Sopimuskumppanin valinta - SecMeter

Go to content

Sopimuskumppanin valinta

Yritysturvallisuus > Riskienhallinta

  1. Hyväuskoisuus on huono sopimuskumppani yhteistyöstä sovittaessa.
  2. Liikemiesmoraali on muuttunut ajasta, jolloin puristettiin kättä ja sovitut asiat muistettiin myöhemmin.
  3. Nykyisin on sovittava ensin kirjallisesti yhteistyön toimintaraameista.

Sopimuksia laadittaessa on huomioitava sopimuksen kohteen sopimukselle asettamat vaatimukset sekä sopimusten laatimiseen liittyvät juridiset asiat.

  • Sopimustekstin tulee olla mahdollisimman selkeä ja yksiselitteinen.
  • Henkilöiden, jotka eivät ole olleet sopimusta neuvottelemassa, on ymmärrettävä sopimusteksti.
  • Valmista sopimusmallia tai -pohjaa käytettäessä on varmistuttava, ettei sopimustekstiin jää vanhoja sopimusmerkintöjä.
  • Sopimuksessa käytettävät termit on avattava selkokielisiksi määrittelyiksi sopimuksen liiteasiakirjassa.
  • Sopimuksessa tulee käyttää vain määriteltyjä termejä.
  • Sopijaosapuolten lisäksi sopimuksessa on määriteltävä yhdyshenkilöt.

Sopimustekstin sisältöä

  1. sopimuksen kohde, tausta ja tarkoitus
  2. osapuolten velvollisuudet ja vastuut
  3. mitä hintaan sisältyy
  4. mikä on ylimääräistä erikseen laskutettavaa lisätyötä
  5. nimetyt toimittajan referenssihenkilöt, joiden on suoritettava sovitut tehtävät
  6. mahdolliset alihankkijat ja kolmannet osapuolet ja sekä heidän suostumukset
  7. työvaiheiden hyväksymismenettely, maksuaikataulu ja laskutus
  8. sanktiot sopimusvelvoitteiden laiminlyönnistä
  9. mistä hetkestä sanktiovelvoite alkaa ja milloin sanktio erääntyy maksettavaksi
  10. vahingonkorvausvastuu
  11. sopimusmuutospyyntöjen käsittely
  12. sopimuksen kohteen immateriaalioikeuksien omistus
  13. salassapitovelvoite ja salassapitomenettelyt
  14. erimielisyyksien ratkaisumenettely
  15. sopimuksen voimaantulo, irtisanomisaika, purkuehto, -ehdot ja –vaikutukset
  16. force majeure-ehdot
  17. sopimusliitteet pätemisjärjestyksessä, joihin sopimustekstissä viitataan.

Muistilista sopimukseen liittyvistä perusasioista

  1. Sopimuksen ehdoille tulee määritellä hinta (sopimussakko, sanktio).
  2. Sopimussakkoa ei ole mahdollista kohtuullistaa.
  3. Sopimus velvoittaa vain sopimusosapuolia (ei kolmansia osapuolia, kuten esim. työntekijöitä).
  4. Sopimuksen tulee kuvata sopimusosapuolten (ostajan ja toimittajan) hyvin analysoitu tahto.
  5. Sopimus velvoittaa noudattamaan kaikkia sopimusehtoja (sopimuksissa ei ole velvoittamattomia ehtoja).
  6. Sopimuksessa on aina myös toiselle osapuolelle huonoja ehtoja.
  7. Täydellisyyden tavoittelu ei yleensä johda sopimukseen.
  8. Sopimusta ei saa hyväksyä, ellei ole ymmärtänyt siihen sisältyviä lauseita ja termejä.
  9. Sopimuksen ehdoista tulee sopimusosapuolilla olla yhtenevä tulkinta.
  10. Ongelmat syntyvät siitä, kun sopimus ei sano erimielisyyden kohteena olevasta asiasta mitään.
  11. Keskeisin ja yleisin sopimusriski on toiselle osapuolelle ilmenevä yllättävä sopimusehto.
  12. Sopimuksen allekirjoittajalla tulee olla asianmukainen valtuus (nimenkirjoitusoikeus).
  13. Sopimusosapuoli on sitoutunut sopimukseen, ellei vapauta itseään vastuusta.
  14. Sopimuksessa on mainittava, miten ja millä ehdoilla sopimus voidaan päättää.
  15. Yrityskohtaista toisen osapuolen sopimusmallia on aina syytä tarkastella kriittisesti.
  16. Vakiosopimukset tulevat sovellettaviksi vain, jos niihin on viitattu.
  17. Ulkomaalaisen sopimuskumppanin kanssa solmittavaa sopimusta ei pidä kirjoittaa kummankaan äidinkielellä.
  18. Faksilla lähetetty sopimus on juridisesti pätevä ja sitova.
  19. Arkistointikelpoinen versio tulee lähettää postissa jälkikäteen.

