Tilannekuvajohtaminen - SecMeter

Go to content

Tilannekuvajohtaminen

Yritysturvallisuus > Johtaminen
Tilannekuvajohtamisella tarkoitetaan yrityksen ylimmän johdon tilannetietoisuuteen perustuvaa päätöksentekoprosessia, jolla pyritään saavuttamaan asioille suotuisa kehityssuunta.

Tilannekuva on kokonaiskäsitys tapahtuneista asioista, niihin vaikuttaneista olosuhteista, eri osapuolten tavoitteista ja tapahtumien mahdollisista kehitysvaihtoehdoista, jota tarvitaan päätösten tekemiseksi tietystä asiasta tai asiakokonaisuudesta.

Tilannekuvan tehtävänä on välittää häiriötilanteisiin liittyvä informaatio niin, että organisaatio tuntee operatiivisten palveluiden tilan ja voi tehdä informaation perusteella omaan toimintaan liittyvät päätökset.

Tilannekuvajohtamisen tarve korostuu yleensä ennalta odottamattoman vahingollisen tapahtuman tai tapahtumasarjan kohdatessa yritystä tai sen osaa. Tilannekuvajohtamisen käsitteeseen sisältyy tilannekuvan muodostaminen ja sen tehokas hyväksikäyttö johtamiseen liittyvässä päätöksenteossa eli tilanneanalyysi.

Tilanneanalyysin tuloksena syntyy tilannetietoisuus. Tilannetietoisuuden ja valittujen toimintatapojen tulee välittyä eheänä vuorovaikutusketjuna johtotasolta suorittavalle tasolle ja päinvastoin.

Häiriö- ja keskeytystilanteisiin liittyvän päätöksenteon tulee olla oikea-aikaista. Päätöksentekokyky laskee olennaisesti, jos tilannekuvatietoisuus on olennaisilta osin puutteellinen.

Toisaalta häiriö- tai keskeytystilanteen seurausvaikutukset kasvavat merkittävästi, jos päätöksentekoon liittyviä lisätietoja joudutaan odottamaan.

Oikea hetki päätöksenteolle on silloin, kun tilannetiedon määrä ja laatu ovat olennaisilta osilta riittäviä, eivätkä häiriö- tai keskeytystilanteen seurausvaikutukset ole vielä nousseet haitalliselle tasolle.

Uhkaava tilanne on kyettävä tunnistamaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa (ilmaisevien kontrollien merkitys olennainen). Mitä aikaisemmassa vaiheessa hallintatoimenpiteet voidaan aloittaa, sitä vähäisemmiksi häiriön vaikutukset jäävät.

Haasteena on, että yksittäisellä häiriöllä voi olla hyvin moninaisia ja odottamattomia ilmenemistapoja. Samanaikaisesti ilmenevä yksittäisten vikojen yhdistelmä voi puolestaan aiheuttaa hyvin moniulotteisia häiriötilanteita.

Vastuu tilannekuvasta
Tilannekuvan muodostamisen päävastuu on sillä linjajohtajalla, jonka vastuualuetta häiriö- tai keskeytystilanne on kohdannut. Koko yritystä koskettavassa häiriö- tai keskeytystilanteessa tilannekuvavastuu on kaikilla linjajohtajilla omien vastuualueidensa osalta.

Tilannekuvassa huomioitavia asioita ovat:

Tiedon kerääminen
Yhdistetään häiriö- tai keskeytystilanteeseen liittyviä tietoja kokonaisuudeksi. Mitä on tapahtunut, missä ja milloin (virheilmoitukset, lokit, havainnot)?

Tiedon analysointi
Arvioidaan tapahtuman syyt ja seuraukset. Mitä vaikutuksia tapahtuneesta on omalle yritykselle?
Laaditaan arvio tilanteen kestosta, laajuudesta ja kehityskulusta. Mitä vaikutuksia tapahtuneesta on sidosryhmille?

Hälyttäminen
Erityisen merkittävistä häiriö- tai keskeytystilanteista on saatava tieto välittömästi. Hälyttämisvastuut ja käytänteet (hälyttämiskynnys) on kuvattava jokaista keskeisiä palvelua koskevassa ohjeessa.

Sisäinen viestintä ja tiedonkulku
Tieto häiriö- tai keskeytystilanteesta voidaan välittää linjajohtajalle puhelimitse tai tekstiviestinä. Tekstiviestinä lähetetyn tiedon osalta on myös varmistettava, että tieto on vastaanotettu. Koko henkilöstölle voidaan viestittää tarpeen mukaan esimerkiksi intranetin tai sähköpostin avulla. Jos toimistoverkko ei ole käytettävissä, voidaan käyttää puhelinyhteyksiä. Jos puhelinyhteydet eivät toimi, on käytettävä kuriireja.

Sidosryhmäviestintä ja tiedonkulku
häiriö- tai keskeytystilanteista viestitään tilannekohtaisesti keskeisille sidosryhmille. Vakavien häiriö- keskeytystilanteiden kohdalla vaikutukset ulottuvat usein myös yleiseen mielipideilmastoon. Kriisiviestinnän keinoin kerrotaan palvelu- tai liiketoiminnan ratkaisemiseksi tehtävistä toimista ja pyritään kääntämään yleinen mielipideilmasto suotuisaksi.

Miten häiriö- tai kriisitilanne johdetaan myönteiselle kehityssuunnalle?

  • Muodostetaan ajantasainen tilannekuva tapahtumasta ja sen vaikutuksista.
  • Jaetaan tilannekuva kaikille tapahtuman osapuolille.
  • Valitaan toimintatapa ja annetaan tarvittavat toimintaohjeet.
  • Toteutetaan valitut toimenpiteet (pysäytetään vaikutusten eskaloituminen ja mahdollistetaan palautuminen)
  • Ylläpidetään tilannekuvaa.
  • Pidetään tapahtuman osapuolet tilannetietoisina (viestintä).

Sääntö nro 3
Siltä, jolla on vastuu, puuttuu oikeus jälkiviisauteen.
Sääntö nro 2
Riittävän isolla vasaralla voi rikkoa mitä tahansa.
Sääntö nro 1
Valvontaa ei voi korvata luottamuksella.
Sääntö nro 3
Asiakkaiden luottamus on voitettava joka päivä uudelleen.
Sääntö nro 2
Riittävän isolla vasaralla voi rikkoa mitä tahansa.
Back to content