Asiakasrekisterit - SecMeter

Go to content

Asiakasrekisterit

Yritysturvallisuus > Liikesalaisuus
EK:n yritysturvallisuuden neuvottelukunnan 10.5.2006 järjestämässä seminaarissa Keskuskauppakamarin toimitusjohtaja Kari Jalas piti esityksen, jonka aiheena oli "Elinkeinoelämän ja viranomaisten turvallisuuskumppanuus on Suomelle kilpailuetu". Erinomaisessa esityksessään toimitusjohtaja Jalas totesi mm. ”tavallisin yrityssalaisuus on asiakasrekisteri”

Jalaksen esityksen pohjalta ja oikeustapausten perusteella on syytä pohtia, miten on mahdollista, että

  • yleisesti tunnetut ja saatavilla olevat tiedot muuttuvat elinkeinonharjoittajan asiakasrekisterissä liikesalaisuuksiksi?
  • elinkeinonharjoittajan yksipuolinen salailuhalu antaa yleisesti tunnetuille ja saatavilla oleville tiedoille liikesalaisuuden statuksen?


Asiakasrekisterin salassapitoa perustellaan usein harhakäsityksellä, jota luonnehditaan asiakkuuksien säilyttämisintressiksi. Asiakasrekisterin salassapito ei kuitenkaan tosiasiallisesti palvele tätä elinkeinonharjoittajan intressiä.

On myös väitetty, että markkinointiponnistukset ovat usein taloudellisesti niin huomattavia, ettei saavutettuja asiakkuuksia haluta menettää. Asiakasrekisterin salassapidolla ei ole kuitenkaan asiallista yhteyttä asiakkuuden menetykseen, markkinaosuuteen tai liikevaihdon kehitykseen.

Markkinointiponnistukset eivät liity itse asiakkuustietoon eli markkinoinnin kohderyhmätietoon, vaan tuotteen tai palvelun markkinoinnin kustannuksiin kohderyhmälle. Asiakastieto itsessään tai sen salassapito ei tuo yritykselle kassavirtaa. Kassavirta muodostuu palvelusta tai tuotteesta, joka pystyy kilpailijan vastaavaa palvelua tai tuotetta tehokkaammin tyydyttämään asiakkaan tarpeet.

Yleisesti tiedetään, että elinkeinonharjoittajat luovuttavat asiakasrekisterissä olevia tietoja eri tahoille ja yhteistyökumppaneille mm. markkinointia, asiakaspalvelua ja muuta asiakassuhteen hoitoa varten. Useimmat elinkeinonharjoittajat ovat myös hankkineet asiakkaitaan koskevat kontaktitiedot julkisista rekistereistä tai muista julkaistuista lähteistä esim. luetteloista, lehdistä, messuilta tai seminaarien osallistujaluetteloista.

Elinkeinonharjoittajan olisi verrattain hankalaa näyttää toteen mitkä konkreettiset asiakasrekisterin tiedot eivät ole yleisesti tunnettuja ja mihin nimenomaisiin asiakasrekisterin tietoihin liikesalaisuuden tunnusmerkistöä voitaisiin soveltaa sekä mitä näistä tiedoista on lopulta käytetty toisen elinkeinonharjoittajan toimesta.

Asiakasrekisterin tietoja voidaan luonnehtia lähinnä elinkeinonharjoittajan yleisiksi hallinnollisiksi tiedoiksi, joita ei voida luokitella liikesalaisuuksiksi. Lähtökohtana on kuitenkin aina pidettävä sitä, että yrityksestä ei saa kopioida tallennettuja tietoja luvatta, olipa kyseessä sitten liikesalaisuudet tai muut tiedot.

Asiakkuuksia ei ole jaettu lainsäädännön perusteella eri elinkeinonharjoittajien kesken
Liikesalaisuus ei ole yksinoikeus. Markkinatalouteen kuuluu elinkeinonharjoittajien vapaa kilpailu asiakkuuksista. Yhteiskunnan yleinen intressi on lisätä kilpailua, elinkeinotoiminnan läpinäkyvyyttä ja liike-elämään liittyvien tietojen saatavuutta sekä julkisuutta.

Elinkeinonharjoittaja voi katsoa omistavansa asiakkuustiedon ja pitää mitä tahansa tietoa liikesalaisuutena, mutta rikosoikeudellinen suoja koskee vain liikesalaisuuksia. Liikesalaisuutta koskeva suoja kestää niin kauan kuin tieto pidetään salaisuutena eikä se tule yleisesti tunnetuksi. Asiakasrekisteri sisältää usein moninaisia yleisesti tunnettuja tietoja asiakkaista ja myös asiakkaisiin liittyvistä liiketoimista.

