Tilannejohtaminen - SecMeter

Go to content

Tilannejohtaminen

Yritysturvallisuus > Johtaminen
Tilannejohtaminen on tehostettua häiriö- tai keskeytystilanteiden hallintaa.

Tilanneosaaminen on kyvykkyyttä soveltaa ammatillista perusosaamista tilanteen edellyttämällä tavalla.

Tilannejohtamisen tavoitteena on pyrkiä suunnitelmallisesti varmistamaan mahdollisimman aikainen tilanteen havaitseminen ja ennakoiminen, tilannekuvan muodostaminen ja ylläpito, oikea tilannearvio, tarvittava asiantuntemus, nopea päätöksenteko sekä päätösten tehokas toimeenpano ja niistä tiedottaminen.

Häiriö- tai keskeytystilanteissa tilannejohtamismallilla pyritään edistämään henkilöstön valmiuksia suorittaa määrättyjä tehtäviä. Valmiuden keskeiset osatekijät ovat henkilön kyky ja tahto. Kyky tarkoittaa tilanneosaamista, jossa henkilön ammatillinen osaaminen ja tehtävän edellyttämä kokemus mahdollistaa tehtävässä onnistumisen. Tahto tarkoittaa henkilön sitoutumista ja motivaatiota tehtävän suorittamiseen.

Tilannejohtaminen perustuu tilanteiden ja johdettavien tarpeiden tunnistamiseen. Tilannejohtamiseen ei sisälly käsitystä yhdestä ainoasta ja parhaasta tavasta vaikuttaa ihmisiin. Käytettävä johtamistapa riippuu niiden ihmisten valmiusasteesta, joihin esimies pyrkii vaikuttamaan.

Tilannejohtamisen epäonnistuminen voi ilmetä yrityksen alhaisena sitoutumisasteena, kykyjen vajaakäyttönä, toiminnan tehottomuutena ja keskeytystilanteisiin sopeutumisen hitautena.

Yllättävät johtovastuuseen liittyvät epäselvyydet voivat aiheuttaa henkilöstössä epävarmuutta. Vakavista häiriö- tai keskeytystilanteista selviytymistä tukee autoritaarinen johtamistyyli, vaikka normaalioloissa se olisikin epätoivottavaa. Jämäkkä johtaminen viestittää vastuunotosta ja ”ylhäältä” tulevat käskyt luovat henkilöstölle turvallisuuden tunnetta sekä selkiyttävät henkilöstön roolia.

Yrityskulttuuri on aina mukana myös poikkeuksellisissa johtamistilanteissa. On tärkeätä sovittaa oma johtamiskäyttäytyminen sen mukaisesti. Kyky selkeyttää ja vahvistaa omaa johtamistapaansa erilaisissa häiriö tai keskeytystilanteissa on avainasemassa. Yksinomaan muodollisiin valtuuksiin liittyvä asema ei riitä. On myös pystyttävä kasvattamaan omaa henkilökohtaisiin ominaisuuksiin perustuvaa valtaa. Yhdessä kyky ja tahto muodostavat keskinäisen vaikutusjärjestelmän.

Tilannejohtamismalli sisältää käsitteet, menettelytavat, toiminnot ja tulokset. Malli perustuu seuraavien tekijöiden vuorovaikutussuhteisiin:

  • Esimiehen antamien ohjeiden ja ohjeistuksen määrään.
  • Esimiehen antamaan sosioemotionaalisen tuen määrään.
  • Henkilön valmiuteen suorittaa tiettyä tehtävää.

Avainhenkilöstö
Vakaviin häiriö- tai keskeytystilanteisiin voi liittyä myös avainhenkilömenetyksiä. Näiden tapausten varalta yrityksen operatiivinen toimintakyky turvataan tehokkaimmin, mikäli jo normaaliajan tehtävien delegoinnissa on pyritty poistamaan kriittisiä avainhenkilöriippuvuuksia.

Tavoitettavuuspalvelut
Vakavissa häiriö- tai keskeytystilanteissa ihmisille syntyy luonnollinen tarve tavoittaa läheisensä. Esimiesten tulee huolehtia siitä, että henkilöstöllä on mahdollisuus käyttää sähköpostia, matkapuhelimia ja tekstiviestipalveluita yhteydenpitoon. Myös Internetin tarjoamia mahdollisuuksia kuten sosiaalista mediaa tulee aktiivisesti hyödyntää.

Varatilat ja varalaitteistot
Korvaavien työskentelytilojen järjestäminen kestää parhaassakin tapauksessa useita päiviä. Hidastava tekijä on myös tietoliikenneyhteyksien toteuttaminen korvaavaan toimitilaan. Kahdennettu peilattu laiteympäristö turvaa yrityksen toimistoverkon ja tietoteknisten palveluiden käytettävyyden kaikkein tehokkaimmin.