Mitä paremmin ongelmatilanteet pystytään ratkomaan etukäteen (menettely ja seuraukset), sitä parempi sopimus on. Sopimuksen tulkintaan liittyvät riitaisuudet maksavat aina enemmän kuin hyvän sopimuksen laatiminen.

Sopimuksen muoto
Ennen sopimuksen tekemistä sovittava millä kielellä sopimus laaditaan. Sopimuksen muoto on vapaa. Kirjallinen, sisällöllisesti täsmällisesti muotoiltu sopimus tarjoaa seuraavat edut:

  • Osapuolten oikeudet ja velvollisuudet helposti näytettävissä ts. sopimus on toimintaohje osapuolille.
  • Tulkintaerimielisyyksiä ei synny.

Sopimusvapaus
Sopimuksessa voidaan viitata sovellettavaan lakiin. Poikkeus "ordre public" (ehdottomuusperiaate). Vaikka on sovittu, että noudatetaan tietyn maan lakia, jonka lainkohta on jyrkästi oman oikeusjärjestyksen vastainen, ei sopimuksen kohta ole pätevä (esim. tasa-arvolain vastaisuus).

Kansainvälisen yksityisoikeuden periaate Suomessa on, ellei sopimuksessa ole asiasta sovittu noudatetaan myyjän maan lakeja. Lähin liittymä on yleensä tavaran toimittajan maan laki. Jos tilaus on otettu vastaan ostajan maassa, noudatetaan ostajan maan lakeja. Sopimusvapaus käsittää seuraavat piirteet:

  • Vapaus tehdä sopimus tai olla tekemättä (täyttämisvapaus).
  • Vapaus päättää sopimuksen sisällöstä (sisältövapaus).
  • Vapaus yhteisymmärryksessä purkaa sopimus (purkamisvapaus).

Sopimusasiakirjoja

  • Pöytäkirja
  • Aiesopimus
  • Esisopimus
  • Puitesopimus
  • Toimitussopimus
  • Reklamaatio

Pöytäkirjat ovat sopimuksen tulkinnan apuvälineitä.
Aiesopimus on sopimus siitä, että osapuolet pyrkivät saamaan aikaan sopimuksen. Mikäli toinen osapuoli ei suostu jatkamaan neuvotteluja, tilanne voi johtaa vahingonkorvausvaatimuksiin toiselle osapuolelle aiheutuneiden kustannusten korvaamisesta.

Esisopimus on sopimus pääsopimuksen solmimisesta. Esisopimus laaditaan kun jokin pääsopimuksen ehto on vielä epävarma. Suomen lain mukaan esisopimus on osapuolia sitova, jos sen sisältö on tarkka (poikkeuksena mm. kiinteistökauppoihin liittyvät sopimukset, joita ei ole virallisen kaupanvahvistajan taholta vahvistettu). Jos esisopimuksen ehto ei toteudu, ei yleensä toisella osapuolella ole oikeutta vahingonkorvaukseen.

Puitesopimus kattaa tilaajan ja toimittajan väliset yleiset sopimusehdot, jotka ovat olennaisia mm. kahdenvälisessä kaupankäynnissä.

Toimitussopimus kuvaa toimituksen sisältöä ja laatua koskevat sopimusehdot, joissa viitataan puitesopimuksen ehtoihin.

Reklamaatio on ilmoitus, jolla jompikumpi sopimuksen osapuolista antaa toiselle osapuolelle tiedon sellaisesta seikasta, jolla on vaikutuksia osapuolten väliseen sopimussuhteeseen. Reklamaation avulla todistetaan, että sopimuksen vastaiseen epäkohtaan tai virheeseen on reagoitu ja samalla varattu oikeus esittää vaatimuksia.

Reklamaation laiminlyönti tai myöhästyminen saattaa estää vaatimuksen esittämisen. Laissa ei tarkasti määritellä, missä ajassa reklamaatio on tehtävä. Reklamaatio on kuitenkin aina syytä tehdä kohtuullisessa ajassa siitä kun virhe on huomattu, yleensä viikon kuluessa.

Tarjouksen sitovuus

  • Tarjousta koskevat OikTL:n määräykset.
  • Pohjoismaissa tarjous sitoo tekijäänsä, jos vastaanottaja on ehtinyt reagoida tarjoukseen.
  • Saksassa tarjous sitoo tekijäänsä heti kun tarjous on saapunut vastaanottajalle.
  • Ranskassa tarjous sitoo tekijäänsä kun se on tullut vastaanottajan tietoon edellyttäen, että tarjouksessa on mainittu voimassaoloaika. Muussa tapauksessa tarjous on milloin tahansa peruutettavissa. Sopimus syntynyt kun hyväksyvä vastaus on lähetetty.
  • Englannissa ja USA:ssa on pääsääntönä, ettei tarjous sido tekijäänsä. Common Law:n mukaan kukaan ei ole sidottu lupaukseensa saamatta siitä vastapuolelta vastiketta. Peruuttaminen on kuitenkin osoitus kehnosta liikemiesmoraalista. Sitova sopimus syntyy, kun tarjouksen saaja jättää hyväksyvän vastauksen esimerkiksi postiin.