Miksi asiakkuustieto ei kuulu liikesalaisuuden suojan piiriin?
Liikesalaisuuden keskeinen kriteeri on, että tieto ei ole yleisesti tunnettu tai yleisesti saatavilla.  Näin ollen julkisiin ja yleisesti tunnettuihin tietoihin kohdistuvan ylimalkaisen salaisuusväittämän ei pitäisi tuoda tiedoille liikesalaisuuden statusta.

Asiakasrekisterit sisältävät pääsääntöisesti kaikille elinkeinonharjoittajille samoja yleisesti tunnettuja hallinnollisia perustietoja, kuten asiakkaan nimi-, verotus- ja yhteystietoja. Elinkeinonharjoittajalla on muista elinkeinonharjoittajista riippumatta oikeus kirjata samaa asiakasta koskevat yhtäläiset tiedot omaan asiakasrekisteriinsä. Tämä ei voisi tulla kysymykseen liikesalaisuuden kohdalla.

Asiakasrekisterien osalta kyseessä ovat pääsääntöisesti yleisesti tunnetut julkiset tiedot, joita on hankittavissa avoimista lähteistä, kuten puhelinluetteloista ja alan palveluyrityksiltä. Merkittävää kauppaa ja toimittajaa koskevat tiedot päätyvät poikkeuksetta nopeasti eri kanavien kautta samalla toimialalla kilpailevien elinkeinonharjoittajien tietoon (julkinen tarjouskilpailu, referenssiluettelot jne.).

Tällaisten yleisten hallinnollisten tietojen käyttäminen ei voi olla myöskään omiaan aiheuttamaan taloudellista vahinkoa yksittäiselle elinkeinonharjoittajalle, eikä samojen asiakkuustietojen käyttötilanteilta voida vapaassa markkinataloudessa välttyä. Yhden yksityis- tai yhteisöasiakkaan tiedot on voitu kirjata kymmenien tai jopa satojen eri elinkeinonharjoittajien asiakasrekistereihin. Tavaralähetyksen kuormakirjaan merkityt tiedot eivät voi olla liikesalaisuuksia.

Tieto asiakkuudesta on jo lähtökohtaisesti useamman kuin yhden elinkeinonharjoittajan hallussa, toimittajan ja asiakkaan. Elinkeinonharjoittaja ei voi yksipuolisesti vaikuttaa asiakkuustietojensa salassapitoon, koska myös asiakkailla on oikeus lupaa kysymättä kertoa ja julkistaa palvelu- tai tavarantoimittajansa.

Kahden osapuolen välisistä salassa pidettävistä asioista olisi sovittava erikseen salassapitosopimuksen puitteissa. Ilman salassapitosopimusta toimittaja ja asiakas voivat toisistaan riippumatta itsenäisesti päättää asiakassuhdettaan koskevien tietojen käsittelystä ja julkistamisesta. Tämä ei voisi tulla kysymykseen liikesalaisuuden kohdalla.

Asiakkaalla on oikeus pyytää elinkeinonharjoittajaa poistamaan tietonsa asiakasrekisteristä, ellei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä yrityksen velvollisuuksien ja asiakkaan oikeuksien täyttämisen kannalta. Tämä ei voisi tulla kysymykseen liikesalaisuuden kohdalla.

EU:n tietosuoja-asetus ei tuo elinkeinonharjoittajalle mitään päätösvaltaa asiakkaidensa tietoihin. Mikäli asiakasrekisteri sisältää luonnollisia henkilöitä koskevia tietoja, suojaa tietosuoja-asetus rekisteröityjen oikeuksia ja tuo rekisterinpitäjälle oikeuksien sijaan ainoastaan velvollisuuksia.

On mahdoton ajatus, että asiakasrekisteriin tallennetut tiedot olisivat liikesalaisuuksia. Mikäli liikesalaisuuksia kirjattaisiin asiakasrekisteriin, ei tietojen tosiasiallinen suojausvelvoite täyttyisi. Asiakkuustietojen käyttöä ei ole mahdollista pitää erillään muista tiedosta. Asiakasrekisterit yleensä integroidaan muiden sovellusten osaksi (esimerkiksi luottorekisteri, laskutus, kirjanpito, varastokirjanpito) ja tiedoilla on laaja käyttäjäkunta. Tämä ei voisi tulla kysymykseen liikesalaisuuden kohdalla.

