Sisäinen ohjeistus - SecMeter

Go to content

Sisäinen ohjeistus

Yritysturvallisuus > Compliance
Johdon hyväksymät periaatteet ja linjaukset liittyvät yrityksen hallinnointi- ja ohjausjärjestelmään, jotka pohjautuvat hyvään hallinto- ja johtamistapaan sekä huomioivat lainsäädännön vaatimukset.

Periaatteiden ja linjausten lisäksi organisaatioiden toiminnassa syntyy valtava määrä erilaista ohjeistusta, jotka henkilöstöryhmien on tunnettava voidakseen työskennellä turvallisesti, tarkoituksenmukaisesti ja tehokkaasti. Nämä ohjeet liittyvät yleensä hallinnollisten, operatiivisten ja ICT-prosessien ohjaukseen.
Yrityksen prosessit erityisesti tukiprosessit eivät ole näytelmiä, jotka voitaisiin käsikirjoittaa tarkasti etukäteen. Vaikka prosessit ovat määrämuotoisia esimerkiksi hankintaprosessi, niin kahta täsmälleen samanlaista tapausta ei ole.

Tämän johdosta ohjeiden tulee olla periaatetasoisia pääkohdat sisältävä ohjausasiakirjoja, jotka jättävät tilaa tilannekohtaiselle soveltamiselle, harkinnalle ja järjenkäytölle. Ne asiakohdat, jotka ovat yrityksen kannalta olennaisia taloudellisten ja juridisten riskien hallinnan tai tavoitteiden saavuttamisen kannalta, tulee ohjeistaa yksityiskohtaisemmin.

Ohjeistuksen määrä on pidettävä kohtuullisena. On vältettävä tilannetta, jossa työntekijöiden työpäivät kuluvat pääosin hallinnollisen ohjeistuksen parissa, eikä asiakasta ehditä ”häiritä”. Ohjeiden sisältö on tyypillisesti rajattu tiettyihin prosesseihin ja tarkoitettu ohjaamaan prosessien kanssa tekemisiin joutuvien henkilöiden toimintaa.

Ohjeen oikeudellinen asema
Ohjeen ja oikeuslähteen välinen ero on niiden oikeudellinen asema. Oikeuslähteellä on aina määräävä asema. Ohjeella ei ole oikeudellista asemaa, ellei se ole johdon hyväksymä tai asemaltaan niin vahva, että se voidaan tulkita tavaksi (esimerkiksi eräät standardit) tai ellei siitä ole sopimuksessa erikseen sovittu.

Vastuu kuuluu aina työnjohtovaltaa käyttävälle esimiehille. Tätä vastuuta ei voi delegoida. Tehtäviä voi sen sijaan delegoida. Työnantaja johtaa työn suorittamista ja antaa työnjohto-oikeuteen (direktio-oikeus) perustuen tarkempia työnjohdollisia ohjeita työn tekemiseen liittyvistä asioista ja valvoo, että ohjeita noudatetaan. Johdon hyväksymissä ohjeissa on mahdollista delegoida vastuita esimiehille ja velvoittaa työntekijöitä sekä yrityksen sisäisiä työryhmiä toimimaan tietyllä tavalla.

Mikäli työsuorituksesta tai menettelytavasta on annettu johdon hyväksymä kirjallinen ohje, se sitoo ja velvoittaa kaikilta osin työntekijän työsuoritusta. Työntekijä ei voi poiketa ohjeesta ilman johdon nimenomaista lupaa.

On tarpeetonta syyllistää henkilöstöä toimimattoman ohjeistuksen laiminlyönneistä. Usein ongelmana on liian pikkutarkka ohjeistus, josta joudutaan poikkeamaan säännön mukaisesti ja ohjeen vastaisesta toiminnasta muodostuu vakiintunut käytäntö.

