Liiketoimintaprosessin resilienssi - SecMeter

Miksi liiketoimintaprosessien resilienssi on tärkeämpää kuin koskaan?

Yritysten toimintaympäristö muuttuu nopeammin kuin koskaan aiemmin. Kyberhyökkäykset, toimitusketjujen häiriöt, henkilöstömuutokset, lainsäädännön uudistukset ja markkinoiden epävarmuus voivat keskeyttää kriittisiä liiketoimintaprosesseja hetkessä.

Mitä liiketoimintaprosessin resilienssi tarkoittaa?

Liiketoimintaprosessin resilienssi kuvaa sitä, kuinka hyvin yksittäinen prosessi pystyy säilyttämään toimintakykynsä odottamattomissa tilanteissa. Esimerkiksi:

• asiakaspalvelu
• myynti
• tuotanto
• laskutus
• hankinta
• IT-palvelut

Hyvin suunniteltu prosessi ei ole vain tehokas normaalioloissa, vaan toimii myös silloin, kun:

• järjestelmä kaatuu
• avainhenkilö sairastuu
• alihankkija ei toimita
• verkkoyhteydet katkeavat
• kyberhyökkäys estää normaalin toiminnan.

Resilienssin keskeiset osa-alueet

Liiketoimintaprosessin resilienssi muodostuu useista toisiaan tukevista tekijöistä.

1. Riippuvuudet ja pullonkaulat

Kuinka riippuvainen prosessi on:

• yksittäisestä henkilöstä
• järjestelmästä
• toimittajasta
• tiedosta
• teknologiasta?

Mitä enemmän yksittäisiä riippuvuuksia on, sitä haavoittuvampi prosessi on.

2. Palautumiskyky ja toiminnan jatkuvuus

Kuinka nopeasti prosessi pystyy palaamaan normaaliksi häiriön jälkeen?

Hyviä kysymyksiä ovat esimerkiksi:

• Onko jatkuvuussuunnitelma?
• Onko varajärjestelmiä?
• Tiedetäänkö vastuut?
• Onko palautumista harjoiteltu?

3. Joustavuus ja skaalautuvuus

Voidaanko prosessia muuttaa nopeasti?

Esimerkiksi:

• työ voidaan siirtää toiselle henkilölle
• kapasiteettia voidaan kasvattaa
• toimintatapa voidaan vaihtaa
• palvelua voidaan tuottaa etänä.

4. Tiedonkulku ja tilannekuva

Häiriötilanteessa päätöksiä voidaan tehdä vain, jos käytettävissä on oikea tieto.

Yrityksen tulee tietää:

• mitä tapahtuu
• missä tapahtuu
• kuinka vakava tilanne on
• mitä vaikutuksia sillä on.

5. Vaihtoehtoiset toimintamallit

Resilientillä yrityksellä on aina vaihtoehtoja.

Esimerkiksi:

• toinen toimittaja
• varapalvelin
• manuaalinen toimintamalli
• vaihtoehtoinen työskentelypaikka.

6. Jatkuva oppiminen ja harjoittelu

Resilienssi ei synny dokumenteista. Se syntyy harjoittelusta. Yrityksen tulisi säännöllisesti:

• harjoitella häiriötilanteita
• analysoida poikkeamia
• päivittää toimintamalleja
• kouluttaa henkilöstöä.

Miksi resilienssi kannattaa arvioida?

Monessa organisaatiossa oletetaan, että prosessit toimivat myös häiriöissä. Todellisuudessa tätä ei kuitenkaan ole koskaan mitattu.

Resilienssin arviointi auttaa tunnistamaan:

• kriittisimmät riskit
• kehityskohteet
• investointien vaikutukset
• liiketoiminnan jatkuvuuden vahvuudet
• priorisoitavat kehitystoimet.

Arviointi tekee abstraktista käsitteestä konkreettisen ja mitattavan.

Systemaattinen arviointi tukee päätöksentekoa

Kun arviointi tehdään samalla menetelmällä kaikille prosesseille, voidaan vertailla esimerkiksi:

• eri liiketoimintayksiköitä
• eri prosesseja
• eri toimipisteitä
• kehitystä ajan kuluessa.

Tällöin yritys pystyy kohdistamaan resurssinsa sinne, missä niillä saavutetaan suurin vaikutus.

Resilienssi-indeksi kuvaa kokonaisuutta

Yksi tehokkaimmista tavoista kuvata organisaation kyvykkyyttä on muodostaa kokonaisresilienssi-indeksi.

Indeksi perustuu yleensä kahteen näkökulmaan:

1. osa-alueen kriittisyys
2. nykyinen toteutustaso.

Näiden perusteella voidaan laskea kokonaisarvio esimerkiksi asteikolla 0–100. Mitä korkeampi pistemäärä, sitä paremmin organisaatio pystyy ylläpitämään toimintakykyään erilaisissa häiriötilanteissa.

Arvioinnin hyödyntäminen kehittämisessä

Pelkkä pistemäärä ei vielä kehitä toimintaa. Todellinen hyöty syntyy, kun arvioinnin perusteella:

• tunnistetaan tärkeimmät kehityskohteet
• priorisoidaan toimenpiteet
• määritellään vastuuhenkilöt
• seurataan kehitystä säännöllisesti
• arviointi toistetaan esimerkiksi vuosittain.

Näin resilienssistä tulee osa organisaation jatkuvaa kehittämistä eikä yksittäinen projekti.

Digitaalinen arviointityökalu tehostaa työtä

Manuaaliset Excel-taulukot ja yksittäiset kyselyt vaikeuttavat kokonaiskuvan muodostamista.

Digitaalinen arviointityökalu mahdollistaa:

• yhdenmukaiset arviointikriteerit
• automaattisen pisteytyksen
• resilienssi-indeksin laskennan
• kypsyystason määrittämisen
• kehitystoimenpiteiden priorisoinnin
• raportoinnin johdolle.

Kun arviointi voidaan tehdä nopeasti ja tulokset ovat helposti tulkittavissa, yritys pystyy kehittämään toimintaansa suunnitelmallisesti ja perustelemaan investoinnit tiedolla.