Onko asiakasrekisterin perustietojen salassapidolla myönteisiä vaikutuksia kilpailukykyyn?
Valitettavan usein vielä 2000-luvulla on katsottu, että tietojen mahdollisimman laaja salassapito edistäisi elinkeinonharjoittajan kilpailukykyä ja menestystä markkinoilla. Kilpailukykytekijöiksi kuvataan useissa lähteissä elinkeinonharjoittajan osaaminen, palvelu- ja kustannusrakenne sekä reagointikyky. Asiakkuustietojen salassapitoa ei ole pidetty kilpailuetuna tai -tekijänä. Yrityksen menestystekijöinä pidetään seuraavia seikkoja:

  • käytössä ylivoimainen teknologia
  • käytössä oikea osaaminen (talentit)
  • liiketoimintaoperaatioiden oikea ajoitus
  • riskinottokyky ja halu (taloudellinen ja asenteellinen kyky sietää epäonnistumisia)
  • liiketoimintaympäristön huomiointi (systeemisillä tasoilla).

Asiakkuuksien ja niihin liittyvien tietojen julkistamisen tiedetään lisäävän elinkeinonharjoittajan kilpailukykyä. Julkistamalla osapuolten välisiä liiketoimia, voi elinkeinonharjoittaja tavoittaa uusia asiakkaita ja vakuuttaa heidät tietyn palvelun tai tuotteen ylivoimaisuudesta sekä etabloitua uusille markkina-alueille.

Asiakkuustietojen salassapidolla on pääsääntöisesti vain haitallisia vaikutuksia elinkeinonharjoittajan kilpailukykyyn, koska asiakkaat eivät yleensä tee merkittäviä kauppoja ilman markkinaosuus- ja referenssitietoja. Erityisesti pörssiyhtiöissä julkistetuilla asiakkuuksilla ja markkinaosuuksilla on erittäin suuri merkitys yhtiön markkina-arvon kannalta. Yhtiöiden viestintäosastot ponnistelevat päivittäin saadakseen julkistettua talouselämän medioissa uudet asiakkuutensa. Tämä ei voisi tulla kysymykseen yrityssalaisuuden kohdalla.

Tekijänoikeus
Tekijänoikeus suojaa teoksen ilmaisumuotoa. Tekijänoikeus ei suojaa ideoita, aiheita, periaatteita, algoritmeja, tietoja (asiakastietoja) tai tietojenkäsittelyongelman mekaanisia ratkaisuja.

Tekijänoikeuslain näkökulmasta asiakasrekisteri on tietokanta eli looginen kokoelma tiettyä kohdetta kuvaavia tietoja. Asiakasrekisteriä voidaan kutsua tietokannaksi silloin, kun rekisterin sisältämät tiedot on tallennettu vain yhteen kertaan ja tietoja voidaan yhdistellä eri käyttötarpeisiin. Tiedoston tai tietokannan sisältämät yksittäiset tiedot (asiakastiedot) eivät ole erillisinä tietoina tekijänoikeudella suojattuja.

  • Tietokanta saa tekijänoikeussuojaa, jos sen sisällön kerääminen, valmistaminen tai esittäminen on edellyttänyt määrällisesti ja/tai laadullisesti huomattavaa panostusta.
  • Tekijänoikeuden suoja ei koske niitä tietokannan osia, jotka eivät ole laadullisesti tai määrällisesti arvioiden merkityksellisiä.

Tekijänoikeussuojan syntymisen perusedellytyksenä on, että teos yltää teostasolle. Teostaso täyttyy, jos teos on niin itsenäinen ja omaperäinen, että kukaan muu kuin teoksen alkuperäinen tekijä ei voisi päätyä vastaavaan lopputulokseen työhön ryhtyessään. Teostason arviointi tehdään aina kussakin tapauksessa erikseen.

Henkilölle, joka teoksia tai teosten osia yhdistämällä on luonut kirjallisen tai taiteellisen kokoomateoksen syntyy siihen tekijänoikeus. Näin syntynyt tekijänoikeus ei rajoita muiden teosten tekijänoikeuksia.

Mikäli asiakasrekisteri on toteutettu erikseen hankittavalla tietokantaohjelmalla (esimerkiksi MS/Access), ei sovelluksen osana oleva käskysarja tai tietojenkäsittelyongelman ratkaisu yllä teostasolle. Näiden sovellusten kohdalla ei ole mahdollista sulkea pois tilannetta, jossa joku toinen voisi päätyä vastaavaan tai täsmälleen samanlaiseen lopputulokseen käyttäessään samaa tietokoneohjelmaa.