Toimittajan valinta
Tarjouskilpailua suunniteltaessa on otettava huomioon toimittajalle asetettavat kelpoisuusehdot. Kelpoisuusehtoja tai vaatimuksia ei voi jälkeenpäin muuttaa. Toimittajan valintaan liittyvien vaatimusten tarkoituksena on mm:

  • Löytää kyvykäs ja varma toimittaja (objektiivinen kuva toimittajien kyvykkyydestä ja toimitusvarmuudesta).
  • Varmistaa, että toimittaja kykenee täyttämään palvelulupaukset ja sitoumukset.
  • Varmistaa kustannustehokkain vaihtoehto.

Valintaan liittyviä lähestymistapoja

  • Toimittajan liiketoiminnan, markkina-aseman ja kilpailukyvyn arviointi.
  • Toimittajan taloudellisen aseman arviointi (luottotietoselvitykset).
  • Toimittajan kykypotentiaalin arviointi (mm. osaamistaso, henkilöstön laatu, imago).

Muita valintaan vaikuttavia seikkoja

  • Hinnoittelu
  • Referenssit
  • Työn laatu
  • Toimialan tuntemus
  • Joustavuus

Toimittajan valvonta
Hankintaprosessi sisältää ostamista ja sopimista sekä usein myös projektityötä, jonka keskeisin avaintehtävä on toimittajan valvonta. Toimittajien välinen kilpailuttaminen merkitsee paitsi kustannusetua myös uhkaa palvelun ja tuotteiden laatutasolle. Toimittajan valvontatarve liittyy esimerkiksi ulkoistettujen palveluiden toimittajiin, yrityksiin joilta tilaaja ostaa pitkäaikaista konsultointityötä tai hankkii toistuvasti tuotteita tai palveluksia. Valvontakohteita ovat:

  • toimittajan taloudellinen tilanne
  • omistuksessa tapahtuvat muutokset
  • sopimusten noudattaminen
  • tuotteen tai palvelun virheettömyys
  • immateriaalioikeudet.

Toimittajaa voidaan auditoida esimerkiksi pyrkimällä vastaamaan alla esitettyihin kysymyksiin. On huomattava, että kysymys ei ole tarjouskilpailuun liittyvistä toimittajan kelpoisuuskriteereistä.

  • Onko toimittaja hyvämaineinen?
  • Onko toimittaja vakavarainen?
  • Onko toimittajalla käytössä tuotteeseen/palveluun liittyvä laadunvalvontajärjestelmä?
  • Onko toimittajan henkilöstö, tilat ja laitteet sopusoinnussa luvattuun palveluun tai tuotteeseen?
  • Onko toimittajalla prosessi reklamaatioiden käsittelemiseksi?
  • Onko toimittajalla referenssejä vastaavista toimituksista?
  • Ovatko toimittajan referensseihin liittyvät henkilöt edelleen toimittajan palveluksessa?
  • Kuinka toimittaja on organisoinut turvallisuusasiat?
  • Onko toimittaja tehnyt liiketoiminnastaan riskianalyysiä?
  • Mikä on toimittajan tarjoaman teknisen tuen taso?
  • Vastaako luvatut toimitusajat tilaajan vaatimuksia?

Tarkastuslista

  • Sopimus on laadittu kirjalliseen muotoon.
  • Sopimuksen laadinnassa ja tarkistamisessa käytetään juridista asiantuntijaa.
  • Sopimuksen osapuolet ilmenevät selvästi sopimusehdoista.
  • Sopimuskumppanit tulkitsevat sovitun asian samalla tavalla.
  • Keskeisistä asioista on sovittu selvästi.
  • Sopimuskumppani noudattaa maksuehtoja.
  • Toimitusten viivästymiseen on varauduttu.
  • Toimituksen virheellisyyden seuraamukset on määritelty.
  • Vahingonkorvausvastuut on määritelty.
  • Sopimuskumppanit tulkitsevat vastuunjaon samalla tavalla.
  • Sopimuskumppani ei voi sopimukseen vedoten vaatia kohtuuttomia taloudellisia etuja.
  • Alan yleiset sopimusehdot ovat osapuolten tuntemia.
  • Käytössä on päivitetyt ja uusimmat sopimusmallit.
  • Sopimusehdot on liitetty sopimukseen oikein.

Sääntö nro 2
Valvontaa ei voi korvata luottamuksella.

Sääntö nro 3
Asiakkaiden luottamus on voitettava joka päivä uudelleen.
Sääntö nro 2
Riittävän isolla vasaralla voi rikkoa mitä tahansa.
Sääntö nro 3
Riittävän isolla vasaralla voi rikkoa mitä tahansa.

Sääntö nro 4
Jonkun pitää aina johtaa.

Sääntö nro 5
Delegoimalla ei voi välttää vastuuta.

Sääntö nro 1
Yritysturvallisuuden on palveltava toimintojen tavoitteita.

Back to content