Tilannejohtamisharjoittelu - SecMeter

Go to content

Tilannejohtamisharjoittelu

Yritysturvallisuus > Johtaminen
Kaikki organisaatiot eivät harjoittele häiriö- tai keskeytystilanteiden johtamista. Taustalla saattaa olla pelko, että eivät osaa ja harjoitus epäonnistuu.

Harjoituksen oppi ei ole se, että harjoitusskenaario ratkaistiin hyvin ja harjoitus voidaan julistaa onnistuneeksi. Mikään harjoitus ei voi epäonnistua, koska kyseessä on harjoitus. Harjoittelu kannattaa aina.

Tilannekuvan muodostamista ja siihen perustuvaa johtamista on mahdollista harjoitella ennakolta suunniteltujen kysymysten tai skenaarioiden avulla.

Harjoituksessa voidaan törmätä erilaisiin epäjatkuvuuskohtiin, kuten esimerkiksi organisointiin, vastuisiin, tiedonkulkuun, koordinaatioon, viestintään, operatiivisiin ongelmiin, yhteistyökumppaneiden muodostamaan verkostoon tai henkilöiden väliseen luottamukseen.

Harjoituksessa on kyse operatiivisen liiketoiminnan jatkuvuudesta. Työyhteisössä tehdään työtä normaalin jatkuvuuden olotilassa. Äkillisesti ja yllättäen syntynyt häiriö- tai keskeytystilanne aiheuttaa toiminnoille epäjatkuvuuskohdan. Avainkysymykseksi nousee, kuinka tehokkaasti yritystä johdetaan yllättävissä ja äkillisissä keskeytystilanteissa.

Tunnistamalla vallitsevia epäjatkuvuuskohtia ja niiden vaikutuksia on mahdollista suunnitella kehittämistoimenpiteitä, jotka auttavat yritystä kohtaamaan tulevaisuudessa minkä tahansa epäsuotuisan tapahtuman, ilman yksittäisiä tapauksia koskevia jatkuvuussuunnitelmia.

Yksittäisen harjoituksen sijaan toistuvilla harjoituksilla saavutetaan ja ylläpidetään paras operatiivinen valmiustaso. Kertaluonteinenkin harjoitus antaa kohtuullisen käsityksen keskeisistä epäjatkuvuuskohdista.

Vaatimus
Yrityksen tulee pyrkiä suunnitelmallisesti varmistamaan

  • mahdollisimman aikainen epäsuotuisan tapahtuman havaitseminen ja ennakoiminen
  • tilannekuvan muodostaminen ja ylläpito
  • oikea tilannearvio
  • tarvittava asiantuntemus
  • nopea päätöksenteko
  • päätösten tehokas toimeenpano sekä niistä tiedottaminen.

Harjoituksen tavoite
Olennaista on huomata, että tilannekuvajohtamisharjoituksen tavoitteena ei ole löytää pätevää operatiivista ratkaisua harjoituksessa käytettyyn skenaarioon, vaan skenaarion avulla tunnistaa epäsuotuisan tapahtuman johtamiseen liittyvät yleispätevät systeemiset epäjatkuvuuskohdat, jotka voivat liittyä minkä tahansa tilanteen johtamiseen.

Harjoituksen oppi on se, mitä yleispäteviä kehittämiskohteita harjoituksen aikana havaitaan ja mitä ideoita toiminnan jatkuvuuden parantamiseksi nousee esiin.

Harjoituksen toteuttaminen
Yrityksen liiketoimintaprosesseihin liittyviä häiriö- tai keskeytystilanteita ei voida harjoitella samoin menetelmin kuin esimerkiksi konkreettisissa poistumis-, alkusammutus- tai ensiapuharjoituksissa tapahtuu. Tilannekuvajohtamisharjoitus tapahtuu tehokkaimmin työpöytäharjoituksena, koska normaaleihin liiketoimintaprosesseihin ei voida aiheuttaa harjoituksen vuoksi häiriöitä.

Työpöytäharjoitus perustuu tyypillisesti kirjallisiin harjoitustehtäviin, katselmuksiin ja epäsuotuisia kehityskulkuja kuvaavien skenaarioiden läpikäynteihin. Kirjalliset harjoitustehtävät ovat helpoiten toteutettavissa oleva harjoitusmuoto, jossa harjoituksen sisältö koostuu itsenäisistä kysymyksen muotoon laadituista tehtävistä, joihin on annettava vastaukset määräajassa.

Skenaarioihin perustuva harjoitus sisältää useita epäsuotuisia kehityskulkuja sisältäviä tapahtumia ja niihin liittyviä jatkotilanteita. Skenaarioiden käyttö edellyttää perinpohjaista ennakkosuunnittelua ja on vaativin tapa toteuttaa harjoitus.

Skenaarioiden johdonmukainen eteneminen jatkotilanteesta toiseen edellyttää nk. "peliryhmän" ohjausta, joka kehittää tilannetta eteenpäin aktivoimalla (eskaloiden) tilannekuvamuutoksia. Tämä on kuitenkin usein ongelmallista ja harjoittelun tavoitteiden kannalta tarpeetonta.