Tekijänoikeuden omistaja on teoksen luonut fyysinen henkilö. Tietokoneohjelman tekijänoikeuden omistaja on ohjelman toteuttamiseen tähtäävän, eri ratkaisuvaihtoehtojen harkinnan ja valinnan tehnyt henkilö (esimerkiksi suunnittelija) tai varsinaisen ohjelmointityön suorittanut henkilö (ohjelmoija) tai molemmat.

Tekijänoikeus työ- tai virkasuhteessa luotuun tietokoneohjelmaan ja siihen välittömästi liittyvään teokseen siirtyy työnantajalle. Tekijänoikeus valmiiseen tietokoneohjelmaan suoritettuihin muutoksiin, jos ne ovat olleet luovia ja omaperäisiä on muutosten tekijällä. Muutosten tekijälle ei kuitenkaan synny oikeutta määrätä siitä tavalla, joka loukkaa tekijänoikeutta tietokoneohjelmaan. Asiakasrekisterin tiedot eivät edellä kuvatun perusteella kuulu tekijänoikeussuojan piiriin.

Olennaiset tekijänoikeudelliset selvitystä edellyttävät asiat

  • Onko yrityksellä tekijänoikeuslain 49 §:n mukainen yksinoikeus kopioituihin tietokantoihin?
  • Onko kopioitujen tietokantojen muodostaminen edellyttänyt yritykseltä huomattavia taloudellisia panostuksia

Luettelosuoja
Luettelosuoja antaa suojaa tuotteille, jotka eivät yllä teostasolle, mutta joiden tuottaminen edellyttää vaivannäköä, ammattitaitoa ja taloudellista pääomaa. Luettelosuoja edellyttää suurten tietomäärien yhdistelyä. Luettelosuoja on voimassa viisitoista (15) vuotta.

Tiedostoa tai tietokantaa voidaan pitää luettelona, jos se sisältää suuren määrän yhdisteltyjä tietoja. Luettelon oikeudet (luettelosuojan) omistaa luettelon valmistaja. Luettelon valmistajana pidetään sitä juridista tai fyysistä henkilöä, joka on taloudellisessa vastuussa luettelon valmistamisesta.

  • Tekijäoikeussuoja kuuluu luettelon tai taulukon valmistajalle eli käytännössä yritykselle, jonka toimesta työ on käynnistetty.
  • Tekijänoikeuden suojaan ei vaikuta se, että luettelo tai taulukko on valmistettu asiakkaan tilauksesta hänen tietotarpeensa perusteella.
  • Luettelosuoja antaa suojaa vain tiedoston luvatonta jäljentämistä vastaan. Tiedoston sisältämiä yksittäisiä tietoja (asiakastietoja) ei omistusoikeus koske.

Case ”Asiakkaiden yhteystiedot liikesalaisuuksia”
Tuomitun miehen ja asiakkaan yrityksen välisen toimeksiantosopimuksen päätyttyä mies tunkeutui luvattomasti asiakkaan yrityksen tietojärjestelmään. Mies sai haltuunsa asiakkaiden yhteystietoja, joita hän käytti oman yrityksensä markkinoinnissa.

Pirkanmaan käräjäoikeus tulkitsi asiakkaiden yhteystiedot liikesalaisuuksiksi ja tuomitsi miehen yritysvakoilusta 510 euron sakkoon. Lisäksi hänet tuomittiin maksamaan asianomistajan yritykselle 1 000 euroa ja sen oikeudenkäyntikulut 1 990 euroa sekä korvaamaan valtiolle todistelukustannukset 157 euroa. Lähteet: (aamulehti.fi 4.12.2011, ksml.fi 4.12.2011)

Case ”Asiakasrekisterin luvaton haltuunotto”
Helsingin hovioikeus kumosi Espoon käräjäoikeuden aiemman päätöksen, joka hylkäsi kampaajan yritysvakoilusyytteen. Hovioikeus tuomitsi kampaajan yritysvakoilusta 40 päiväsakkoon (480 e) sakkoihin ja vahingonkorvauksiin (4000 e).

