Tapaus Helsingin asumisen palvelut - SecMeter

Epäily perustuu remonttien ylilaskutukseen

Rikoksesta epäillyt työntekijät vastasivat kaupungin omistamien asuntojen remonttien tilaamisesta muun muassa vuokralaisten vaihtumisen yhteydessä. Työt saattoivat sisältää esimerkiksi seinien maalaamista, lattioiden vaihtamista ja keittiöiden uusimista.

Poliisin epäilyn mukaan remonttilaskuihin lisättiin työtunteja tai muita kustannuksia, jotka eivät vastanneet todellisuudessa tehtyä työtä. Osa julkisuudessa esitetyistä tiedoista viittaa myös kokonaan tekemättömiin remontteihin eli niin sanottuihin haamuremontteihin.

Ylilaskutettujen varojen epäillään siirtyneen urakoitsijalta kaupungin työntekijöille erilaisten yritys- ja maksujärjestelyjen kautta. Poliisin mukaan työntekijöiden henkilökohtainen rikoshyöty on ollut yhteensä vähintään 600 000 euroa.

Kaupungille aiheutunut kokonaisvahinko voi kuitenkin olla tätä suurempi. Epäilty rikoshyöty kuvaa työntekijöille päätyneitä varoja, mutta ei välttämättä kaikkia ylimääräisiä kustannuksia, joita kaupunki on maksanut ylilaskutetuista tai tekemättömistä töistä.

Poliisi on saanut esitutkinnan aikana haltuunsa satojen tuhansien eurojen arvosta epäiltyä rikoshyötyä muun muassa ulosoton kautta. Tapaus tuli viranomaisten tietoon poliisin ja Verohallinnon yhteistyön perusteella.

Väärinkäytös syntyy mahdollisuudesta

Väärinkäytösten taustalla tarkastellaan usein kolmea tekijää: henkilöllä on motiivi toimia väärin, hän pystyy perustelemaan toimintansa itselleen ja organisaation järjestelmät tarjoavat väärinkäytökselle mahdollisuuden.

Organisaatio ei voi täysin hallita yksittäisen työntekijän motiiveja tai henkilökohtaista päätöksentekoa. Se voi kuitenkin vaikuttaa merkittävästi siihen, kuinka helppoa väärinkäytöksen toteuttaminen, salaaminen ja jatkaminen on.

Helsingin remonttitapausta koskevien epäilyjen perusteella keskeinen kysymys on, kuinka suuren määrän remontteja työntekijät pystyivät tilaamaan ja hyväksymään ilman, että mahdolliset poikkeamat havaittiin kaupungin omissa järjestelmissä.

Mikäli sama työntekijä voi tilata työn, todeta sen valmistuneeksi, hyväksyä laskun ja ylläpitää yhteyksiä urakoitsijaan, tehtäviä ja päätösvaltaa on keskittynyt liikaa yhdelle henkilölle. Tällöin väärinkäytös ei välttämättä edellytä järjestelmien murtamista tai asiakirjojen väärentämistä. Henkilö voi käyttää hänelle laillisesti myönnettyjä oikeuksia organisaation edun vastaisesti.

Tämän vuoksi käyttöoikeuksien hallinta ei yksin riitä estämään sisäisiä väärinkäytöksiä. Työntekijällä voi olla järjestelmään asianmukainen pääsy, mutta hänen tekemänsä päätökset voivat silti olla perusteettomia tai vilpillisiä.

Sisäinen valvonta ei saa perustua luottamukseen

Luottamus on työyhteisön toiminnan kannalta välttämätöntä, mutta se ei voi korvata valvontaa. Toimiva sisäinen valvonta suojaa sekä organisaatiota että rehellisesti toimivia työntekijöitä.