Ennalta arvioidut etäyhteystarpeet ja niiden toteutus on operatiivisen palvelutoiminnan jatkuvuuden avainkysymys. Toteutuksessa on huomioitava myös riittävällä tasolla käyttäjien tarpeet esim. puhelimen, mobiilipalveluiden ja tulostimien osalta.

Vakavan häiriö- tai keskeytystilanteen kohtaaminen
Vakavien häiriö- ja keskeytystilanteiden johtamiseen liittyy ylimääräinen psyykkinen kuormitus. Kuormittavia tekijöitä ovat mm. vastuun aiheuttama stressi, epäonnistumisen pelko, huonoksi koettu toiminnan johtaminen ja valvonta, tilanteen kokeminen hallitsemattomaksi, nopea tilanteiden muutos, aikapaine, ryhmäpaine ja puutteellinen tilannekuva.

Henkilöstön psyykkinen apu, stressin ja tunteiden hallinta on johtamisen osa-alue, johon useimmilla esimiehillä ei ole valmiuksia. Alla on lueteltu joitakin yleispäteviä toimintatapoja:

  • Pysy rauhallisena ja ajattele ennen toimenpiteitä.
  • Toimi päättäväisesti.
  • Älä keskity syyttelyyn.
  • Ole kärsivällinen, kuuntele henkilökuntaa ja heidän ideoitaan.
  • Motivoi, suuntaa katseet tulevaisuuteen.
  • Kerro totuus, tiedota usein.
  • Jaa tehtäviä, älä koeta huolehtia kaikesta yksin.
  • Ole läsnä, koska johtajuutta kaivataan erityisesti ongelmatilanteissa.

Mitä esimiehiltä edellytetään häiriö- ja kriisitilanteissa?
Häiriö- tai keskeytystilanteissa esimiehiltä odotetaan nopeaa sopeutumiskykyä muuttuviin ja hankaliin johtamishaasteisiin. Erityisesti korostuu kyky työskennellä yhtä aikaa strategisten ja operatiivisten ongelmien kanssa, jotka voivat liittyä lukuisiin yksittäisiin asioihin. Esimiehen tilannejohtamisvahvuuksia ovat:

  • Tilannejohtamiskyky (kriisitilanteissa operatiiviset muutokset on saatava aikaan nopeasti, usein ilman normaalisti käytettävissä olevia resursseja).
  • Päättäväisyys (nopeutta ja suoraviivaista toimintaa, kykyä tehdä epämiellyttäviä päätöksiä ja kohdata julkista kritiikkiä).
  • Suora viestintä (johtaminen perustuu suoriin henkilökohtaisiin tapaamisiin)
  • Henkilökohtainen vastuunotto (sitoutuminen tavoitteisiin ja määräaikoihin).
  • Kyky arvioida ja keskittää resurssit oikein (oikeus jakaa resurssit uudelleen).

Suunnitelmien toimeenpano
Toimeenpanovaiheessa on seuraavat kaksi keskeistä tehtäväkokonaisuutta:

  • Tehtävien delegointi
  • Tehtävien koordinointi

Häiriö- tai keskeytystilanteissa alaisten tulee tietää mitä heiltä odotetaan. Suoritettavat tehtävät ja niihin liittyvä toimivalta määritellään yksiselitteisesti. Alaisen tulee hyväksyä ja ymmärtää annetut tehtävät ja niihin liittyvä suoritusvelvollisuus.

Tehtävien koordinoinnin merkitystä tulee erityisesti korostaa, koska unohdukset, samojen asioiden päällekkäinen tekeminen ja tekemisen eritahtisuus ovat erityisiä uhkia tavoitteiden saavuttamiselle.

Sidosryhmät
Häiriö- tai keskeytystilanteissa konsultoidaan yhteistyökumppaneita, joiden yhteystiedot on pidettävä ajan tasalla.

Sääntö nro 2
Valvontaa ei voi korvata luottamuksella.

Sääntö nro 3
Asiakkaiden luottamus on voitettava joka päivä uudelleen.
Sääntö nro 2
Riittävän isolla vasaralla voi rikkoa mitä tahansa.
Sääntö nro 3
Riittävän isolla vasaralla voi rikkoa mitä tahansa.

Sääntö nro 4
Jonkun pitää aina johtaa.

Sääntö nro 5
Delegoimalla ei voi välttää vastuuta.

Sääntö nro 1
Yritysturvallisuuden on palveltava toimintojen tavoitteita.

Back to content