Kauniaisissa sijaitsevan kampaamon lopetettua kampaajan työsuhteen, otti kampaaja luvatta haltuunsa toisen kampaamossa työskennelleen avaimet päästäkseen illalla suljetun kampaamon tiloihin. Kampaaja kirjautui tietojärjestelmään toimitusjohtajan salasanalla ja kampaaja kopioi luvatta 5000 asiakkaan tiedot sisältävän sähköisen asiakasrekisterin ja lähetti sen veljelleen sähköpostina. Veljen tarkoituksena oli eritellä tietomassasta kampaajan vakioasiakkaiden yhteystiedot ja lähettää ne kampaajalle.

Teon motiivina oli kampaajan halu jatkaa vakioasiakkaidensa palvelemista ilmoittamalla siirtyvänsä uuteen kampaamoon. Helsingin hovioikeuden mukaan oli hyväksyttävää, että kampaaja sai haltuunsa omien asiakkaidensa yhteystiedot.

Helsingin hovioikeuden mukaan teko täytti yritysvakoilun tunnusmerkistön, koska tiedot päätyivät myös kampaajan veljen tietoon. Helsingin hovioikeuden mukaan kampaaja jatkoi myös kilpailevan yrityksen palveluksessa, jossa oli hyötyä saaduista asiakastiedoista. Lähteet: (mtv3.fi 29.9.2006, HS.fi 30.9.2006)

Case ”Fonecta”
Fonecta haastoi käräjille AMT Hakemistot Oy:n, jossa työskenteli Fonectan palveluksesta eronneita henkilöitä. Fonecta epäili, että entinen liiketoimintapäällikkö ja kolme muuta entistä Fonectan päällikköä oli hyödyntänyt Fonectasta kopioitua tietoa kilpailevassa yrityksessä.

Fonectan tiedotteen mukaan sen kilpailija AMT Hakemistot Oy loukkasi Blue Book osto-oppaan luettelosuojaa ja piti AMT Hakemistolta helmikuussa 2008 ilmestynyttä Automaatio suunnittelu- ja osto-opasta lähes suorana kopiona omasta Blue Book Automaatio 2008 osto-oppaastaan.

Fonecta katsoi, että kilpaileva yritys mainosti osto-oppaita, jotka olivat samankaltaisia Fonectan tuotteiden kanssa. Fonecta piti todennäköisenä, että irtisanoutuneet henkilöt olivat kopioineet mukaansa tietokantoja ja asiakasrekistereitä. AMT Hakemistot Oy kiisti Fonectan väitteet "oletuksina".

Fonectan tiedotteen mukaan Helsingin käräjäoikeus antoi AMT Hakemistot Oy:lle kieltotuomion julkaista sellaista kirjallista tai sähköistä suunnittelu- ja osto-opasta, joka sisältää yritysten yhteystiedot sekä palvelut ja tuotteet samalla tavalla ryhmiteltyinä kuin Blue Book osto-oppaissa.

Yhtiö kertoi tiedotteessaan myös, että Helsingin käräjäoikeuden mukaan Fonectalla oli todennäköisesti tekijänoikeuden kautta luettelosuoja sen julkaisemaan Blue Book –hakemistotuotteisiin ja että Helsingin käräjäoikeus piti mahdollisena, että AMT Hakemistot Oy:n julkaisema Automaatio 2008 suunnittelu- ja osto-opas rikkoi luettelosuojaa.

Suomen AMT Oy kertoi kotisivuillaan, että se on perustettu 1989 (1988) ja liiketoiminta liittyy ammatti- ja asiantuntijajulkaisuiden, -hakemistojen ja -tapahtumien tuottamiseen ja kustantamiseen. Yhtiön toimenkuvaan kuuluu myös lisäarvopalveluiden kehittäminen eri alojen ammattilaisille. AMT Hakemistot Oy on perustettu myöhemmin vuonna 2007. Lähteet: (Fonectan tiedote 25.03.2008, bluebook.fi Blue Book tiedottaa 26.03.2008, suomenamt.fi, HS.fi 26.6.2008, Taloussanomat 26.6.2008, HS.fi 26.6.2008, Digitoday 26.6.2008, Tietoviikko 27.6.2008)

Sääntö nro 3
Siltä, jolla on vastuu, puuttuu oikeus jälkiviisauteen.
Sääntö nro 2
Riittävän isolla vasaralla voi rikkoa mitä tahansa.
Sääntö nro 1
Valvontaa ei voi korvata luottamuksella.
Sääntö nro 3
Asiakkaiden luottamus on voitettava joka päivä uudelleen.
Sääntö nro 2
Riittävän isolla vasaralla voi rikkoa mitä tahansa.
Back to content