Ylläpitoversiolla määritetään koulutuspolku, kohderyhmä tai henkilö, suoritusilmoitukset ja määräpäivät. Henkilöstölle ei jaeta ylläpitoversiota, vaan painikkeella Luo jakeluversio muodostettu erillinen HTML-tiedosto.

1. Valitse koulutuspolku.
2. Määritä yritys ja organisaatio, yksikkö, osasto, tiimi tai muu kohde.
3. Määritä jakelutavan edellyttämät henkilötiedot tai yrityksen sähköpostidomain.
4. Määritä suoritusilmoituksen vastaanottaja, sisältö ja sähköpostipalvelu.
5. Valitse aikataulumalli ja määräpäivät.
6. Tarkista määräpäivät painikkeella Muodosta määräpäivät.
7. Luo jakeluversio. Henkilökohtainen versio ja ryhmäkohtainen versio on lähetettävä vastaanottajille erikseen sähköpostin liitteenä; sovellus ei lähetä tiedostoja automaattisesti.

Perehdyttämiskoulutuspolku muodostaa henkilökohtaisen tiedoston. Ylläpitäjä määrittää perehdytettävän nimen ja työsähköpostin, ja tiedosto on tarkoitettu vain tälle henkilölle.

Muut koulutuspolut muodostavat ryhmäjakeluversion. Sama ryhmäkohtainen HTML voidaan toimittaa määritellylle ryhmälle. Jokainen käyttäjä kirjoittaa ensimmäisellä käyttökerralla oman nimensä ja yrityksen työsähköpostiosoitteensa. Tiedot lukitaan, kun ensimmäinen moduuli avataan.

Ryhmäjakelussa domain rajaa hyväksyttävät työsähköpostiosoitteet. Kirjoita vain verkkotunnus, esimerkiksi secmeter.com, ilman @-merkkiä. Osoitteen on päätyttävä täsmälleen määritettyyn domainiin.

Sovellus ei lähetä sähköpostia itsenäisesti eikä taustalla. Hyväksytyn suorituksen jälkeen käyttäjä voi muodostaa valmiin viestin, joka avataan valitussa Gmail-, Outlook Web- tai oletussähköpostiohjelmassa. Käyttäjä tarkistaa viestin ja painaa itse Lähetä.

Ilmoitus voidaan muodostaa jokaisen hyväksytyn moduulin jälkeen tai vasta koko koulutuspolun valmistuttua. Koko polun ilmoitus on muodostettavissa myös Omat suoritukset -sivulta sen jälkeen, kun kaikki moduulit ovat valmiit.

Menneitä määräpäiviä ei hyväksytä. Jakeluversioon tallennetaan Luo jakeluversio -hetkellä voimassa oleva aikataulu.

• Jaksotus: valitse aloituspäivä ja väli 1–365 päivää. Ensimmäisen moduulin määräpäivä on yhden valitun välin päässä aloituspäivästä.
• Yhteinen määräpäivä: kaikki koulutuspolun moduulit saavat saman määräpäivän.
• Manuaalinen: määritä jokaiselle koulutuspolun moduulille oma määräpäivä.

Muodosta määräpäivät näyttää tarkistettavan esikatselun. Luo jakeluversio laskee ja tarkistaa päivät aina uudelleen nykyisistä kentistä.

Jakeluversio on itsenäinen HTML-tiedosto, johon koulutuspolku, yritys, kohde, sähköpostiasetukset ja määräpäivät lukitaan. Sovellus muodostaa ja tallentaa tiedoston, mutta se ei lähetä tiedostoa sähköpostilla eikä siirrä sitä vastaanottajille automaattisesti. Henkilökohtainen versio ja ryhmäkohtainen versio on lähetettävä vastaanottajille erikseen sähköpostin liitteenä. Ylläpitäjän vastuulla on lähettää henkilökohtainen tiedosto nimetylle henkilölle ja sama ryhmäkohtainen tiedosto kaikille määritellyn ryhmän jäsenille.

Ryhmäversion jokaisella käyttäjällä tulee olla oma selainprofiili tai muu erillinen selainympäristö, jos samaa tietokonetta käyttää useampi kouluttautuja.

Älä muuta jakeluversiota käsin. Jos asetuksia pitää vaihtaa, tee muutos ylläpitoversiossa ja muodosta uusi jakeluversio. Uusi jakeluversio saa uuden jakelutunnisteen, joten vanhan version JSON-varmuuskopio ei siirry siihen automaattisesti.

