Neuvottelukulttuuri - SecMeter

Go to content

Neuvottelukulttuuri

Yritysturvallisuus > Liikesalaisuus
Yrityksen koosta ja toimialasta riippumatta joudutaan yhteistyökumppaneiden kesken käsittelemään luottamuksellisia asioita ja liikesalaisuuksia. Tämän johdosta yrityksen tulisi omaksua neuvottelukulttuuri, jolla ei vaaranneta tai vahingoiteta oman yrityksen neuvottelutavoitteita ja paljasteta omia tai vastapuolen liikesalaisuuksia.

Neuvotteludelegaatioiden jäsenet edustavat useimmiten hyvin erilaisia ammatillisia taustoja ja omaavat vaihtelevasti neuvottelukokemusta. Taitavat neuvottelijat ovat itse vähäsanaisia ja keskittyvät tekemään johtopäätöksiä vastapuolen puheista ja ilmeistä. Kokematon henkilö voi huomaamattaan paljastaa asioita, joista vastapuoli voi tehdä arvokkaita johtopäätöksiä.


TEHTÄVÄLISTA

  1. Selvitä, katselmoidaanko mahdollinen esitysmateriaali liikesalaisuuksien osalta ennen asiakastapaamisia?
  2. Selvitä, sisältyykö kokouskäytäntöihin menettely, jossa sovitaan mitkä asiat kuuluvat liikesalaisuuden piiriin?
  3. Selvitä, onko liikesalaisuuksien osalta sovittu kokousten pöytäkirjamerkintöihin ja jakeluun liittyvät rajoitukset (esim. liikesalaisten asioiden kirjaus ja jakelu)?

Liikesalaisuuksien tunnistaminen tapahtuu parhaiten kokoukseen valmistautumisen yhteydessä. Kokouksen tarkoituksesta ja tavoitteista voi helpoiten arvioida millaisten tietojen käsittelyyn on varauduttava.

Vastapuoli voi käyttää provosointitaktiikkaa saadakseen tietoonsa mm. neuvotteluvaran. Osapuoli voidaan provosoida neuvottelun aikana pienillä asioilla kuumaksi, jolloin esimerkiksi vastapuolen tarjoaman autokyydin aikana saatetaan purkaa ja analysoida neuvottelutilannetta autonkuljettajan kuullen.

Vastapuoli voi myös käyttää vedätystaktiikkaa saadakseen haltuunsa liikesalaisuuksia. Ilmaisemalla osapuolelle olevansa valmis kauppaan, mutta sitä ennen on kuitenkin saatava erinäisiä selvityksiä ja tarkennuksia, jotka sisältävät liikesalaisuuksia. Lopulta ilmoitetaan, että rahoitus ei odotuksista huolimatta järjestynyt ja rahaa kauppaan ei löydy.

Ennalta sovitun neuvottelukäytännön tavoitteena on lisätä yrityksen mahdollisuuksia saavuttaa neuvottelutavoitteensa ja estää tarpeettomasti tapahtuva liikesalaisuuksien paljastuminen.

Kokoustila
Salassapidettäviä asioita käsiteltäessä on matkapuhelimet jätettävä salakuuntelumahdollisuuden johdosta kokoustilan ulkopuolelle. Tietovuotojen eliminoimiseksi ei kokoustiloihin saa tuoda kännyköitä tai muita langattomaan (WiFi) tai langalliseen verkkoon kytkettäviä laitteita.

Turvalliset kokoustilat sijoitetaan yleensä maan alle kellarikerroksiin. Suomessa viranomaisten käytettävissä on turvallisia kokoustiloja mm. Valtioneuvoston linnassa Senaatintorin laidalla sijaitseva kokoushuone ”Salaneuvos” ja ulkoministeriössä Katajanokalla sijaitseva kokoustila ”Holsti”.

Neuvottelu
Neuvottelut ovat pääsääntöisesti prosessinomaisia samaan tilanteeseen liittyviä osapuolten välisiä tapaamisia. Toisin kuin kokouksessa, neuvottelussa ei ole puheenjohtajaa, yhteisymmärrys pyritään saavuttamaan neuvottelemalla, ei äänestämällä. Ennen osapuolten välillä käytävää neuvottelua on mietittävä neuvottelussa tavoiteltava päämäärä ja taktiikka päämäärän saavuttamiseksi.

Mitkä ovat pehmeitä neuvottelutaktisia keinoja?

  • vastapuolen imartelu
  • lupausten antaminen
  • kompromissiin pyrkiminen (vastaantulo)
  • myönnytysten teko
  • yhteisten intressien hakeminen
  • hienovarainen päämäärään johdattelu.

Mitkä ovat kovia neuvottelutaktisia keinoja?

  • vastapuoleen liittyvien negatiivisten asioiden esiin tuominen
  • ulosmarssi tai poistuminen.

Kuinka neuvottelun kulkua voidaan viivyttää?