Ohjeen mukainen toiminta vapauttaa työntekijän tai sisäisen työryhmän vastuusta. Ohjeista poikkeaminen voi puolestaan johtaa sisäisiin seuraamuksiin ja aiheuttaa tietyissä tilanteissa työntekijälle myös juridisen vastuun.

Mikäli työntekijä tahallaan laiminlyö työn suorittamista koskevia ohjeita esimerkiksi tekemällä työsuorituksia toistuvasti ohjeiden vastaisesti, voi työnantajalle tietyissä tilanteissa syntyä laillinen irtisanomisperuste (arviointiin vaikuttavat useat eri tekijät).

Jos työpaikalla on noudatettu tiettyä vakiintunutta käytäntöä (talon tapa) pitkähkön aikaa, siitä on voinut syntyä työsuhteen ehto, jota työnantaja ei voi yksipuolisesti muuttaa. Vakiintuneeksi käytännöksi voidaan tulkita annetun ohjeen vastainen toiminta, jonka johto on hiljaa hyväksynyt. Tällöin ns. "talon tapa" menee johdon hyväksymän ohjeen edelle. Työntekijän on kuitenkin kyettävä todistamaan "talon tapa", jos hän haluaa siihen vedota.

Sisäisen tarkastuksen eräänä keskeisenä tehtävänä on valvoa, että työntekijät noudattavat annettuja ohjeita, eikä epävirallisia "talon tapoja" syntyisi.

Ohjeen laadinnassa huomioitava
Ohje ei saisi sisältää sellaisia velvoitteita, joiden noudattamista ei kyetä valvomaan tai joita ei tarvitse noudattaa. Sellaiset ohjeet, joita yrityksen toiminnot eivät pysty toiminnassaan noudattamaan ovat omiaan heikentämään koko yrityksen ohjeistuksen uskottavuutta.

Ohjetta ei tarvitse noudattaa, jos se on lain pakottavan säännöksen taikka oikeustoimilaissa tarkoitetulla tavalla hyvän tavan vastainen.

Henkilöstön oikeuksien rajoittamista esimerkiksi sähköpostin tai sosiaalisen median käyttöä koskevat sääntömuutokset tulee käsitellä myös YT-ryhmässä.

Henkilöstöä ohjeistettaessa ja vastuita kuvattaessa on pohdittava seuraavia seikkoja:

  • Kenellä työyhteisön jäsenellä voi olla kyseisessä asiassa vastuu?
  • Mistä asioista hän voi olla vastuussa?
  • Kenelle hän on vastuussa?

Vastuut
Yleensä vastuu on sillä, joka tekee asiasta päätöksen. Vastuulle ei ole olemassa kuitenkaan selkeää määritelmää. Yrityksessä on useita vastuulajeja mm. roolivastuu, edesvastuu ja työnjohtovastuu. Esimiehelle vastuullisena oleminen merkitsee, että hänen täytyy vastata jostakin, esimerkiksi ottaa syy jonkin tavoitteen epäonnistumisesta. Tällaista vastuuta työntekijällä ei ole.

Velvollisuudet
Velvollisuudet määrittelevät työntekijän aseman ja arvon organisaatiossa. Velvollisuuksia on kaikilla työyhteisön jäsenillä. Velvollisuudet liittyvät tehtävinä ja vastuina yrityksen eri rooleihin ja asemiin.

Sääntö nro 2
Valvontaa ei voi korvata luottamuksella.

Sääntö nro 3
Asiakkaiden luottamus on voitettava joka päivä uudelleen.
Sääntö nro 2
Riittävän isolla vasaralla voi rikkoa mitä tahansa.
Sääntö nro 3
Riittävän isolla vasaralla voi rikkoa mitä tahansa.

Sääntö nro 4
Jonkun pitää aina johtaa.

Sääntö nro 5
Delegoimalla ei voi välttää vastuuta.

Sääntö nro 1
Yritysturvallisuuden on palveltava toimintojen tavoitteita.

Back to content