Harjoituksen aikana yrityksen eri toiminnot pitävät tapahtumista yksityiskohtaista lokia ja raportoivat "peliryhmälle" toimenpiteistä, joihin harjoituksessa ryhdyttiin. Peliryhmä antaa harjoituspalautteen ja kehittämissuositukset.

Tilannekuvaharjoituksen toteuttaminen tapahtuu tehtävään nimetyn suunnitteluryhmän toimesta, joka hyväksyttää harjoitussuunnitelman johdolla tai hallituksella.

Suunnitteluryhmä suunnittelee

  • harjoituksen toteutustavan
  • harjoituksen toteutusajankohdan
  • harjoituksen aikataulun
  • harjoitustehtävät tai skenaarioiden käsikirjoitukset
  • harjoitukseen osallistuvat yrityksen osat ja henkilöt sekä heidän roolit
  • harjoituksen aloitus- ja päättymisilmoitukset
  • viestintään ja tiedottamiseen liittyvät yksityiskohdat.

Harjoitusjakso käynnistyy harjoituksen osapuolille lähetettävällä aloitusilmoituksella. Harjoitusjakso sisältää poikkeuksetta useita eri tehtäviä tai skenaarioita. Jokainen tehtävä tai skenaario on itsenäinen tehtävä tai tapahtumaketju, jonka kehityskulku on johdonmukainen ja uskottava. Harjoitusjakso päättyy harjoituksen osapuolille lähetettävällä päättymisilmoituksella.

Vaikutusten analysointi (tilannekuvan muodostus)
Harjoitukseen osallistuvat toiminnot pohtivat annettuihin kysymyksiin vastaukset tai arvioivat kunkin skenaarion osalta tilanteen operatiiviset vaikutukset (sisäiset ja ulkoiset) omaan toimintaansa.

Yleinen toimintatapa kriisitilanteessa
Kriisin syventyessä (eskaloituessa) ja toimintamahdollisuuksien heiketessä tulee käytettävissä olevat voimavarat suunnata elintärkeiden liiketoimintaprosessien jatkuvuuden turvaamiseen.

Toiminnon ennakolta suorittama palveluiden priorisointi (tärkeysjärjestys) auttaa käytettävissä olevien voimavarojen suuntaamisessa oikeisiin kohteisiin.

Kriisitilanteen hoitoon liittyy seuraavat vaiheet

  • tilanteen vakauttaminen
  • siirtymävaihe
  • palautuminen
  • oppiminen
  • kehittäminen

Tilanteen vakauttaminen
Niin pian kuin mahdollista on toiminnon pyrittävä erityisin hallintatoimin pysäyttämään tapahtuman vaikutusten eskaloituminen ja saamaan aikaan suotuisampi kehityssuunta. Tätä vaihetta kutsutaan tilanteen vakauttamiseksi. Palautumisprosesseja (toipuminen) ei voi aloittaa ennen kuin tilanne on saatu vakautettua.

Siirtymävaihe
Palautumisprosessien edellytyksenä on suunnitelmallisuus, miten ja millä aikataululla on mahdollista käynnistää normaalit liiketoimintaprosessit. Tätä aikaviivettä kutsutaan siirtymävaiheen ajaksi. Toiminnossa on harkittava edellyttääkö palautuminen siirtymävaihetta.

Palautuminen
Palautumisprosessit käynnistetään omaan operatiiviseen tilannekuvaan ja harkintaan perustuen. Palautumisprosessien tavoitteena on saattaa operatiivinen palvelutoiminta normaalille tasolle.

Oppiminen
Toiminnot kirjaavat, päättävät ja priorisoivat harjoituksessa ilmenneet epäjatkuvuuskohdat ja kehittämisideat toimintokohtaisiksi kehittämissuunnitelmiksi.

Kehittäminen
Harjoitusten tulosten pohjalta kukin toiminto tekee tarvittavat kehittämispäätökset omalta osaltaan keskeisten prosessiensa jatkuvuuden turvaamiseksi.

Kehittämistoimenpiteiden tulee palvella mahdollisimman tehokkaasti yrityksen operatiivista jatkuvuutta sekä johtamisjärjestelmää. Yrityksen on ensisijaisesti kyettävä luomaan ajantasainen tilannekuva, turvaamaan johtamisjärjestelmä ja säilyttämään yrityksen päätöksentekokyky.

Harjoitus on ollut hyödyllinen, jos organisaatio on oppinut

  • tunnistamaan liiketoimintaprosesseihin sisältyviä epäjatkuvuuskohtia
  • muodostamaan tosiaikaisia tilannekuvia erityistilanteiden luonteesta ja niiden vaikutuksista liiketoimintaprosesseihin
  • tunnistamaan vastuita ja tekemään tilannekuvaan perustuvia päätöksiä.

Sääntö nro 2
Valvontaa ei voi korvata luottamuksella.

Sääntö nro 3
Asiakkaiden luottamus on voitettava joka päivä uudelleen.
Sääntö nro 2
Riittävän isolla vasaralla voi rikkoa mitä tahansa.
Sääntö nro 3
Riittävän isolla vasaralla voi rikkoa mitä tahansa.

Sääntö nro 4
Jonkun pitää aina johtaa.

Sääntö nro 5
Delegoimalla ei voi välttää vastuuta.

Sääntö nro 1
Yritysturvallisuuden on palveltava toimintojen tavoitteita.

Back to content