Keskeinen valvontaperiaate on tehtävien eriyttäminen. Remontin tilaamisen, toteutuksen todentamisen, laskun tarkastamisen ja maksun hyväksymisen tulisi mahdollisuuksien mukaan kuulua eri henkilöille. Ainakin merkittävissä tai toistuvissa hankinnoissa päätöksentekoon pitäisi osallistua vähintään kaksi toisistaan riippumatonta henkilöä.

Myös toimittajasuhteita tulisi valvoa järjestelmällisesti. Pitkä yhteistyösuhde voi lisätä tehokkuutta ja keskinäistä luottamusta, mutta samalla se voi synnyttää riippuvuuksia ja epävirallisia toimintatapoja. Urakoitsijan pitkäaikainen asema sopimustoimittajana ei saisi merkitä sitä, että laskujen, hintojen tai työn toteutumisen tarkastamisesta luovutaan.

Tapauksessa mukana ollut rakennusalan yritys oli toiminut kaupungin alihankkijana ainakin vuodesta 2020 lähtien. Pitkään jatkuneessa sopimussuhteessa olisi perusteltua tarkastella säännöllisesti esimerkiksi hintatasoa, laskutusmääriä, työn laatua, reklamaatioita, poikkeuksellisia maksutapahtumia ja yhteyksiä organisaation työntekijöihin.

Pienistä laskuista voi muodostua suuri vahinko

Satoihin remontteihin jakautunut ylilaskutus voi olla vaikea havaita tavanomaisessa laskujen käsittelyssä. Yksittäinen lasku ei välttämättä ole niin suuri tai poikkeuksellinen, että se herättäisi automaattisesti huomiota.

Kun pieniä ylimääräisiä laskutuksia toistetaan pitkän ajan kuluessa, kokonaisvahinko voi kuitenkin kasvaa huomattavaksi. Tällaisessa tilanteessa perinteinen laskukohtainen tarkastus ei välttämättä riitä.

Valvonnassa olisi tarkasteltava myös kokonaisuuksia. Organisaation pitäisi pystyä vertailemaan esimerkiksi urakoitsijakohtaisia laskutusmääriä, remonttien keskimääräisiä kustannuksia, käytettyjä työtunteja, asuntojen kokoja ja töiden sisältöjä.

Jos samankaltaisten asuntojen remonttikustannuksissa on huomattavia eroja tai yhden urakoitsijan laskutus kasvaa nopeasti ilman selvää toiminnallista perustetta, järjestelmän pitäisi nostaa poikkeama tarkastettavaksi.

Myös poikkeuksellisen suuri määrä yhden työntekijän tilaamia remontteja, toistuvat tasaluvut laskuissa, epätyypilliset työajat tai jatkuvasti samalle toimittajalle ohjautuvat tilaukset voivat olla merkkejä tarkemman tarkastuksen tarpeesta.

Toteutunut työ on pystyttävä todentamaan

Pelkkä lasku ei osoita, että työ on tehty. Remonttien ja muiden palveluhankintojen valvonnassa tulisi olla luotettava tapa varmistaa työn todellinen toteutuminen.

Todentaminen voi perustua esimerkiksi ennen ja jälkeen otettuihin valokuviin, sähköisiin työmääräyksiin, materiaaliluetteloihin, työaikakirjauksiin ja asukkaan tai riippumattoman tarkastajan kuittaukseen.

Dokumentoinnin on kuitenkin oltava riittävän luotettavaa. Valokuvien pitäisi olla yhdistettävissä tiettyyn asuntoon, ajankohtaan ja työmääräyksiin. Myös jälkikäteen tehtäviä tarkastuksia ja satunnaisia pistokokeita tarvitaan, jotta dokumentaatiosta ei muodostu pelkkä muodollisuus.

Erityisen tärkeää tämä on hajautetussa toiminnassa, jossa töitä tehdään samanaikaisesti useissa eri kohteissa. Esihenkilö tai laskun hyväksyjä ei tällöin välttämättä koskaan käy itse remonttikohteessa.

