voidaan pyytää tarjoukset riskien kartoituksesta ja vakuutusten kilpailuttamisesta.

Vakuutusmeklareiden palvelut saattavat olla tarpeellisia erityisesti vakuutuksia kilpailutettaessa, koska hankintalaki asettaa muotosäännöksiä kilpailutukselle ja vakuutuslaitosten tekemät tarjoukset eivät yleensä täsmällisesti vastaa toisiaan, eivätkä kaikki vakuutuslaitokset tarjoa pyydetyillä omavastuilla.

Vakuutusmeklarin valinta tehdään tarjouskilpailun perusteella. Tarjouksia arvioidaan seuraavien valintakriteerien ja painoarvojen mukaan:

tarjouksen kokonaishinta 40 %
riskikartoituksen laatu, sisältö ja toteuttamiskelpoisuus 30 %
suorittavan henkilön referenssit 20 %
tarjottavat lisäpalvelut 10 %.

Tarjoukset arvioidaan kunkin valintakriteerin osalta pisteytyksellä 0 – 5, jossa 5 vastaa parhaiten yrityksen tavoitteita ja 0, ellei tarjoaja vastaa lainkaan jotakin tarjouspyynnössä mainittua kriteeriä.

Vakuutusturvan kilpailuttaminen
Riskikartoituksen jälkeen on vakuutusmeklarin kanssa neuvoteltava esiin nousseista riskeistä ja niiden hallinnan edellyttämästä vakuutusturvasta. Vakuutusmeklari hankkii kilpailevat tarjoukset vakuutuslaitoksilta.

Hankintalain mukaan tarjouksista tulee hyväksyä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin. Yritys voi ratkaista vakuutustarjousten kokonaisedullisuuden esimerkiksi seuraavien valintakriteerien ja painoarvojen perusteella:

hinta 45%
vakuutusturvan kattavuus 30%
omavastuuosuus 10 %
suojeluehtojen edullisuus 10%
vakuutusturvan ylläpidon helppous 5%.

Tarjoukset arvioidaan kunkin valintakriteerin osalta pisteytyksellä 0 – 5, jossa 5 vastaa parhaiten yrityksen tavoitteita ja 0, ellei tarjoaja vastaa lainkaan jotakin tarjouspyynnössä mainittua kriteeriä.

Hankintapäätöksestä valittaminen
Yritys voi solmia vakuutussopimukset tarjouskilpailun voittaneelta vakuutuslaitokselta kuukauden kuluttua tarjouskilpailun ratkaisusta. Päätöksestä valittavan vakuutuslaitoksen on ennen hakemuksen toimittamista markkinaoikeudelle ilmoitettava yritykselle kirjallisesti aikeestaan panna asia vireille markkinaoikeudessa.

Hakemuksen tultua vireille markkinaoikeus voi kieltää tai keskeyttää päätöksen täytäntöönpanon taikka muutoin määrätä hankinnan keskeytettäväksi väliaikaisesti.

Yritys voi toimia olettamuksella, että markkinaoikeus ei kiellä päätöksen toimeenpanoa, koska täytäntöönpanosta ei seuraa mitään peruuttamatonta, eikä valitus saa estää yrityksen lakisääteisen vakuuttamisvelvollisuuden toimeenpanoa ja suojautumista vakuutuskelpoisia riskejä vastaan.

Vakuutusprosessi

Kerätään taustatiedot ja suoritetaan riskiarviot.
Arvioidaan riskin vakuutuskelpoisuus ja pyydetään tarvittaessa vakuutusmeklarin konsultaatio.
Esitellään johtoryhmälle vakuuttamisehdotus.
Toimeenpannaan johtoryhmän päätös.
Tarvittaessa annetaan vakuutusmeklarille toimeksianto kilpailuttamisesta.
Esitellään johtoryhmälle tarjouskilpailun tulos ja hankitaan vakuutuspäätös.
Toimeenpannaan johtoryhmän päätös.
Tilataan vakuutussopimukset valitulta vakuutuslaitokselta.
Kaikki vakuutuksiin liittyvät asiakirjat arkistoidaan. Tavoitteena arkistoinnissa on sähköinen asiakirjahallinta.

