Liiketoimintaprosessin resilienssi

Yritysturvallisuus > Johtamismalli

Liiketoimintaprosessin resilienssin arviointi

Liiketoimintaprosessien resilienssi on noussut keskeiseksi kilpailutekijäksi maailmassa, jossa häiriöt ovat ennemmin sääntö kuin poikkeus. Organisaatiot, jotka tunnistavat kriittiset riippuvuutensa, arvioivat palautumiskykynsä ja kehittävät prosessejaan systemaattisesti, pystyvät jatkamaan toimintaansa myös odottamattomissa tilanteissa.

Resilienssin arviointi ei ole pelkästään riskienhallintaa, se on strateginen johtamisen väline, joka auttaa kohdistamaan kehittämistoimet sinne, missä niillä on suurin vaikutus liiketoiminnan jatkuvuuteen ja kilpailukykyyn. Digitaalinen arviointiratkaisu, kuten SecMeter PRORES – Business Process Resilience Development Tool, tekee liiketoimintaprosessin arvioinnista yhdenmukaista, mitattavaa ja helposti toistettavaa sekä tarjoaa johdolle selkeän näkymän yrityksen liiketoimintaprosessin nykyiseen kyvykkyyteen ja kehitystarpeisiin.

Lataa linkistä selkeä ja helppokäyttöinen yrityksen liiketoimintaprosessin resilienssin arviointimenetelmä. Menetelmä on toteutettu täytettävänä ja tallennettavana PDF-lomakkeena, joka muodostaa automaattisesti johdon tilannekuvan ja raportin käyttäjän antamien vastausten perusteella. SecMeter PRORES – Business Process Resilience Development Tool -menetelmän käyttö yrityksissä on vapaata alkuperäisessä muodossaan ja ulkoasussaan. Menetelmän käyttö konsulttiliiketoiminnassa ei ole sallittua..

Suosittelemme käyttämään lomaketta ensisijaisesti Adobe Acrobat Reader -PDF-lukijaohjelmalla. Adobe Acrobat Reader tukee lomakkeen kaikkia toimintoja, kuten automaattista laskentaa, navigointia ja Dashboardin graafisia elementtejä. Myös Google Chromen sisäinen PDF-lukija tukee lomakkeen keskeisiä toimintoja hyvin. Microsoft Edge käyttää omaa PDF-moottoriaan, jonka tuki PDF JavaScript -toiminnoille on rajallinen. Tämän vuoksi lomakkeen automaattiset laskennat ja navigointitoiminnot eivät toimi Edge-selaimessa.

Jos julkisella verkkosivustolla on avoimesti saatavilla oleva työkalu, viranomaisella on oikeus ladata se arvioitavaksi samalla tavoin kuin se voi hankkia alan kirjallisuutta tai hyödyntää julkisesti saatavilla olevaa muuta aineistoa. PDF-tiedostojen avaamiseen liittyy kuitenkin aina tietoturvariski, sillä ne voivat sisältää esimerkiksi JavaScript-koodia tai hyödyntää PDF-lukuohjelmistojen mahdollisia haavoittuvuuksia. Tämän vuoksi organisaation tulee käyttää ajantasaista PDF-lukuohjelmistoa ja arvioida lataamiseen sekä tiedoston avaamiseen liittyvät riskit osana normaalia tietoturvan hallintaa. Valtionhallinnossa tiedonhallintalaki sekä organisaatioiden omat tietoturvakäytännöt voivat edellyttää, että ulkopuolelta ladattavat tiedostot tarkastetaan tai avataan suojatussa ympäristössä ennen niiden käyttöä sisäverkossa.

SecMeter PRORES

SecMeter PRORES käyttäjän ohje

Miksi liiketoimintaprosessien resilienssi on tärkeämpää kuin koskaan?
Yritysten toimintaympäristö muuttuu nopeammin kuin koskaan aiemmin. Kyberhyökkäykset, toimitusketjujen häiriöt, henkilöstömuutokset, lainsäädännön uudistukset ja markkinoiden epävarmuus voivat keskeyttää kriittisiä liiketoimintaprosesseja hetkessä.

Mitä liiketoimintaprosessin resilienssi tarkoittaa?

Liiketoimintaprosessin resilienssi kuvaa sitä, kuinka hyvin yksittäinen prosessi pystyy säilyttämään toimintakykynsä odottamattomissa tilanteissa. Esimerkiksi:

asiakaspalvelu
myynti
tuotanto
laskutus
hankinta
IT-palvelut

Hyvin suunniteltu prosessi ei ole vain tehokas normaalioloissa, vaan toimii myös silloin, kun:

järjestelmä kaatuu
avainhenkilö sairastuu
alihankkija ei toimita
verkkoyhteydet katkeavat
kyberhyökkäys estää normaalin toiminnan.