Yritysturvallisuus kattaa myös sisäiset väärinkäytökset

Yritysturvallisuudessa huomio kohdistuu usein ulkoisiin uhkiin, kuten kyberhyökkäyksiin, murtoihin, tietovarkauksiin ja toimitusketjujen häiriöihin. Organisaation omiin työntekijöihin, toimittajiin ja päätöksentekoprosesseihin liittyvät riskit voivat kuitenkin aiheuttaa yhtä vakavia vahinkoja.

Sisäinen väärinkäytös voi aiheuttaa suoran taloudellisen menetyksen lisäksi mainehaittaa, oikeudenkäyntikuluja, toiminnan keskeytymistä ja luottamuksen heikkenemistä. Julkisessa organisaatiossa vahinko kohdistuu lisäksi verovarojen asianmukaiseen käyttöön ja kansalaisten luottamukseen.

Tapauksen turvallisuusvaikutukset eivät siten rajoitu epäiltyyn rikoshyötyyn. Kaupunki joutuu käyttämään resursseja tapahtumien selvittämiseen, sopimusten purkamiseen, mahdollisten vahinkojen takaisinperintään ja valvontajärjestelmien uudistamiseen.

Samalla muut hankinnat ja työntekijöiden tekemät päätökset voivat joutua laajemman tarkastelun kohteeksi. Yksittäinen rikosepäily voi siten aiheuttaa pitkäkestoisen vaikutuksen koko organisaation toimintaan.

Varoitusmerkkien tunnistaminen on esihenkilöiden vastuulla

Väärinkäytökset havaitaan usein ensimmäisen kerran poikkeavana käyttäytymisenä, epäjohdonmukaisina toimintatapoina tai tavallisuudesta poikkeavina taloudellisina tapahtumina.

Varoitusmerkkejä voivat olla esimerkiksi työntekijän haluttomuus pitää lomaa, vastustus tehtävien siirtämistä kohtaan, poikkeuksellisen läheinen suhde toimittajaan, laskujen käsittelyn kiirehtiminen tai halu pitää tietyt työvaiheet yksinomaan omassa hallinnassa.

Yksittäinen havainto ei osoita väärinkäytöstä, eikä työntekijöitä tule epäillä perusteetta. Useiden varoitusmerkkien yhdistelmä voi kuitenkin antaa aiheen tarkastaa toimintaa tavallista huolellisemmin.

Esihenkilöillä on tärkeä rooli valvonnan toteuttamisessa. Heidän tulisi ymmärtää työntekijöiden käytössä olevat valtuudet, tarkastella poikkeavia tapahtumia ja varmistaa, ettei kriittinen prosessi ole käytännössä yhden henkilön hallinnassa.

Valvontaa ei pitäisi myöskään keskittää vain taloushallintoon. Hankinnoista, sopimuksista, henkilöstöstä, tietojärjestelmistä ja turvallisuudesta vastaavien toimintojen olisi vaihdettava tietoa keskenään. Yhdessä järjestelmässä tavalliselta näyttävä tapahtuma voi paljastua poikkeavaksi, kun sitä verrataan muiden toimintojen tietoihin.

Ilmoituskanava tukee väärinkäytösten havaitsemista

Organisaation työntekijöillä ja yhteistyökumppaneilla tulisi olla turvallinen tapa ilmoittaa epäilyttävästä toiminnasta. Ilmoituskanavan täytyy olla luottamuksellinen, helposti saavutettava ja sellainen, ettei ilmoituksen tekemisestä seuraa ilmoittajalle kielteisiä vaikutuksia.

Ilmoituskanava ei kuitenkaan yksin riitä. Organisaation on myös osoitettava, että ilmoitukset käsitellään asianmukaisesti ja että perusteltuihin epäilyihin reagoidaan.