  • pyydetään lisäaikaa selvitysten tai lisätietojen hankintaan
  • pyydetään selventämään tai täsmentämään esitettyjä tietoja
  • pyydetään lisää harkinta-aikaa.

Kuinka umpikujasta voidaan päästä ulos?

  • ehdotetaan neuvottelutaukoa
  • ehdotetaan ulkopuolisen asiantuntijan kuulemista
  • ehdotetaan jatkoneuvotteluja toisella kokoonpanolla
  • ehdotetaan neuvottelujen käynnistämistä uudelta pohjalta.

Kuinka vältetään neuvotteluihin turhautumista?

  • nopeutetaan lopputuloksen aikaansaamista lupauksilla
  • sovitaan ensin helpoista konkreettisista asioista
  • muutetaan neuvottelutaktiikkaa ajoissa.

Mitä liikesalaisuuksien osalta tulisi huomioida?

  • Mitä vastapuolen neuvottelukulttuurista tiedetään?
  • Mitä neuvotteluun osallistuvista henkilöistä tiedetään?
  • Mitkä tiedot katsotaan liikesalaisuuksiksi?
  • Miten vastapuolelle ilmaistaan, mikä tieto on liikesalainen?
  • Miten pöytäkirjamerkintöjen osalta suojataan liikesalaisuudet?
  • Miten suhtaudutaan vastapuolen provosoivaan asenteeseen, joka on omiaan lisäämään osapuolen tunnetilan ärsytystä ja sekoittamaan ennalta sovittuja neuvottelutavoitteita?
  • Miten menetellään neuvotteluosapuolelle julkistettavan esitysaineiston sisällön ennakkokatselmoinnista?
  • Miten vastapuolen liikesalaisuudet suojataan omassa yrityksessä?
  • Miten ja missä yhteydessä liikesalaisuuksien suojaustahto kerrotaan vastapuolelle?

Case ”Epäily salanauhoituksesta keskeytti Liperin sivistyslautakunnan kokouksen”
Liperin sivistyslautakunnan kokous keskeytettiin 25.11.2010 salanauhoitusepäilyn johdosta. Kokouksen asialistalla oli yksi salaiseksi merkitty asia. Yhden jäsenen epäiltiin nauhoittaneen puheenvuoroja salaa.

Salanauhoituksesta epäily sivistyslautakunnan miespuolinen jäsen myönsi nauhoittaneensa omaa puhettaan. Hänen mielestään kyseessä oli organisoitu ajojahti, jonka tarkoituksena oli saada epäilty pois keinoja kaihtamatta. Epäilty kertoi nauhoittaneensa vain oman kannatuspuheenvuoronsa, jota hän piti yksityisasianaan. Nauhoitukseen epäilty käytti kännykkää.

Lautakunnan puheenjohtajan mielestä kyseessä ei ollut ajojahti. Hänen olisi pitänyt kertoa kaikille, että nauhoittaa. Mikäli hän olisi antanut meidän kaikkien kuunnella, mitä hän on nauhoittanut, kokous olisi jatkunut normaalisti. Hän ei suostunut kuitenkaan siihen. Lähteet: (iltasanomat.fi 27.11.2010, karjalainen.fi 28.11.2010)

Case "Italia salakuunteli G8-kokouksessa”
G8 huippukokouksiin liittyvän protokollan mukaan neuvottelut ovat luottamuksellisia. Myös muistiinpanojen teko on kielletty. Esimerkiksi digitaalisia kyniä ei ole luvallista tuoda neuvottelutiloihin. Neuvottelua voidaan seurata tilan ulkopuolelta ainoastaan äänettömän videokuvalinkin kautta, joka sumentaa neuvottelijoiden suualueet huulilta luvun estämiseksi.

Italialaisten väitetään kuitenkin salakuunnelleen suljettujen ovien takana valtiopäämiesten käymiä G8-neuvotteluja. Kokoushuoneeseen asennettujen kuuntelulaitteiden avulla italialaisten valtuuskunta kuunteli G8-neuvotteluja kuulokkeilla toisesta huoneesta. Valtuuskunta pystyi antamaan neuvoja pääministeri Silvio Berlusconille. Italia toimi neuvottelujen isäntänä. Lähde: (BreakingNews.ie 9.7.2009)

Sääntö nro 2
Valvontaa ei voi korvata luottamuksella.

Sääntö nro 3
Asiakkaiden luottamus on voitettava joka päivä uudelleen.
Sääntö nro 2
Riittävän isolla vasaralla voi rikkoa mitä tahansa.
Sääntö nro 3
Riittävän isolla vasaralla voi rikkoa mitä tahansa.

Sääntö nro 4
Jonkun pitää aina johtaa.

Sääntö nro 5
Delegoimalla ei voi välttää vastuuta.

Sääntö nro 1
Yritysturvallisuuden on palveltava toimintojen tavoitteita.

Back to content