Ylläpidon kenttäarvot tallentuvat automaattisesti selaimen paikalliseen tallennukseen. Tallenna sovellus tekee lisäksi HTML-kopion, johon nykyiset ylläpitoasetukset tallennetaan lähtöarvoiksi. Tämä helpottaa ylläpitoversion siirtämistä toiselle tietokoneelle. Selaimessa myöhemmin tehdyt muutokset voivat edelleen tallentua paikallisesti kyseisellä tietokoneella.

Jos Tallenna sovellus -toimintoa käytetään henkilökohtaisessa tai ryhmäkohtaisessa jakeluversiossa, sovellus tallentaa vain uuden HTML-kopion. Se ei lähetä kopiota vastaanottajalle. Henkilökohtainen kopio on toimitettava itse sille henkilölle, jolle versio on kohdistettu. Ryhmäkohtainen kopio on toimitettava itse kaikille kyseisen ryhmän jäsenille.

Jokaisessa moduulissa on viisi testikysymystä ja hyväksymisraja on 80 prosenttia. Kaikkiin viiteen kysymykseen on vastattava ennen tarkistusta. Hyväksytty moduuli lukitaan suoritetuksi: moduulin myöhempi avaaminen ei voi vahingossa poistaa hyväksyttyä suoritusta.

Koulutuspolku on valmis vasta, kun kaikki siihen kuuluvat moduulit ovat hyväksyttyjä. Todistuksen suorituspäivä määräytyy viimeisen hyväksytysti suoritetun moduulin todellisesta suoritusajasta.

Jakeluversio tallentaa käyttäjän suoritustiedot paikallisesti käyttäjän selaimeen. Sovellus ei tämän toiminnon perusteella siirrä suoritustietoja keskitettyyn palveluun. Suoritusilmoitus siirtyy vasta, kun käyttäjä itse lähettää muodostetun sähköpostiviestin.

JSON-varmuuskopio sisältää käyttäjän nimen, työsähköpostin, moduulien tilat, testitulokset, soveltavien tehtävien vastaukset ja teknisen jakelutunnisteen. Varmuuskopio tulee säilyttää organisaation tiedonkäsittelyohjeiden mukaisesti.

• Jos Muodosta määräpäivät- tai Luo jakeluversio -painiketta käytetään ennen kuin kaikki pakolliset tiedot ovat kunnossa, sovellus estää toiminnon, näyttää yhdellä kertaa puuttuvat tai virheelliset tiedot ja merkitsee korjattavat kentät punaisella. Korjaa kaikki ilmoitetut kohdat ja yritä uudelleen.
• Jos määräpäivä hylätään, tarkista ettei päivämäärä ole menneisyydessä ja että jaksotuksen päiväväli on 1–365.
• Jos ryhmäkäyttäjän sähköposti hylätään, tarkista ylläpidossa määritetty domain ja käyttäjän osoitteen kirjoitusasu.
• Jos käyttäjä avaa toisen jakeluversion JSON-tiedoston, sovellus estää latauksen jakelutunnisteen perusteella.
• Jos selaimen paikallinen tallennus ei ole käytettävissä, käyttäjän tulee käyttää Tallenna JSON -toimintoa varmuuskopiointiin.

Avaa sinulle toimitettu jakeluversio. Sovellus ei itse lähetä henkilökohtaista tai ryhmäkohtaista versiota, vaan ylläpitäjä lähettää HTML-tiedoston käyttäjille erikseen sähköpostin liitteenä. Ryhmäversiossa kirjoita oma nimesi ja yrityksen työsähköpostiosoite ennen ensimmäisen moduulin avaamista. Henkilökohtaisessa perehdytysversiossa tiedot on määritetty valmiiksi. Ryhmäversion nimi ja sähköposti lukitaan, kun ensimmäinen moduuli avataan.

Avaa moduuli, tutustu oppimistavoitteisiin ja koulutussisältöön, tee soveltava tehtävä ja vastaa viiteen testikysymykseen. Soveltavan tehtävän vastaus on täytettävä ennen testin tarkistamista. Soveltavan tehtävän vastauskenttä käyttää koko käytettävissä olevan leveyden ja kasvaa automaattisesti tekstin mukana. Vastaus tallentuu paikalliseen suoritustietoon. Mallivastauksen voi avata oman pohdinnan tueksi.