Resilienssin keskeiset osa-alueet
Liiketoimintaprosessin resilienssi muodostuu useista toisiaan tukevista tekijöistä.

1. Riippuvuudet ja pullonkaulat
Kuinka riippuvainen prosessi on:

yksittäisestä henkilöstä
järjestelmästä
toimittajasta
tiedosta
teknologiasta?

Mitä enemmän yksittäisiä riippuvuuksia on, sitä haavoittuvampi prosessi on.

2. Palautumiskyky ja toiminnan jatkuvuus
Kuinka nopeasti prosessi pystyy palaamaan normaaliksi häiriön jälkeen?

Hyviä kysymyksiä ovat esimerkiksi:

Onko jatkuvuussuunnitelma?
Onko varajärjestelmiä?
Tiedetäänkö vastuut?
Onko palautumista harjoiteltu?

3. Joustavuus ja skaalautuvuus
Voidaanko prosessia muuttaa nopeasti?

Esimerkiksi:

työ voidaan siirtää toiselle henkilölle
kapasiteettia voidaan kasvattaa
toimintatapa voidaan vaihtaa
palvelua voidaan tuottaa etänä.

4. Tiedonkulku ja tilannekuva
Häiriötilanteessa päätöksiä voidaan tehdä vain, jos käytettävissä on oikea tieto.

Yrityksen tulee tietää:

mitä tapahtuu
missä tapahtuu
kuinka vakava tilanne on
mitä vaikutuksia sillä on.

5. Vaihtoehtoiset toimintamallit
Resilientillä yrityksellä on aina vaihtoehtoja.

Esimerkiksi:

toinen toimittaja
varapalvelin
manuaalinen toimintamalli
vaihtoehtoinen työskentelypaikka.

6. Jatkuva oppiminen ja harjoittelu
Resilienssi ei synny dokumenteista. Se syntyy harjoittelusta. Yrityksen tulisi säännöllisesti:

harjoitella häiriötilanteita
analysoida poikkeamia
päivittää toimintamalleja
kouluttaa henkilöstöä.

Miksi resilienssi kannattaa arvioida?
Monessa organisaatiossa oletetaan, että prosessit toimivat myös häiriöissä. Todellisuudessa tätä ei kuitenkaan ole koskaan mitattu.

Resilienssin arviointi auttaa tunnistamaan:

kriittisimmät riskit
kehityskohteet
investointien vaikutukset
liiketoiminnan jatkuvuuden vahvuudet
priorisoitavat kehitystoimet.

Arviointi tekee abstraktista käsitteestä konkreettisen ja mitattavan.

Systemaattinen arviointi tukee päätöksentekoa
Kun arviointi tehdään samalla menetelmällä kaikille prosesseille, voidaan vertailla esimerkiksi:

eri liiketoimintayksiköitä
eri prosesseja
eri toimipisteitä
kehitystä ajan kuluessa.

Tällöin yritys pystyy kohdistamaan resurssinsa sinne, missä niillä saavutetaan suurin vaikutus.

Resilienssi-indeksi kuvaa kokonaisuutta
Yksi tehokkaimmista tavoista kuvata organisaation kyvykkyyttä on muodostaa kokonaisresilienssi-indeksi.

Indeksi perustuu yleensä kahteen näkökulmaan:

osa-alueen kriittisyys
nykyinen toteutustaso.

Näiden perusteella voidaan laskea kokonaisarvio esimerkiksi asteikolla 0–100. Mitä korkeampi pistemäärä, sitä paremmin organisaatio pystyy ylläpitämään toimintakykyään erilaisissa häiriötilanteissa.

Arvioinnin hyödyntäminen kehittämisessä
Pelkkä pistemäärä ei vielä kehitä toimintaa. Todellinen hyöty syntyy, kun arvioinnin perusteella:

tunnistetaan tärkeimmät kehityskohteet
priorisoidaan toimenpiteet
määritellään vastuuhenkilöt
seurataan kehitystä säännöllisesti
arviointi toistetaan esimerkiksi vuosittain.

Näin resilienssistä tulee osa organisaation jatkuvaa kehittämistä eikä yksittäinen projekti.

Digitaalinen arviointityökalu tehostaa työtä
Manuaaliset Excel-taulukot ja yksittäiset kyselyt vaikeuttavat kokonaiskuvan muodostamista.

Digitaalinen arviointityökalu mahdollistaa:

yhdenmukaiset arviointikriteerit
automaattisen pisteytyksen
resilienssi-indeksin laskennan
kypsyystason määrittämisen
kehitystoimenpiteiden priorisoinnin
raportoinnin johdolle.

Kun arviointi voidaan tehdä nopeasti ja tulokset ovat helposti tulkittavissa, yritys pystyy kehittämään toimintaansa suunnitelmallisesti ja perustelemaan investoinnit tiedolla.