Vahinkokäsittelyprosessi
Vahinkokäsittelyprosessi sisältää seuraavat vaiheet

Vahingon omistaja antaa tiedot vahinkoilmoitusta varten.
Analysoidaan vahinkotapahtuma ja laaditaan vahinkoilmoitus.
Haetaan vakuutussopimuksen mukaiset korvaukset.
Lähetetään tieto haetusta korvauksesta taloushallintoon.
Ilmoitetaan vakuutuslaitoksen korvauspäätöksestä taloushallinnolle.
Vakuutusten hoidosta raportoidaan vuosittain johtoryhmälle.

Vakuutuslajin hoitajan tehtävät
Vakuutuksen hoitajat nimetään vakuutuskohtaisesti. Vakuutuksen hoitajan rooliin liittyviä tehtäviä ovat:

Vakuutussopimusta varten tarvittavien tietojen toimittaminen vakuutuslaitokselle.
Suojeluehtojen mukaisten vahingontorjunta-asioiden hoito.
Korvausten haku vakuutuslaitokselta.
Avustaminen vahinkoasioissa ja korvauspäätösten vastaanottaminen.
Vakuutuslaskujen asiatarkistus (vakuutusmaksuilmoitukset ja laskut osoitetaan suoraan taloushallinnolle).
Vakuutettujen informointi henkilövakuutuksiin liittyvissä asioissa.
Vakuutussopimukseen kohdistuvista muutoksista ilmoittaminen.
Vakuutuksiin kohdistuvien muutosehdotusten esittäminen.

Vakuutusmenojen arviointi ja vuosibudjetointi
Vakuutusprosessin omistajan edustaja käy vuosittain vakuutuslaitoksen välillä neuvotteluja voimassa olevasta vakuutusturvasta. Näiden neuvottelujen tuloksena vakuutusturvaa tarvittaessa päivitetään. Taloushallinnon vastuulla on kaikkien vakuutussopimusten mukaisten vakuutusmenojen arviointi ja vuosibudjetointi. Riskienhallintapäällikkö ilmoittaa talouspalvelulle tiedot budjetointia varten

Vakuutusten ottaminen, irtisanominen ja muuttaminen
Vakuutuksenottajalla on oikeus irtisanoa vakuutus milloin tahansa vakuutuskauden aikana. Irtisanominen suoritetaan aina kirjallisesti. Uudet vakuutukset, voimassa olevien irtisanominen tai niiden muuttaminen tapahtuu kirjallisesti johtoryhmän tekemän päätöksen mukaisesti.

Omavastuut
Omavastuu on rahamäärä, joka vähennetään korvattavan vahingon määrästä. Suurien omavastuiden tulee kannustaa omaehtoiseen vahingontorjuntaan. Omavastuu määritellään vakuutuslajikohtaisesti. Vahinkotilanteissa omavastuuriskien kattamiseen käytetään yrityksen käyttöpääoman likviditeettivarantoa.

Yrityksen johtoryhmä käsittelee vakuutuksiin liittyvät asiat normaalin strategisen ja operatiivisen raportoinnin yhteydessä.

Henkilökohtaisen korvausvastuun periaate
Jos henkilö on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, voidaan tulevaa korvausta alentaa tai se voidaan evätä. Vahinkovakuutuksen vakuutusehdoissa voidaan lisäksi määrätä, että vakuutetulle tulevaa korvausta voidaan alentaa tai se voidaan evätä, jos hänen alkoholin tai huumausaineen käyttönsä on vaikuttanut vakuutustapahtumaan.

Yritys voi vaatia henkilöltä korvausta, jos voidaan osoittaa, että henkilö on hänelle luovutetun käyttöomaisuuden osalta laiminlyönyt suojeluohjeita ja laiminlyönnillä on ollut vaikutus vahingon syntymiseen esimerkiksi työntekijän käyttöön luovutettujen työvälineiden kohdalla.