Kaikkiin viiteen kysymykseen on vastattava ennen kuin testi tarkistetaan. Jos soveltavan tehtävän vastaus tai jokin testivastaus puuttuu, sovellus estää tarkistamisen ja kertoo täsmällisesti, mitä pitää täydentää. Oikeita vastauksia ei paljasteta ennen kuin kaikki viisi testivastausta on annettu. Tarkistuksen jälkeen oikea vastaus näkyy vaaleanvihreällä, väärin valittu vastaus vaaleanpunaisella ja kysymyksen perustelu avautuu näkyviin.

Moduuli hyväksytään vähintään 80 prosentin tuloksella. Hylätyn testin voi uusia. Kun moduuli on kerran hyväksytty, hyväksytty suoritus säilyy eikä moduulin myöhempi avaaminen voi muuttaa sitä takaisin keskeneräiseksi.

Koulutusohjelma näyttää jokaisen moduulin tilan ja määräpäivän. Keskeneräinen moduuli merkitään myöhässä olevaksi vasta, kun sille määritetty määräpäivä on ohitettu. Omat suoritukset -sivulla näkyvät tila, testitulos, suorituspäivä ja määräpäivä.

Suoritukset tallentuvat automaattisesti tämän selaimen paikalliseen tallennukseen. Tallenna JSON tekee erillisen varmuuskopion. Tee JSON-varmuuskopio säännöllisesti ja aina ennen selaimen tietojen tyhjentämistä, tietokoneen vaihtamista tai muuta muutosta, joka voi poistaa selaimen paikalliset tiedot.

Lataa JSON palauttaa vain saman jakeluversion aiemmin tallennetut suoritukset. Toisen jakeluversion tiedosto hylätään. JSON-tiedosto sisältää henkilötietoja ja koulutussuorituksia, joten säilytä se organisaation ohjeiden mukaisesti.

Tallenna sovellus tekee kopion käytössä olevasta HTML-sovelluksesta. Se ei tallenna käyttäjän suorituksia HTML-tiedoston sisään. Suoritusten siirtoa tai varmistamista varten käytä Tallenna JSON -toimintoa.

Omat suoritukset -sivulla voit tarkastella kaikkien omaan koulutuspolkuusi kuuluvien moduulien tiloja. Vie CSV tallentaa taulukkomuotoisen yhteenvedon. Raportti muodostaa tulostettavan yhteenvedon, jossa näkyvät suoritusmäärä ja mahdolliset myöhässä olevat keskeneräiset moduulit.

Ylläpitäjän asetusten mukaan ilmoituspainike tulee näkyviin joko hyväksytyn moduulin jälkeen tai koko koulutuspolun valmistuttua. Sovellus avaa valmiin sähköpostiviestin valittuun sähköpostipalveluun. Tarkista viesti ja paina itse Lähetä. Koko polun ilmoituksen voi muodostaa myöhemmin myös Omat suoritukset -sivulta.

Todistus on käytettävissä vasta, kun kaikki oman koulutuspolun moduulit on hyväksytysti suoritettu. Jos Todistus-painiketta painetaan liian aikaisin, sovellus kertoo kuinka monta moduulia on vielä suorittamatta ja nimeää puuttuvat moduulit. Todistuksen suorituspäivä on viimeisen hyväksytysti suoritetun moduulin suorituspäivä, ei todistuksen katselu- tai tulostuspäivä.

Jos painiketta ei voida käyttää siinä tilanteessa, sovellus kertoo syyn ja seuraavan tarvittavan toimenpiteen. Esimerkiksi moduulia ei voi aloittaa ryhmäversiossa ennen hyväksyttävää nimeä ja yrityksen työsähköpostiosoitetta, testiä ei voi tarkistaa ennen soveltavaa vastausta ja kaikkia testivastauksia, eikä todistusta voi muodostaa ennen koko koulutuspolun valmistumista.

Ryhmäjakelun paikallinen tallennus liittyy jakeluversioon ja selaimen tallennustilaan. Jos samalla tietokoneella kouluttautuu useita henkilöitä, käyttäkää erillisiä selainprofiileja tai erillisiä käyttöjärjestelmätunnuksia, jotta henkilöiden suoritustiedot eivät sekoitu.