Mikäli työntekijät uskovat, ettei ilmoittaminen johda mihinkään tai että ilmoittaja leimataan ongelmalliseksi, väärinkäytökset voivat jatkua pitkään. Turvallisuuskulttuurissa olennaista on, että poikkeamien esille tuominen koetaan organisaation suojelemiseksi eikä työtoverin syyttämiseksi.

Kaupunki on käynnistämässä toimintatapojen tarkastelun

Helsingin kaupunki sai tiedon rikostutkinnasta vuoden 2025 lopulla ja on tehnyt yhteistyötä poliisin kanssa. Molemmat rikoksesta epäillyt työntekijät ovat poistuneet kaupungin palveluksesta, ja kaupunki on purkanut sopimuksen epäillyn urakoitsijan kanssa.

Kaupungin edustajat ovat ilmoittaneet, että toimintaprosessit arvioidaan uudelleen, kun poliisin esitutkintamateriaali saadaan käyttöön. Tarkastelussa tulisi kiinnittää huomiota erityisesti tehtävien eriyttämiseen, laskujen hyväksymiseen, remonttien todentamiseen, toimittajasuhteiden valvontaan ja poikkeamien automaattiseen tunnistamiseen.

Pelkkä yksittäisten työntekijöiden tai urakoitsijan poistaminen ei kuitenkaan ratkaise mahdollista rakenteellista ongelmaa. Jos valvontajärjestelmä on mahdollistanut väärinkäytöksen, samankaltainen riski voi säilyä myös henkilöiden vaihtumisen jälkeen.

Korjaavien toimenpiteiden pitäisi siksi kohdistua henkilöiden lisäksi prosesseihin, järjestelmiin, johtamiseen ja valvontakulttuuriin.

Tapaus ei koske Hekan työntekijöitä tai asuntoja

Rikosepäilyt eivät kohdistu Helsingin kaupungin asunnot Oy eli Hekan työntekijöihin tai Hekan hallinnoimiin asuntoihin.

Tutkinnan kohteena olevat henkilöt työskentelivät Helsingin kaupungin asumisen palvelut -yksikössä. Remontit tehtiin tämän yksikön hallinnoimiin kaupungin omistamiin vapaarahoitteisiin vuokra-asuntoihin ja erityisryhmille tarkoitettuihin asuntoihin.

Erottelu on tärkeä, sillä Helsingin kaupungin vuokra-asunnot mielletään usein automaattisesti Hekan asunnoiksi. Useat tiedotusvälineet joutuivatkin korjaamaan alkuperäisiä uutisiaan tältä osin.

Luottamus edellyttää toimivaa valvontaa

Helsingin kaupungin remontteihin liittyvä rikosepäily osoittaa, ettei väärinkäytösriskiä voida hallita pelkästään työntekijöiden rehellisyyteen tai pitkäaikaisiin toimittajasuhteisiin luottamalla.

Organisaation on rakennettava toimintansa niin, ettei yksittäinen henkilö pysty tilaamaan, hyväksymään ja todentamaan merkittäviä hankintoja ilman riippumatonta valvontaa. Toimittajien laskutusta on tarkasteltava sekä yksittäisten laskujen että laajempien kokonaisuuksien tasolla.

Tehokas sisäinen valvonta ei ole epäluottamuksen osoitus työntekijöitä kohtaan. Se on osa hyvää hallintoa ja yritysturvallisuutta. Toimivat kontrollit suojaavat organisaation varoja, rehellisiä työntekijöitä ja yhteistyökumppaneita sekä vähentävät tilanteita, joissa väärinkäytöksen mahdollisuus voi syntyä.

Tapauksen tärkein opetus on, että turvallisuus ei koostu vain ulkoisilta uhkilta suojautumisesta. Myös organisaation sisäiset valtuudet, hankintapäätökset, toimittajasuhteet ja taloudelliset prosessit on suunniteltava siten, että väärinkäytökset voidaan ehkäistä, havaita ja selvittää mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.